【摘要】机关事务管理和行政后勤部门在做好日常行政、后勤管理、物业服务的同时，需要通过信息化手段，帮助建立一套先进的、规范的管理体系和服务流程，通过借鉴国内外先进的服务管理程序和方法，在机关后勤服务领域率先实现集中式、标准化、专业化管理，能够在做好目前机关后勤管理和服务的同时，逐步实现对直属单位的统一管理和服务，促进国家机关各项事业的顺利进行和发展。但是，在实际的应用中发现机关项目管理系统还存在着一些问题，对这些问题做深入的分析和研究，并制定具有针对性的解决办法才能够进一步提升各类管理系统的办公能力。
【关键词】机关项目；问题；策略
【前言】在信息化的时代背景下，建设一个好的事务管理平台在一定程度上能促进政府机关部门的管理工作顺利进行。将互联网于机关事务结合，已逐渐成为各地政府处理机关事务的主要手段。将现代技术应用于机关事务，不仅可以提升政府工作人员的工作效率，更好的服务于人民，还可以提升政府机关事务完成的质量。改变传统耗时长、效率低的特点，打造一个个科学的、信息化的机关部门。因此，在当前的时代背景下，建设基于信息化的机关事务管理平台显得尤为重要。
1 机关项目管理系统概述
机关项目管理系统主要分为以下几个部分：
1.1信息公布平台
平台主要分为几个模块，分别是展示上级领导的行政命令以及重要讲话的“领导指示”模块；提供各种内部公告通知的“公告通知”模块；向群众展示非机密文件和政府工作动态的“政务文件”和“政务动态”模块；记录工作任务和政府工作计划的“工作任务”模块。
1.2公文处理系统
主要分为两个主要模块，分别是用来进行外来公文、稿件的登记、拟办、审批、阅办、归档、查询等功能的“收文管理”模块；以及由其他小模块组成的“发文管理”模块，主要的功能是草拟、审核、签发、归档以及收阅各种文件。
1.3资源共享平台
该平台主要作为机关项目管理系统中用来储存文件的储存空间，即政府工作的电子档案库。政府工作人员能够根据特定的信息来搜索自己所需的文件，同时平台会自动记录文件的借阅情况等基本信息。
1.4系统维护平台
该平台主要是对整个项目管理系统进行维护，并阻止其他IP地址的用户访问系统，保护系统的安全，并对系统工作日志进行备份，防止数据丢失等状况的发生。
2 系统建设中存在的问题及解决策略
虽然依靠先进的信息技术能够让机关项目管理工作变得更加简便，但是由于目前技术仍然不成熟等因素，在机关项目管理系统的建设过程中仍然存在许多问题。
2.1 工作人员的能力不足
机关项目管理系统关系着政府的日常工作，涉及到许多的机密，一旦出现漏洞而导致数据丢失或者泄露等情况，将会严重影响政府的运行，甚至会影响社会稳定。所以要求机关项目管理系统的漏洞要尽可能少，这就需要工作人员拥有足够的专业素质和能力来进行建设，从而保证系统的稳定性以及可靠性。
而能够掌握信息技术的政府工作人员很少，专业素质过硬的更是寥寥无几，所以难以进行建设工作。即使勉强开始进行建设，也很难保证建设的速度，而想要不产生系统漏洞，更是难上加难，所以质量方面也得不到保障。
2.2 领导人员对信息技术缺乏认识
政府领导人员对信息技术的认识不全面，使得政府缺乏相关的技术储备，在进行系统建设的时候，由于缺少技术储备，不仅完成不了设计的功能，建设的速度也会放缓。考虑到领导人员本身对于信息技术的认识程度，系统建设项目很可能会被搁置，不利于政府部门的发展。
此外，即使建设项目仍然能够进行，但是由于缺乏足够的认识，领导人员在系统建设的过程中可能会脱离实际提要求，打乱了系统建设的计划，严重影响到整个建设过程。
2.3 模块之间的关系处理问题
由于机关项目管理系统中存在几个大模块，能够实现复杂的功能，而每个大模块又被分为几个小模块，可能会出现部分的功能重合。
