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摘要：档案是企业进行经营管理活动过程中形成的原始记录。在当下信息时代不断发展的背景之下，电子文件的应用也越来越广泛，因此，对于行业发展也有着十分重要的作用。本文就电子文件归档和电子档案管理措施进行探讨，希望能够提高行业档案管理的整体效率。
关键词：电子文件；归档；电子档案；管理
通过运用电子文件归档和电子档案管理方式，会使得传统的管理方式产生一定的变化，电子文件归档和电子档案管理相比较传统的存储方法存储空间更大且速度更快。在此背景之下，国家应当加强电子文件归档和电子档案管理建设，并且建立与之相对应的信息管理平台，为实现电子文件归档和电子档案管理提供坚实的基础。
一、电子文件归档和电子档案管理概述
在电子文件归档和电子档案管理的过程中，通常都是以纸质文件作为基础，由人工对档案进行收集保管以及编写由于档案的储存量较大，且信息十分复杂，因此工作人员在对信息进行提炼的过程中，往往会出现很多问题，且最终的调研质量会受到较大人为因素的影响，在保存的过程中极易产生错误[1]。除此之外，在对档案进行调用是由于手续十分复杂，且效率低，因此也很难确保电子文件归档和电子档案管理工作的有效性。然而在将信息技术应用于电子文件归档和电子档案管理的过程中，不仅仅能够提高电子文件归档和电子档案管理水平，同时也能够创新服务方法，并为其提供强有力的技术保证。当前我们可以充分运用互联网平台，拓宽档案信息的来源，确保信息收集的准确性，提高了信息收集效率，同时在对党员进行归档的过程中，也能够对不同的信息进行分类整理，并且建立与之相对应的数据库，在保证工作人员效率的同时，也能够提高信息处理质量，确保档案工作的有效性以及完整性。
二、电子文件归档和电子档案管理现状
（一）管理强度不够
当下尽管信息技术已经被广泛的应用于各行各业之中，然而并没有发挥计算机技术的应有作用，在实际应用的过程中也存在很多问题。首先，企业在电子文件归档和电子档案管理的过程中，仅仅是将管理技术局限于一个方面，通过采用单机操作的模式来满足企业信息管理的需求，并没有考虑到整体的电子文件归档和电子档案管理工作，使得各个消息在传递的过程中存在一定的滞后性，进而严重影响了信息化管理的时效性[2]。其次，在电子文件归档和电子档案管理的过程中，由于信息技术的使用范围较窄，仅仅适用于日常的信息发布以及信息管理，不会运用信息技术加强档案的沟通和交流，这些都会直接影响企业电子文件归档和电子档案管理工作的质量和效率。同时，在电子文件归档和电子档案管理的过程中工作人员的素质水平也会直接影响管理的有效性。由于一些工作人员并不能够充分掌握信息技术，因此也不了解各种先进的信息化管理方法，严重影响了整体的管理效率。
（二）网络管理安全性
在互联网时代，企业电子文件归档和电子档案管理的过程中也会存在安全性这一方面的问题。首先由于计算机系统在发展的过程中本身就存在一定的安全隐患，因此，在企业对信息进行存储的过程中，一定会应用到计算机硬件，而硬件有着人为破坏的可能性[3]。在电脑联通网络之后，也容易受到一些病毒的攻击，导致档案数据被偷窃以及篡改，同时在推进企业电子文件归档和电子档案管理的过程中，由于缺乏与相对应的法律文件，档案管理体系仍然不完善，因此，在对信息进行存储的过程中，仅仅是按照过去的存储方式进行规定和限制的，导致当下还没有专门针对电子文件归档和电子档案管理的法律存储规定，因此，电子文件归档和电子档案管理的过程中缺失法律认可，导致企业电子文件归档和电子档案管理工作的真实性存在疑虑。
（三）档案管理信息缺失
在信息技术进一步发展的背景之下，信息化的管理手段也被应用于各个行业，在给工作人员带来实际便利性的同时，也能够提高工作的科学性。在企业经营活动的过程中财务档案管理涉及到很多原始的资料，一些数据是能够反映企业经济状况的，因此是尤为重要且不可丢失的。在企业发展的过程中，财务核算的数量也在不断的增多，因此为了给资料提供一定的空间，同时也能够变得工作人员对党员进行查阅，应当提高电子文件归档和电子档案管理的信息化程度，只有这样才能够避免由于工作人员变动给财务电子文件归档和电子档案管理带来的不良影响，当前很多企业虽然对财务档案管理进行信息化的建设，然而由于信息化程度欠缺且档案数量累积过多，并不能够对电子档案进行及时的更新，最终导致信息发展滞后，不能够充分运用互联网的发展优势，完善与之相对应的数据库[4]。
三、电子文件归档和电子档案管理管理对策
