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当前人事档案管理工作的现状及有效途径

发表时间：2020/8/24 来源：《基层建设》2020年第10期作者：王晓萍

[导读] 摘要：在实际效率方面，人事档案管理在人力资源管理中发挥着独特的作用。

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        摘要：在实际效率方面，人事档案管理在人力资源管理中发挥着独特的作用。人事档案管理可以为人力资源管理提供重要而可靠的基础，从而确保单位的科学正确决策。本文主要分析当前人事档案管理在企业管理中的重要性，并探讨了人事档案管理当前现状及有效途径，以提供参考。
        关键词：人事档案管理；现状；有效途径
        一、人事档案管理的社会价值
        人事档案的社会价值取决于他们自己的社会属性。人事档案是我国人事管理系统的重要特征。它是个人身份，教育程度，学历等的证明。它与个人工资，社会保障和组织关系密切相关。它具有法律效力，对于记录生活轨迹非常重要。它具有重要的凭证值和参考值。无论什么条件，只要进行人员管理活动，就会形成相关人员数据，并且必须执行人员档案，例如收集，整理，归档，归档，存储和使用。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和使用也是一项战略性的社会工程。人事档案作为人事信息的主要传输者，具有较大的空间价值。
        二、当前人事档案管理工作的现状
        尽管人事档案在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，但是，在现代人力资源管理中的应用并不令人满意。主要表现是人员档案正在逐渐减少，并且公司不再在人才选择，使用、教育、保留等方面重视人员档案。原因可以归纳为：
        （一）终身聘用制度打破，使人员流动成为可能，使用较短的工作时间表，人事档案的内容并不详尽，反映了一个人的工作能力，工作表现和培训材料，这给企业的选择和认可带来了困难。
        （二）强调“隐藏”而不是“使用”的思想和观念很强。首先是领导者在人事档案工作上几乎过问极少，并且错误地认为这是人事工作中的特定事项。人事部门的负责人应该这样做。领导层关注的重点是如何确保人员档案信息的完整性和安全性，以及确保在建立档案室硬件方面的投资没有充分考虑如何使用信息资源。第二，兼职工作人员过多，经常参与人事部门的其他任务。个人文件工作时间有限，因此无法专注于文件管理工作，因此必须确保文件数据的安全性和机密性。分析很少，并且主要时间和精力都用于收集和组织，并且文件利用工作的计划和安排还不够。
        （三）文件管理软硬件不适应形势发展的需要，尤其是文件管理人员的素质亟待提高。文件管理是一项高度规范的，以政策为导向的工作，要求员工具有较高的政治素养和专业技能。大多数档案室设备陈旧，管理方法落后，不符合防火，防潮和防蛀标准。仅满足文件管理的要求，以免丢失，将其放在袋子中并将其锁定在柜子中。
        （四）当前社会价值取向发生了很大变化。档案管理人员无法获得社会所尊重的高薪高职，也无法获得应有的价值肯定。在企业中，大多数工作要做的第一件事是文件部门和文件管理人员。从长远来看，档案管理员的数量逐渐减少，管理水平下降，整体管理逐渐减弱或恶化。
        （五）人事档案的管理缺乏准时性。由于人事档案都是各方过去实际情况的记录，因此材料将过时。此外，一旦将不审查和识别人事档案中包含的材料，更重要的是，新添加的材料无非是编程性的东西，例如薪水表，以及真正反映出各方最近的情况甚至更多，因此，人力资源管理部门无法从这些人事档案的管理中获取大量的信息资源。
        （六）人事档案管理缺乏高精度，特别是近年来，年龄虚假，学历教育现象日趋严重，个人信息内容失真的趋势。已经反复出现。面对真假的信息资源，人员档案管理人员此时通常没有有效的方式进行识别工作，而只能被动地接受相关的信息资源。因此，虚假信息也会导致人事部门无法正常有效地运作。
        （七）人事档案管理技术比较老。因为传统的人事档案管理主要基于纸面文件管理，所以这种现象将导致该方转到另一个单位，但是文件仍在原始单位中。

