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新形势下如何加强工程项目档案管理工作冯丽艳

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第12期作者：冯丽艳

[导读] 摘要：工程行业在经济效益的创造上表现出非常不错的成绩，为了在日后的发展上取得更好的成果，应进一步调整档案管理工作，在档案管理的可靠性、可行性方面不断加强，促使各项工作的安排能够给出足够的依据。

        钦州市滨海新城投资集团有限公司广西钦州 535000
        摘要：工程行业在经济效益的创造上表现出非常不错的成绩，为了在日后的发展上取得更好的成果，应进一步调整档案管理工作，在档案管理的可靠性、可行性方面不断加强，促使各项工作的安排能够给出足够的依据。工程项目档案管理的难度并不低，各方面的影响因素也比较多，应坚持在管理体系、管理制度上不断健全。
        关键词：新形势；工程项目；工作档案管理
        工程项目档案管理的特殊性在于，所有的档案内容都与经济收益存在密切的关系，一旦出现档案泄露的现象，不仅影响工程的正常建设，同时对于工程的长期规划和发展也会造成较大的影响。工程项目档案管理的创新，应进一步加强技术性的管理方法，在信息化、网络化、数据库等方面不断的建设和调整，由此能够在工程项目档案管理的效率上、质量上进一步加强。
        一、工程项目档案管理的问题
        （一）管理制度不健全
        随着工程项目的数量、规模不断增加，管理制度所产生的影响力也在不断的提升，但是由于制度本身不够健全，因此在处理各类管理任务的过程中，并不能取得卓越的成果，造成的损失和问题非常的严重。管理制度的创设过程中，缺少对档案的重要性认识，大部分的管理措施、管理流程都非常的粗放，未能够按照精细化的方式来改善，这对于工程项目档案管理的效率、质量提升造成最直接的阻碍。某单位在工程项目档案管理的过程中，在签字方面非常的草率，甚至都不需要本人签字登记，完全是对直属领导的名字直接签字，但是在发生问题以后二者相互推脱，导致责任不够清晰，影响到档案的正确利用，对工程项目的正常建设造成问题。项目档案所包含的内容非常多，制度方面的问题也比较普遍，如果在未来的处置和改正方面没有站在一个正确的角度来探究，最终造成的恶劣后果是难以估量的。
        （二）档案真实性较低
        由于工程项目档案管理的制度问题，导致档案的真实性不断下降。工程项目的档案在记录各类信息、数据的过程中，正常情况下应该是深入施工现场来统计和分析的，并且要定期在档案内容上不断的增加。可是从实际得到的结果来看，工程项目档案管理的各类内容并没有深入实际来调研，很多信息甚至是完全按照陈旧的资料来登记，不仅缺少科学的更新，还造成各类资料的严重错误现象，这对于项目管理的进步造成严重的破坏。工程项目档案管理的各类信息在造假的猖獗程度上非常高，某工程为了掩饰自己的材料问题，在档案的造假过程中直接替换了材料的类型、数量，并且将责任推卸到其他的部门，推卸给合作的厂家，这种现象在工程界内已经是屡见不鲜了，原因就是真实性下降以后，导致工程建设出现安全问题、安全隐患，施工单位并不想承担责任，所以直接对档案进行造假，不仅表现出违法犯罪的问题，更加导致工程项目档案管理出现了严重的形象破坏，政府有关部门开始在硬性的打击力度上不断提升，一系列的强制措施、强制方法开始不断的应用。
        二、工程项目档案管理的对策
        （一）完善管理制度
        工程行业的发展、规划过程中，对于档案管理的影响不可忽视，应坚持在管理制度的完善措施上进一步加强。制度是硬性约束内容，只有在该方面取得卓越的成果，才能推动工程行业的全面发展。档案登记制度的建设、执行过程中，所有人都要在档案操作上保持登记，无论是纸质档案的调取，还是信息化档案的操作，都要留下自己的签字、手印等等，为确保登记的准确性，需加强监控录像的运用，避免在档案登记的过程中存在争议问题。工程项目档案管理的整理、归档过程中，必须严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行，该规范条文是最严苛的标准，不允许任何违背，凡是违背规范都意味着出现了违法的问题，而且导致工程档案的真实性不断下降。

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档案部门的管理职责过程中，每一个部门、每一个岗位都要在自身的工作规范上积极的落实，确保所有的档案管理制度执行过程中，能够朝着科学的思路、标准来创新，对于档案的责任有效的承担。
        （二）提高档案的真实性
        我国在工程项目档案管理的力度上不断提升，比较重要的一项举措在于提高档案的真实性。档案的存在价值就是自己是最原始的依据，如果这个依据不够真实，或者是依据本身就是问题，则对于工程行业的发展必定造成严重的打击。档案的创建过程中，必须加强政府机关人员的参与，确保对工程项目的了解深度进一步增加，在党建的信息创建和编号内容优化方面取得良好的结果，坚持在档案管理的规范、标准上严格的落实，要从一开始就要对所有的问题彻底杜绝，不留下任何的隐患。档案的录入和更改过程中，必须给出明确的依据，而且针对不同员工的操作权限要有效的设定，越是高等级的权限，越是不能一个人来完成，至少要2个人共同操作，这样才能在责任的分摊上取得更好的效果，实现相互监督的同时，在档案的真实性方面进一步的提升。档案的审查与核对工作要定期开展，发现任何档案篡改问题都要立案侦查，不留下任何的隐患，也不能有任何的放松。
        （三）加强基建档案管理
        工程项目的规划与创新过程中，针对基建档案的管理措施、管理方法要进一步的调整，确保在所有的工作安排上都能够给出足够的依据。基建档案的管理目的，在于对工程项目档案管理的内容进一步增加，不仅在依据上不断的丰富，同时能够在工程项目的内部创造上取得更好的效果，符合长期发展的走向。基建档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的基建档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据基建档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下基建档案管理的重要任务。
        三、工程项目档案管理的趋势
        现代化的档案管理存在很多的影响因素，尤其是在工程项目档案管理的思路、方法上需要进一步的改善，确保对不同的工作安排给出正确的参考、指导，减少档案丢失、档案篡改的问题。工程项目档案管理的进步在于加强信息化、数字化的技术运用。传统的纸质档案管理存在很多的漏洞，但是在信息化、数字化的技术加持下，档案从实体转变成虚拟，而且在存储和调取的过程中保持速度上的提升，权限方面的要求也更加清晰。工程项目档案管理的各项技术运用，必须塑造庞大而优秀的系统，要在档案管理的功能上不断的改善，实现工程项目档案管理的水平提升。
        总结：
        科技时代来临以后，工程项目档案管理的很多措施都要掌握好技术方面的依据，要坚持在档案的各类信息掌控过程中，给出足够的保障和支持，减少恶劣问题的出现。工程项目档案管理的创新过程中，针对管理团队的建设不能表现出任何的放松，要坚持在所有的管理项目、管理方法上保持高度的匹配性，这样才能让大家在日常的工作开展上具备较高的说服力，推动工程行业向前进步，为城市建设和行业规划提供更多的保障，减少因档案造成的纠纷。
        参考文献：
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        [3]李淑萍.基建工程档案与档案信息化工作的探讨[J].时代经贸,2013,(6):173.
        [4]沈小晶.交通档案管理工作中存在的问题初探——以盐城市交投集团项目工程为例[J].办公室业务,2020,(10):62-63.