关于如何做好新时期档案管理工作的探究

发表时间:2020/8/24   来源:《基层建设》2020年第10期   作者:韦礼琼
[导读] 摘要:在当前时代的快速发展中企业发展离不开档案的管理工作,档案管理工作在当前企业发展中占据较高的地位。
        上海合杰人才服务有限公司  上海  200070
        摘要:在当前时代的快速发展中企业发展离不开档案的管理工作,档案管理工作在当前企业发展中占据较高的地位。随着时代的不断发展,一些科技技术的融入使得当前办公出现较为明显的自动化,这也使得档案管理工作内容以及方式产生较大的变化。因此应该根据当前新时代的特征做好相应的档案管理工作,并结合企业的需求做好各方面的管理,以此更好适应当前的时代发展。本文围绕新时期应该做好的档案管理工作进行全面分析,并做出一系列内容的探讨,以供参考。
        关键词:档案管理;创新方法;工作研究
        引言:随着当前信息化的建设不断深入,企业的档案管理在企业的发展中具有较为明显的作用。档案能够记录各类信息内容,同时还能纪录一些比较重要的事件,通过档案能够反映出企业运营的情况以及企业存在的各类问题,从而帮助企业的做好相应的决策[1]。因此,档案管理工作应该根据时代的发展做好调整,根据时代的发展做出调整,根据企业的实质发展情况做好档案管理的科学化、规范化,这样能够确保企业管理人员及时了解到企业的运行情况,并做好相应的决策。以此提高企业的事业效率,促进企业的全面发展,以此推动企业全面发展。
        1 新时期档案管理存在的主要问题
        1.1 纸质档案与电子档案共同存在
        从目前的我国企业发展整体来看,档案管理工作仍然有保留传统的纸张档案形式,而且一部分企业档案管理人员在相关的专业能力有所欠缺,从而使得一部分企业中没有将档案管理信息化进行全面普及。两种档案管理形式共同存在的情况下,会使得档案管理制度效果不明显。这样的情况下,很可能会使得档案信息管理更新不及时,而且两种管理形式存在的情况下很难形成档案管理统一,从而使得管理效果十分不理想。
        1.2 档案管理制度不全面
        当前我国相关部门对于档案管理制度不够重视,对其处于一种比较自由的状态,缺少比较全面的管理,而且在管理的过程中缺少严密性,使得档案管理工作存在较多的问题,在加之缺少相应的专业人员,这使得我国档案管理工作处于长期处于不健康的状态之中。也正是因为这样的状态导致我国的档案管理存在各式各样的问题,难以形成全面的统一化。因此,应该结合实质情况做出调整,制定符合企业需求的档案管理制度,以此促进我国的全面发展。
        1.3 相关专业人员的能力有所欠缺
        随着时代的不断发展,新时代的企业档案管理逐渐迈向信息化,一些科学技术的融入使得相应的技术人员不仅需要具备该项专业能力,还需要懂得一些其他方面的知识,从而更好的做好档案管理工作。不过目前从整体来看,我国大部分企业的档案管理人员在相关能力上有所欠缺,并抱有传统的教育理念,从而使得企业档案管理工作屡次出现问题,限制了企业的整体发展。


        2 新时期档案管理展开的有效策略
        2.1 逐步将档案管理形成统一化
        为了进一步加强企业的档案管理工作,应该结合实际情况以及企业的发展方向形成档案管理的统一化,相应的专业人员需要做好信息的接收、储存、处理等工作,同时还要相应的信息内容进行处理,利用信息化的形式做好储存管理工作。从而形成统一的储存方式,将一些相应的信息录入到系统之中和管理库之中。针对一些运用比较频繁的信息应该做好储备工作,同时还要做好周更新的工作,将对应的信息内容及时归档,这样有利于档案管理工作的全面展开。利用信息技术进行档案管理不仅有利于更好的做好管理工作,同时还能确保数据之间的衔接和联通,并根据企业的发展需求获取对应的数据信息,做好区域之间的信息交互工作,从而以便于档案管理工作的高效展开[2]。
        2.2 建立全面档案管理信息化的管理机制
        新时期的档案管理工作是朝向信息化的方向发展,在实质开展的过程中如果没有一个全面的管理机制是远远不够的,知识单一的管理形式远远不足,其还需要具备全面的管理机制。例如,在录制相应的信息时,应该重视其信息内容的保密性,而且还要尽可能的融入相应的现代信息化技术,同时还要做好相关内容的保护工作,必要时需要对重要的文件信息进行加密。通过这样的方式监理一个全面的档案管理信息化管理机制,这样能够确保信息的准确录入,同时还能确保信息的输出准确性,提高其运输过程中的效率,减少一些其他的问题产生,从而给档案信息提高全方位的保障。
        2.3 加强相应的专业人员的培养工作
        当前新时期的档案管理提工作已经逐步形转变,逐渐朝着信息化方向进行工作,为此其对于相应的工作人员要求也在不断提高,工作人员的素质能够影响信息化的管理效率,从而直接对其产生比较大的影响。如果相应的技术人员在获取信息的过程中不能熟练的完成相关操作,则很可能会造成较大的损失,从而使得数据丢失[3]。比较常见的有工作人员在录入信息时将相应的文字录入错误或是出现时间以及语法上的错误,从而造成较大的问题。因此,在当前不断加强档案管理信息化的工作人员队伍建设过程中,应该针对当前相关的人员进行培训,有效提高档案管理人员的综合能力,并不断提高队伍的整体素质,加强相关能力的建设工作。在以往传统管理模式中,由于多种因素的影响使得企业内部管理人员的流动比较强,这样的情况下难以保证内部工作的整体效率。在当前新时期的发展下,应该加强对信息化技术的推广工作,并加强对工作人员的要求,从而构建一个全面的管理体系[4]。相应的企业在条件的允许情况下,可以适当的建立奖罚机制,根据人员的能力以及业绩进行奖罚处置,这样有利于调动人员的工作兴致,让他们更加乐于接受一些先进的技术以及知识体系,从而帮助他们形成规范化的管理模式。针对一些存在问题的工作人员应该进行惩罚,并对他们加强引导工作,如出现屡教不改者可以考虑请离处理。通过这样的形式确保企业人员的整体能力,以此加强企业的档案管理工作。
        结束语:综上所述,随着时代的不断变化,科学技术的不断更新,能够将更多的信息技术融入到当前的时代之中,以此促进企业的全面发展。在当前新时期的发展中应该重视企业的档案管理工作,相应的管理人员应该针对企业档案管理工作存在的问题做出改善,并结合实质情况做好规划工作,以此确保档案管理工作能够全面落实。
        参考文献:
        [1]庞娟.新时期企业人事档案管理工作的优化策略[J].黑龙江档案,2020(01):91.
        [2]李春燕.论企业档案管理规范化的实现[J].科技资讯,2020,18(05):89+91.
        [3]刘佳.新时期如何有效开展档案管理工作探析[J].兰台内外,2019(36):70-71.
        [4]刘娟,万诺诺.新时期企业档案信息化建设思考[J].办公室业务,2019(24):109.
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