【摘 要】近几年，国际学术交流日益密切，为促进国际学术机构之间的合作与学术探讨，我国也会经常组织一些国际学术会议。这类会议规模较大，而且对于会议前期筹备工作的要求较高。为圆满完成筹备任务，要求工作人员能够掌握前期筹备的要点，针对可能发生的问题加以注意，实施规范化的管理，进而满足大型国际学术会议的前期筹备工作需要。基于此，本文主要从大型国际学术会议的前期筹备的相关问题入手展开探究，并总结了前期筹备的要点，希望能够为有关工作人员提供参考。
【关键词】大型国际学术会议；问题；筹备要点
当前大型国际学术会议工作开展期间，常常要求工作人员能够做好会议的前期筹备工作，进而为会议的举行提供可靠的保障，同时为参与者提供良好的服务，使得学者们的满意度有所提高。因此，前期筹备工作的有效开展极为关键。然而，在实际进行大型国际学术会议的前期筹备时，由于人为或者是科技因素的影响，使得前期筹备工作面临不小的挑战，为解决其中的问题，有关工作人员应当做好学术与会务两方面的前期筹备工作，结合自身经验等严格进行管理。为此，本文主要进行以下探讨。
1大型国际学术会议的前期筹备中的相关问题
众所周知，学术会议是指在特定时间、地点举行由专业学者参加的讲解、交流等活动。国际学术会议是不同国家学者在特定的场地进行专业问题的探讨与研究，总人数应该至少达到50人以上，外国参与人数应该达到总人数的五分之一。相比于前两种会议类型，大型国际学术会议规模更大，注册参与人数应该达到200人以上。为顺利开展这类会议，通常都会事先进行筹备，而且筹备周期较长，其中涉及的筹备内容也比较繁杂。不仅需要健全管理体系，还需要做好会务以及服务工作。但是，如果前期筹备中出现疏忽，很有可能出现一些问题。首先，预算不够问题。在筹备期间，会议召开方可以通过赞助、拉投资等方式解决预算问题，如果管控不当，出现超支现象，就会出现预算不够情况，难以推进后续会议的顺利召开。其次，投稿审稿失误问题。在投稿、审稿阶段，一些审核人员会有所疏漏，名称、格式、排版等环节出现严重问题，很可能影响实际会议召开效果，甚至产生不好的影响。除此之外，还有注册失误、管理混乱等问题，这些问题的存在将不利于大型国际学术会议的开展。因此，前期筹备工作中面临许多挑战。
2大型国际学术会议的前期筹备要点
2.1学术方面的筹备
2.1.1确定和发出邀请报告
确定并发出邀请报告是重要的会议前期筹备工作内容之一。尤其在大型国际学术会议前期筹备中，该环节的筹备尤为关键。工作人员需要确定会议邀请的报告人，并针对邀请类别、回复状态等信息加以明确。为做好这部分的前期筹备工作，目前很多大型国际学术会议中都引进了先进的数据库系统，通过建立相关数据库，便于确保实时了解会议网站后台数据库的内容，掌握邀请人的信息以及注册情况等，具有一定的准确性以及实时性，可以减少一些疏漏现象的发生，进而节约一些人力与时间成本，达到预期的目的。
2.1.2会议日程和会议手册
会议日程是整个国际学术会议的核心，主要包括：大会、分会的整体时间安排、分会场数及各分会场的议题；各类报告的时间长度、报告人的安排和报告题目；主持人的安排；开幕式和闭幕式的安排。组委会根据报告人的学术研究领域，结合各分会场的议题，全局把握、合理的编排整个会议的日程。会议日程编排初步完成后，还需要对整体安排的逻辑性和冲突性进行检查。会议日程是会议手册的核心，需要集结会务组全体工作人员合力完成。会议手册中，除详细的会议日程安排、邀请者之外，还包含组委会主席的欢迎辞、组委会&秘书处信息、主办&承办单位介绍、赞助商介绍以及会议期间的通用信息等。会议手册应至少在会前半个月修订和校对完毕，以保证会议手册有充足的印刷时间。
2.1.3投稿/审稿和摘要（或论文）手册制作
为保证摘要集（或论文集）格式的统一，组委会需要制作摘要模板提供给所有参会者。参会者根据所要求的格式在“会议投稿/审稿系统”中提交摘要。在注册中后期，组委会组织专家对投稿进行评审，决定是否接收以及哪些被选为“口头报告”。为方便专家的评审，“会议投稿/审稿系统”包括在线评审和线下评审两种方式。摘要（或论文）手册的制作是一项繁琐、严谨的工作，一般需投入大量的时间和人力。在检查、修改和确定各稿件的格式满足要求之后，开始启动排版工作。此外，在摘要（或论文）手册最后附按姓氏排序的索引，便于参会者查找。
2.1.4奖项设置和评选
大型国际学术会议通常会设置一些奖项，如“Best Poster Award”，选中的报告人有机会在大会上做3分钟左右的演讲，增进了学术交流，并提高了学者参会的积极性。为此，大会还会设置“Best Slam Poster Award”。此外，根据赞助商的支持，还有可能设置其他奖项。
2.2会务方面的筹备
2.2.1会议经费来源及预算
举办大型国际学术会议时，必然会涉及会议财务问题，一般包括会议经费来源和支出。根据会议的收入（包括会议注册费、会议赞助费、基金项目支持等），来合理制定出会议的预算，包括参会发生的国际、国内交通费、住宿费、餐饮费、专家授课费、场地费、会务费等，还是以人为本的原则，以便确保收支平衡，从而确保会议的顺利进展和圆满结束。另外，会议注册费的收取方式也成为举办国际会议的关键点之一。绝大部分参会者更倾向于“在线支付”和“现场刷卡支付”的方式。会务组可以与第三方支付平台合作，以保证参会者注册费的顺利收取。
2.2.2网站建设
大型国际学术会议的会务筹备阶段，要求工作人员加强先进技术以及信息系统的使用，以便获得技术上的支持，而网站的建设就是基本的要求。具体而言，网站建设通常包括：会议网页设计和建设、注册、投稿、审稿、旅游、住宿、外币支付、人民币支付、邮件发送、签到等模块的开发。网站建设小组与其他小组的工作是密不可分的。作为下游，网站建设小组将上游数据、信息和需求，整合后反馈给网站开发人员，并相互之间进行必要的协调。会议注册系统和投稿/审稿系统开发完毕后，还需要进行大量的测试工作，包括系统开发是否满足了全部需求设计、各种临界条件测试等，最后在测试结果的基础上进行不断地修正和改进。
3结语
大型国际学术会议前期筹备周期较长，管理较难，而且需要资金、人力以及技术等方面的支持，这就无疑增加了该类会议前期筹备工作的难度。如果筹备期间出现差错，很容易造成举办方的尴尬，甚至对于会议召开效果造成不良影响。因此，在实际前期筹备过程中，工作人员应该提高对于大型国际学术会议前期筹备工作的重视程度，并认识与了解一些常见问题，并掌握学术以及会务筹备工作中的要点，按照要求进行筹备与管理，推进会议的顺利开展，进而促进国家间学者的交流与合作。
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