上海百通项目管理咨询有限公司
摘要:确保竞争性磋商中评分因素的科学性可以满足采购者的需求,实现招投标评审的公正、科学,找寻理想招标人。本文通过概述竞争性磋商及其应用范围,依托相关项目工程,围绕采购思路、小组建设等方面探究竞争性磋商的采购办法。借助综合评价机制,合理、科学地选取成交供应商,提升采购效率和质量。
关键词:竞争性磋商;采购办法;磋商小组
前言:竞争性磋商是财政部门最新提出的政府采购方式,可以适应当前新环境、新形势和新常态。采购过程中通过组建磋商小组,针对工程、货物、服务完成磋商,结合文件要求提交报价和响应文件,属于投资者和政府双向选择的过程,关键是明确需求再进行竞争报价,能够优化采购水平和招投标效率,避免恶性竞争。
1 竞争性磋商概述与应用范围
1.1竞争性磋商特点
竞争性磋商实际上是为了适应转化项目、货物采购、服务采购而采取的公平形式,具有项目应用范围广、周期短、方式灵活的优势,其主要特点如下:其一,可以快速完成采购工作。发出磋商文件和提交初级响应文件的间隔最短为10天,从制作采购文件到磋商中间间隔约15天,因此相较于公开招标工作可以节省许多时间。其二,灵活满足采购需求。竞争性磋商模式在选择供应商时相较于公开招标其种类更加丰富,借助供应商、磋商部门开展工作,帮助资本方充分了解项目情况,满足采购人招投标需求。其三,防止恶意低价情况。若利用竞争性磋商模式开展采购工作时,小组可以结合综合评分的方式分析供应商最后报价响应文件,实现综合评分,挑选综合实力最高方,进而克服恶性招投标价格竞争问题。
1.2应用范围
应用于特殊性质或技术复杂类项目。对于无法说明要求和详细规格的工程可以使用竞争性磋商采购方式。同时,适用于由政府购买服务项目,借助市场机制。结合固定程序和方式,将项目由事业单位、社会力量承办,结合合同支付费用。再次,相关市场竞争力较小的转化项目,及供应商低于3家的情况。
2 竞争性磋商采购方式分析
2.1 项目研究背景概述
2.1.1项目概况
本课题项目为上海市第三中级人民法院、上海市人民检察院第三分院、上海金融法院等新建的综合业务用房项目交通影响评价,其中主要信息如下:第一,建设位置。本案例拟建地块位于花木市级副中心,是浦东新区乃至上海市的重点发展板块,是浦东新区重要的商业、文化、人口聚集区,重要经济目标数量较多,防空专业队工程将填补浦东新区目前人防骨干工程的缺口,为完善全区人防防护体系骨架提供支持。同时,本项目的建设还将兼顾该位置周边4 公里范围内的其他重要经济目标,保障经济目标安全和浦东新区地区的稳定。项目地处上海浦东新区龙阳路、花木街道枢纽区域的04街坊和10地块,东侧是连汇路、西侧与04-09、04-08地块相连接,南侧与南程路毗邻,北侧是龙汇路。第二,建设数据。本项目总建筑面积是72733m2,总用地面积是21493m2,项目共包含三栋辅助建筑和1栋主体建筑,地下建筑面积是12248m2、地上建筑面积为m2。第三,项目内容。该工程通过开展交通调查工作,获取交通数据,编制评价咨询报告并申请专家评审。整个项目采购预算是10.2万,应用于政府购买服务项目中,报告交付的时间设置为开始编制后的7日。
2.1.2项目重难点分析
其一,调查过程。在项目前期需要开展交通调查工作,收集并分析具体的调查数据。注意在调查过程中围绕项目的出入口分布、周边路网组成和布局、土地利用情况进行分析,并预测今后基础建筑的机动车主要流向,通过明确调查人员、调查责任、调查区域,拓展调查工作的实际范围和精准性,为后续影响评价提供数据支持。其二,核查工作。本项目中需要基地的出入口、关键通道、地库等设置开展核查工作,结合建设规范,提升设施设计和布局的科学性。注意在项目施工过程中,实现管理部门、核查部门和设计单位的技术交流,针对现场关键区域定期排查,进而全面评价特殊交通需求部分,规避通行安全风险。
2.2宏观采购思路
竞争性磋商工作中需要加强相关人员自身学习,加深对采购政策的了解,提升自身专业水平。例如,邀请专家开展讲座或组织管理部门人员接受培训和教育。同时,制定责任奖惩机制,在采购代理部门和采购小组中构建明确的奖惩责任体系,加强责任落实。此外,优化项目需求论证内容,提升工作人员职业素质和专业水平,突出论证效果,契合采购人的招投标实际需求[1]。
2.3组建磋商小组
新时期项目采购部门应当组建专业的磋商小组,其中主要包含安全保卫、后勤基建、计算机、法律等相关专业人才,负责管理技术指标、审核建设参数、提供咨询意见。