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因此，如果人力资源管理部门想要查看此人档案中的信息，则必须去另一个部门进行验证。这将造成时间，金钱，人力资源和其他资源的极大损失，这不仅降低了管理工作的效率，而且给人力资源管理部门造成了很大的困难。
        三、提升人事档案管理的有效途径
        （一）丰富人事档案的内容
        应基于传统人事档案，并应增加一些其他材料，以反映个人的综合能力以及质量和绩效评估，经授权部门认可并反映个人的个性特征。定制材料，例如专业技能和爱好。
        （二）提高人事档案管理员的意识
        企业档案管理人员的良好专业素养是促进企业档案工作的标准化管理的主要环节和根本保证，认真抓好档案管理人员的专业培训。一是对与法律，法规，行业标准和其他档案规范有关的各种规范性文件进行培训；第二是文件管理各个方面的实践技能培训。同时，现有文件管理人员还应努力学习现代文件管理技能，以适应新的更高文件管理要求。
        （三）加强人事档案的及时性
        有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去。加强动态人事档案管理，定期查看和评估原始人事档案，删除没有保留价值的内容，并添加新内容，以便及时更新人事档案中的信息，方便人力资源管理部门了解和认识一个人，包括历史和当前所有真实条件。
        （四）加强人事档案的现代管理
        人事档案工作应摆脱旧的模式，改变手工操作，大力引进现代科学技术手段，实行自动化，一体化。网络和文档，并将被动接收数据从存档更改为开发存档主动提供服务的潜在价值。传统档案馆以纸张为媒介，占用空间大，对存储环境要求高。随着计算机网络的普及，应该充分利用该平台来改变原始的工作对策。企业可以将个人文件信息输入计算机以形成数据文件信息，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。
        （五）提高人事档案的真实性
        是人事档案的最基本特征。人事档案管理应在原始基础上盘点和核实人事信息，删除无效和虚假信息，扩大文件范围，分类和保留公共个人信息，并建立企业人才数据库。这些数据库由专职人员动态管理，以及时更新个人信息。对企业最重要的人应更详细地收集其个人信息。传统的个人信息是书面形式，信息内容较少。现代人事档案管理可以完全借鉴现代多媒体方法，用视听材料记录个人信息。这样可以扩展信息量，并形成一个完整的信息管理和处理系统，提高了整体使用水平。
        （六）增强档案管理人员的执行能力
        由于人力资源管理对档案管理提出了新的挑战，因此要求相关部门做好务实的员工培训工作。具体的培训工作项目如下：首先，对文件法规，行业标准等进行有效和规范的培训；其次，在文件管理的各个方面提供实践操作培训，以提高实用性；第三，最重要的一点是，文件管理人员还应该努力学习现代员工文件管理工作的知识和技能，以便他们能够适应最高文件管理工作的新要求。
        （七）有效促进企业人员管理，提高管理效率
        在企业管理中，人事档案应该是企业用人、选人的最基础和最重要的信息和记录。在企业员工的管理过程中，人员档案必须具有公平合理的评估体系，并定期对每位员工进行量化，最后记录人员档案，以便企业领导对每个员工都有更深刻的了解。通过科学的管理，企业可以充分利用其才能，充分利用每个员工的特征和优势，并最大限度地发挥企业内部员工的潜力和能力，这无疑对企业的人力资源管理起着巨大的推动作用。
        结语
        综上所述，企业人员档案管理在人力资源管理中的作用不容忽视，这是实现企业人力资源价值的基础。通过加强企业人事档案的管理并充分利用人事档案信息资源，可以帮助企业动态分析员工的生活习惯、工作绩效和健康状况。在思想上和道德上预测其发展潜力，并为合理分配人才提供必要和充分的历史基础。