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探讨档案信息化建设及管理措施

发表时间：2020/8/24 来源：《基层建设》2020年第10期作者：孙振硕

[导读] 摘要：档案信息化，顾名思义，是把现代信息技术和传统的档案工作相结合，减少人力对于档案管理的投入，从而降低企业的成本，提升企业的竞争实力，实现企业信息化改革的目标。

        青岛公共住房建设投资有限公司山东省青岛市 266000
        摘要：档案信息化，顾名思义，是把现代信息技术和传统的档案工作相结合，减少人力对于档案管理的投入，从而降低企业的成本，提升企业的竞争实力，实现企业信息化改革的目标。本文结合笔者的实践经验，探讨了档案信息化建设及管理措施。
        关键词：档案信息化建设；管理措施
        引言
        随着云计算和云存储技术服务模式的成熟，档案数据信息管理系统的建设应满足高效、多样化、专业化的要求。因此，在档案信息化背景下，结合实际档案管理工作，研究企业档案管理体系构建与实践具有重要的意义。
        1.档案信息化建设背景下企业档案管理构建前提
        1.1必须拥有一流的企业档案管理理念
        档案管理要引进高科技的系统，改革原来传统的低效的模式，可以促进整个企业的发展。在这一过程中也要注重对工作人员的引领，完善他们的工作机制，企业要及时更新管理的观念，让自己能够在大环境下的竞争中不断的进步，可以实现达到更高的水平。相信如果在这个信息化的时代，许多企业可以趁这一特殊的时机抓住机会，产生更多的更好的企业效益，能够在竞争中更有主动权。[1]
        1.2建立完善的内部管理结构
        如果想要整个企业的档案管理更加的科学，那我们从组织上去优化它。在建设背景项目下，我们的企业应该趁着这个机会加强档案管理的改革。没有健全科学的内部管理结构是无法实现的。因此，从企业档案内部管理改革入手。企业的档案管理的最终目标是应该用这个作为最基本的手段，最后将促进整个企业的全面制度更新。[2]
        2.构建现代企业档案管理体系
        档案数据作为重要的信息管理，应进行科学规划和应用。基于档案信息化建设背景，企业的档案管理人员应该从当前档案信息管理的现状出发，进行数据管理内部建设和体系构建。目前的档案管理是利用现代技术手段，以档案信息管理整合为目的。档案信息化建设背景下，企业档案管理系统的建设应考虑以下几个方面：
        2.1进行信息化数据总量的扩充和延伸
        在档案信息化建设背景下，数据是取胜的关键。拥有大数据的公司将占据优势。企业档案管理体系构建应树立新的管理观，通过扩大和拓宽数据总量，构建档案管理体系。首先，我们将重点构建物理数据管理。要解放思想，打破传统档案结构和时间限制，从社会需求和管理收集价值两方面整合数据，增加管理总量。二是做好管理分类工作，集中精力收集丰富的管理，优化管理结构。第三是企业关注的实体化建设数字档案馆信息管理、数字管理的整合是当前文件的关键管理体系建设，实现档案管理的统一规划和管理，利用管理的物理管理，平衡用户需求的分类特征，可满足不同部门的需要和广泛的应用。企业档案的独特和不可替代的价值早已得到人们的认可。同样，人们也很清楚，保护和管理档案需要准确和详细的信息。然而，我们的遗产记录却没有得到彻底的处理。

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从对遗产库的需求，到创建这些库的步骤，笔者对高等企业数字档案进行了高层次的审视，从规划到设计、部署和维护数字资源库的要求，强调企业档案管理、监测和保护方面的具体信息。[3]
        2.2积极建立开放式文件数据服务
        促进档案的开放过程中的信息，动态管理应该从信息披露的角度进行用户的知情权和机密信息，这不仅有利于利用用户的档案信息，同时也有效地保护用户的隐私，促进企业档案管理的价值。数字数据泛滥具有深远的影响：商业和国家之间的关系；以及社会学想象的本质。迄今为止，关于这些问题的讨论大多集中在大型复杂的数据库中保存的“事务性”数据上。这种强调是可以理解的——这种事务性数据确实构成了正在出现的信息基础设施的关键部分。然而，近年来，新的数据来源已成为可利用的，具有相当不同的特点。这是在文化领域产生的数据，不仅是与各种数字媒体进行日常交易的结果，也是一些人希望看到的由所谓的反消费过程主导的大众文化形式转变的结果。积极建立开放式文件数据服务，这也是当代的消费实践、数字技术、数据的公共生活的生命力。[4]
        2.3注意管理的整合与共享
        在档案信息化背景下，企业有必要建立一个科学的档案管理的空间布局和内部结构，并加强统一规划的社会化体育档案和电子档案分享档案管理，以及档案管理和各种业务系统之间的数据集成。一是加强数字的统一标准，建立一个明确的标准，尤其是高质量的档案数字化和标准化的有效方法是避免分散管理建设的前提和有效保障。例如建立从数据结构、数据交换格式和到电子文档分类的方法。二是充分利用现代网络技术规划档案信息管理的标准化和集中化，更好地满足档案信息化建设背景企业档案信息管理获取的需求，缓解社会与企业档案信息分散化的矛盾。第三，数据射频识别技术，人们又经常叫它电子的标签或者是无线识别技术，能利用无线电信号的设备，可以极大地减少人力，并且通过计算机精确的算法，快速又广泛地读取信息。完整的识别技术系统主要包括Electronic tag、Reader and program application。把Electronic tag放到电磁场中，这个系统连续地输送自己的稳定信号，处理器对接收到的消息加工利用，传送至CPU再进行信息整理，就可以基本读取信息。它可以不依靠有线连接，就可以快速搜素和储存信息。根据数据显示，我国企业的射频识别技术在整个行业建设中还处于比较低的位置，不能产生巨大的经济收益，应该加强云计算领域和数据射频识别的建设力度，实现数据管理共享的最大化价值的档案。
        结束语：用档案信息化方面的机制改革推动整个的传统机制革新，这样可以让企业的发展更加有活力，企业的管理变得更加高效。建立一个新的管理结构，一个有效的方式来充分发挥企业档案管理的作用，形成了一套机制创新、改革完善、质量优良的内部档案管理结构体系。
        参考文献：
        [1]侯苏珊.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].兰台世界，2020（S1）：72.
        [2]李娜.试论卫健系统档案信息化建设管理中存在的问题及完善[J].兰台内外，2020（15）：54-55.
        [3]陈爱萍.卫生专业技术人员档案信息化建设与管理的有效措施[J].办公室业务，2013（05）：233+239.
        [4]陈爱萍.卫生系统档案信息化建设管理中存在的问题及完善措施[J].办公室业务，2013（03）：191-192.