本项目中,磋商小组需要对项目全部供应商完成企业性质认定,对其响应文件开展契合性检查工作,若满足条件,则结合对应顺序安排供应商一一进行磋商。因此,整个磋商工作主要由磋商小组负责,并对响应文件中的表述不清、计算错误、文字错误等问题进行及时反馈,要求供应商完成更正或说明。一般磋商小组人数为单数,共同编制磋商文件、评审方式和标准。
2.4 采购文件编制
为了克服评分因素方面存在的问题,建议结合政府扶持相关政策编制采购文件。残疾人福利企业、小微企业等因素,分值不超过总分值3%,因此若供应商是小微企业、残疾人福利企业等组织能够得分。本项目中,残疾人福利性单位与微型企业、小型企业一同享受价格扣除政策,通过提供《残疾人福利性单位声明函》进行价格扣除,可以享受6%的评审优惠,并接受社会监督。同时,建议围绕“保护环境、节约能源”等方面设置具体的评分因素,分值不超过5%,供应商提供的交通工具、作业设备、相关服务若属于政府节能采购清单或环保类产品,可以得到对应分值。
此外,采购方、代理方需要结合政府法律法规,严格控制需求论证环节,提升论证结果的精确性和合理性。建议结合政策规定,邀请评审专家针对项目实际情况开展论证工作,若存在违反政策规定的项目,评审委员会立即停止评审。采购代理部门、采购单位可以构建数据库;针对需求论证,专家、人员可以完成论证打分,设定级别、开展评价工作;对于论证阶段违反规定的人员,应列入末等名单,在今后的论证过程中进行规避。
2.5 科学应用磋商互动机制
建议结合竞争性磋商的实际评审流程,使评审委员会和完成审查流程的供应商开展磋商工作,充分利用互动机制,使采购人了解供应商水平。建议在磋商过程中设置“项目认知”、“答辩状况”等因素,此因素的分值不超过总分值的15%,主要的评分标准是供应商方参与人员的实际答辩情况,分析得出供应商代表人员的专业水平、对项目的了解情况、重视程度。此外,注意防止重复类工作,对服务要素、技术要素中的重合评分内容进行删减合并。
2.6 评分因素设置
由于本项目属于服务类项目,因此在招投标工作中科学设置评分因素是项目成交的关键。设置该领域评分因素时项目特点和属性十分重要,主要的评分因素包含技术、报价、商务、服务要素和其他条件。其中,报价阶段,可以对残疾人福利企业、小微企业给予优惠;技术响应层面,能够结合采购人对于项目了解度、工作建议、技术保障、设备配置、管理能力等方面进行考察,提升招投标工作的质量;服务要素中评分内容包含服务保障、服务承诺、服务方案、服务能力、保密工作等内容,可以体现出采购部门对供应商管控能力的了解[2]。
2.7 加强保密工作
由于竞争性磋商采购需要结合相关规定组建磋商小组、制定采购文件、开展评审工作、设置成交供应商,因此整个流程也许会出现保密性漏洞。采购文件制作至磋商工作中约有15天时间,无法保证文件信息的绝对机密。同时采购预算较多,利润较大,部分供应商会利用不法手段促成投标。因此,建议磋商文件制作人员不可加入下一环节,在文件确认时地点建议选择具有音频、视频监控的评标室,若采购预算低于500万,磋商小组人数应超过5人,随机抽取评审专家,并配置法律人员。
2.8 其他管理方式
第一,竞争性磋商工作相较于其他模式主观性较强,需要围绕工作机制、人员组织、奖惩权责等领域设置监督管理细则,对磋商小组在招投标工作中的自由裁量权进行限制,进而在满足采购需求的前提下,避免权力滥用[3]。第二,建议分层组织磋商小组。结合竞争性磋商的实际阶段,划分专业和阶段,针对性组织磋商小组:初始阶段应明确需求,小组成员中需要包含技术类专家,第二阶段需突出采购最佳性价比,小组中可以邀请商务谈判类专家。第三,科学设置评分指标。磋商小组应通过查询资料,设置参照标准,将节能激励指标、适用性指标、可持续项目建设指标纳入考虑范围内。设置具体的调整方式,引入第三方单位意见,明确采购活动中价格因素的比重。第四,应充分了解招投标工作中的报价过程,借助“集中现场报价”的形式容易导致供应商准备时间不同,使其错失竞争机会。因此,建议先磋商的人员优先报价,为所有供应商争取准备时间,维护招投标公平性。
结论:竞争性磋商相较于其他竞争性谈判工作能够解决技术、产品、设计、价格等多种因素产生的采购问题,提升资金使用率和采购工作质量。竞争性磋商的采购方式能够转变和反思传统采购理念,结合工程项目具体特点科学选择采购形式,借助供应商公平竞争满足招投标需求,确保评审、采购人员相对独立。
参考文献:
[1]袁颖达,马选民,高冀.竞争性磋商采购中评分因素设置的不足和改进措施[J].招标采购管理,2020,(01):45-47.
[2]马国胜,鲁子琴.信息化建设项目竞争性磋商采购实践[J].招标采购管理,2019,(12):45-47.
[3]冯君.竞争性磋商适用于工程采购吗?[J].中国招标,2019,(26):47.