（一）完善管理制度
由于档案行业具有一定的复杂性，因此对于电子文件归档和电子档案管理工作的要求也在不断的提高，通过将信息技术应用于电子文件归档和电子档案管理的过程中，不仅仅能够帮助企业获得良好的管理效果，同时也能够推动企业的可持续发展，通过将信息化的管理模式应用于其中能够帮助电子文件归档和电子档案管理工作的有效开展。除此之外，通过构建一个信息化的平台也能够方便企业的各个部门展开更好的沟通和交流，最终实现信息共享[5]。为了能够使得各个部门的工作人员能够更快地获取信息，提高电子文件归档和电子档案管理的效率，通过运用信息平台能够对信息进行归纳处理。其次，在互联网时代企业发展的过程中一定要遵循规章制度，从而保障施工的有效性，只有构建完善的制度，才能够确保电子文件归档和电子档案管理工作的有效开展，因此想要在互联网时代背景之下更好地推进互联网时代背景下电子文件归档和电子档案管理，应当制定一个科学有效的管理制度，从而保证各项工作的顺利推进。
（二）做好信息共享工作
为了确保电子文件归档和电子档案管理工作的有效性，应当对当下的资源进行构想，在内部平台，加大各个部门之间的沟通和协调，从而实现信息共享。由于当下我国在信息化管理这一方面还不够成熟，因此各个部门之间的只能十分分散，导致各个部门在进行沟通时不顺畅，使得整体工作效率降低，因此我们可以建立一个统一的管理系统，最终实现办公的统筹合理性[6]。其次，为了进一步实现信息共享可以设立一个独立于系统之外的平台，通过对档案进行信息化管理分类之后再进行共享，这样也能够便于工作人员对想要的档案信息进行查询以及上传。作为档案管理部门也应当建立与相对应的规章制度，通过鼓励引导工作人员对档案信息进行共享，提高资源的利用效率，从而创造更多的档案价值，同时也应当加大对于资料的审核力度，对于资料的来源以及名称等信息进行标注，方便工作人员进行查询以及整理[7]。
（三）提高人才素养
为了提高电子文件归档和电子档案管理工作的有效性，应当加强高素质人才建设，打造一支具有高效率的信息化管理团队，应当提高工作人员的综合素养，并且对各个行业的业务现状进行了解，且具有一定的计算机知识，只有这样才能够做好电子文件归档和电子档案管理工作，满足信息化建设的需求。因此，对于工作人员而言，应当具备丰富的档案管理知识以及实践经验，同时应当加强对于信息化管理的定向学习以及社科知识了解，最重要的是应当了解档案存储接收的基础知识，只有这样才能够胜任电子文件归档和电子档案管理工作的需求，在企业信息化建设的过程中，也应当不断学习，不断进步，不断提高自身的专业素养以及综合能力。
结束语：
综上所述，在企业发展的过程中，实现电子文件归档和电子档案管理已经是大势所趋，是提高企业日常管理工作质量以及效率的重要手段，与此同时，在电子文件归档和电子档案管理工作也是一个系统性的工程，作为管理人员，应当清醒的认知到当下档案管理过程中存在的问题，并且结合科学信息技术找到解决办法，使得电子文件归档和电子档案管理工作更加规范，更加高效，最终使得电子文件归档和电子档案管理工作符合时代发展需求。
参考文献：
[1]王玉玲，朱银培.新时期高校电子档案基于信息化发展应用研究[J].兰台世界，2020（06）：61-63+66.
[2]张书言，王芹.数字时代机关归档工作创新研究——基于对《机关档案管理规定》的解读[J/OL].山西档案：1-7[2020-07-08].
[3]张学干，马学刚，李文姣.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理的思考[J].山东档案，2019（03）：31-33.
[4]李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案，2020（01）：73-75.
[5]李春艳，乔超.区块链技术在大型企业集团电子文件管理中的应用——以中国石化为例[J].档案学通讯，2020（01）：13-20.
[6]李宝玲.解读《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》[J].档案管理，2019（04）：30-31+35.
[7]娄翠英.高职院校档案管理与电子文件归档的要点分析——以数字化校园建设为背景[J].文教资料，2019（17）：124-125+211.
作者简介
王锋（1991.1.14），性别：男；籍贯：海口；民族：汉；学历：本科、学士；职称：无；研究方向：档案管理学