如果不能处理好模块之间的关系，那么在进行数据处理的时候可能会出现各种情况，比如资源共享平台和系统维护平台都对文档的基本信息进行了重复的记录，降低了系统的工作效率。
随着社会的快速发展，政府想要依靠机关项目管理系统来辅助工作，就必须要为系统后续升级留下足够的操作空间。但是模块关系如果处理不好，就会浪费较多的空间资源，不利于日后的维护和升级。
3 相对应的策略
为了促进机关项目管理系统的建设，解决建设过程中遇到的问题。笔者提出以下几个对策以供参考和借鉴。
3.1 招纳专业的工作人员
针对人员专业能力不足的问题，政府机关可以考虑从多个方面收纳人才，成立机关项目管理系统的建设小组。可以考虑一下几个渠道获取人才：
（1）从有关企业或者单位中聘请技术人员，他们有足够的专业素质，而且熟悉业务，能够很好地完成机关项目管理系统的建设工作；
（2）从各大高校招纳实习生，虽然他们的经验相对不足，而且发生错误的概率比企业员工要高，但是高校实习生的创新能力比较强，而且充满活力，成本也相对较低，也是很好的选择；
（3）选拔政府员工中掌握并能够熟练使用有关技术的人员，他们在政府单位中工作，熟悉系统要求，能够很好地帮助小组进行系统开发。
从各种渠道招纳人才，不仅能够加快机关项目管理系统的建设，同时还能有效减少系统中可能存在的漏洞，提高系统的可靠性以及稳定性。此外，政府还能够趁机吸纳人才，增加先进技术的储备，为今后可能需要利用信息技术的工作做好准备。
3.2 深入了解信息技术
政府管理人员需要加深对信息技术的了解，并加大宣传力度，吸引有关企业协助技术研发，不能单靠政府部门自己闭门造车。同时加大人员的投入，协调双方合作，进而使系统能够更加完美地完成设计需求，使系统早日上线执行工作。
管理人员对信息技术的了解加深，同样带动了下层工作人员的学习，提高了政府的知识水平以及技术储备。当日后工作的时候一旦遇到人力难以解决的问题，就能够快速转变方向，利用信息技术来进行工作，有效提高了政府的工作效率，能够更好地服务人民。
3.3 进行制度改革
政府部门可以对自身的项目管理机制进行改革，尽量减少重复的工作内容，以便提高工作效率。对于不能删减的部分，可以通过将各个模板进行连接，共用一个信息库，这样就能够有效解决数据处理的问题。而且将不同的模板进行连接还能够提高系统的稳定性，使系统变成一个有机的整体，使其能够更加高效的完成管理工作。
此外，制度的改革还要落实在人员上，由于机关项目管理系统的建设，需要熟悉信息技术的人来进行管理工作，因此需要提拔有专业能力的人来担当管理职务，切实保障系统的顺利运行。
4 有关机关项目管理系统建设的建议
尽管机关项目管理系统的各项功能都已经十分完善，但是由于时代的发展过于迅速，政府工作内容随时都可能发生改变，而项目管理机制也有可能随之发生变动。所以在系统建设的过程中，需要为后续的内容留下足够的操作空间，防止由于拓展空间不足而导致系统废弃，造成巨大损失。
此外，还应建立信息反馈的模块，当工作人员发现系统出现bug的时候可以及时向技术人员进行反馈，及时采取措施消除bug，进而保证工作能够正常进行。
结语
在信息技术飞速发展的现代社会，政府部门想要适应时代发展，就需要大力发展和应用信息技术，采用机关项目管理系统来替代传统的人工工作，不仅能够有效提高工作效率，还能够提高项目管理工作的整体质量，简化了政府工作人员的工作流程，使他们能够更好地为人民服务。文中仅列举出了几点有关机关项目管理系统建设过程中存在的问题，但实际存在的问题远不止如此，希望本文能够起到抛砖引玉的作用，让有关研究人员能够对此继续深入研究，进而推动机关项目管理系统的发展，帮助政府部门进行工作，同时也能够推动整个社会的进一步发展。
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