丽水市丽通工程监理有限公司 浙江丽水 323500
摘要：施工阶段工程监理资料是监理单位在工程项目施工阶段进行“三控制、两管理、一协调”活动的纪录；是工程质量的内在反映；是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证；是监理单位的最终产品；是监理单位评定工程质量、质量监督站核定工程等级的重要依据；是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。搜集、整理、积累、检查、汇总监理资料的过程，往往也是发现问题、不断纠正和及早预防错误、取得经验并不断提高的过程。通过对许多工程的竣工验收和施工阶段工程监理资料的查阅，发现许多监理单位在施工阶段工程监理资料中存在着各种各样的问题，给以后单位工程质量评定、施工监理资料的可追忆性带来了困难。
关键词：施工阶段；工程监理；资料；整编；管理策略
一、建筑工程施工资料整理存在的问题
1、工程施工资料不齐全或不规范
个别设计、监理、建设单位下发的施工管理重要文件是复印件，造成施工综合管理文件原件不齐全。为了急于满足施工进度的要求，建设“四方”现场验收后，没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式，造成工程质量验收签证资料不齐全。有的原始资料不按分类要求成册。成册的缺少目录或目录不准确；有些分部工程存在使用代用图的现象，而在竣工文件中又要求竣工图以分部工程组卷，图纸缺量较大，致使竣工资料文件编制不规范。施工原始资料书写不规范。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位公章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。
2、资料整编工作意识差
工程施工往往重视工程的质量、工期、成本、效益等实实在在的工作，而对于工程资料整编工作往往是“差不多”的态度，资料管理意识差，竣工资料整编工作往往不能做好，影响资料在整体工程作用中的发挥。
3、资料管理制度不健全
虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难；没有定期的资料整理、分类制度，没有规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度。
4、缺乏既懂工程档案管理又懂工程技术的人员
目前在很多单位都配备了一些专门的档案管理人员从事工程档案的管理，这些人员具有较好的档案管理的专业知识，但对于工程建设方面的专业知识较少，基本不懂工程技术。而工程技术人员又不熟悉档案管理的有关规定，缺少相关的知识，两者没有很好地结合起来。
二、工程施工阶段监理资料的编制方法
1、强化监控
1）编制本企业监理资料整编实施细则
按照国家及有关部门各项规定，结合本单位实际，在细则中明确各类工程应编制哪些资料、如何编制、各类资料的具体要求、各类人员在编制之中的职责，使企业的规定具体化，资料的整编标准化。
2）制定工程监理资料常见问题的治理办法
在充分调查研究，认真分析本单位资料整编存在问题的基础上，提出常见问题的纠正方法，以便使有关人员吸取教训，引以为戒，少走弯路。
3）编制工程监理资料样本
由于工程监理资料具有非消耗性和共享性，可以给企业内部编得较好的资料加上工程简介，做出评语，指出其优缺点及努力方向，装订成册后发到各基层单位，供有关人员参考。
2、各方协作
由于工程施工监理资料原始数据来源分散、信息量大、原始数据资料加工方法具有多样性、资料的整编在加工空间上和时间上具有不一致性，从一定意义上来讲，工程监理资料的整编是一个系统工程，除了需要企业内部各工程监理员、监理工程师、总监、公司工程质量管理人员的密切配合外，还需要外部各相关部门协调一致。在监理资料编制中仅靠监理员包揽一切的做法是不对的，必然会出现不少漏洞。事实上，监理资料编制的及时与否、内容的完整与否，很大程度上受施工承包单位施工技术资料的影响，监理单位进驻工地后，首先要加强对施工承包单位材料员、试验员、资料员、施工员的监控，强化他们的工作责任心。必须要求施工技术资料和工程进度同步进行，并及时上报监理部审查。在强化对施工承包企业监控的同时加强内部管理工作，要求各专业监理人员、监理工程师及时收集必须的资料，作好记录，认真填写各种表格，使工程施工技术资料和监理资料双双处于受控状态。
3、资料分类及编制
工程竣工后，监理资料应分类组卷，不同的监理公司有不同的分类办法，建筑工程建设监理公司的监理资料分为十二大类：1）合同文件；2）设计文件；3）监理文件；4）会议纪要及监理月报；5）进度控制资料；6）质量控制资料；7）投资控制资料；8）监理通知及指令；9）工程验收资料；10）往来函件；11）监理日志；12）监理台账。在资料整编中应做到以下几点：
1）及时收集，力求齐全。随时掌握材料进场情况和工程进度，每进场一种材料，按要求作必要的测试，并且充分利用现场例会收集资料。监理员难以解决的问题，要向总监汇报，取得支持。必要时，可以签发书面联系单，以引起有关方面及人员重视。已收到的文件、资料要做好纪录，妥善保管，以防丢失或损坏。
2）仔细核查，不留隐患。主要核查资料的内容是否齐全，所反映的情况是否符合工程实际，结论是否正确等。对检查中发现的问题应按规定的程序正确处理。
3）归纳分类，条理清楚。对已收集齐全并确认符合要求的同一类单项资料，应按一定次序编排整齐，填写好汇总表，打印出分类封皮，以备装订成册。需要分析计算的，还应按要求做好计算，并将计算式放入适当位置。同时要装订规范，便于存查，编制成册的资料尚应由企业法人代表或总工程师签字，并应加盖企业的公章。
4、监督监理单位上报的相关资料
在工程建设中，施工材料质量是工程质量的重要保障，监理人员必须按照相应规范做好施工材料的取样和送检工作，将涉及到工程主体结构安全的试件、试块等关键性材料取样送检，并确保试样的代表性和真实性；对于半成品以及一般的原材料，由专业监理工程师做好质量检查工作，质量检查好之后编制质量检查报告。除此之外，监理单位需要向建设单位上报的资料还有监理人员的上岗证、职称，监理规划，监理例会记录，监理月报等，建设单位在分析这些资料的同时还要注意这些资料的权威性和真实性，既要督促监理单位做好相关资料的收集整理工作，也要制定约束机制确保资料的真实性。
结束语
工程监理资料从其产生、管理、使用过程都具有明显的信息性。随着计算机的普遍应用，工程施工监理资料必须实现计算机收集、储存、加工、管理和开发应用，这是工程监理资料实现快速、高效利用的根本手段。开发和研究工程监理资料信息储存、加工、处理、分析的使用软件，是计算机这一现代化手段用于工程监理资料整编及管理的前提条件，也是工程监理技术资料为社会化服务和现代化服务的基本要求。工程监理资料的整编与管理和计算机技术信息化相结合，是发展工程监理资料整编与管理的必由之路。有条件的单位应使用计算机进行监理资料的整编与管理。只有这样，才能早日实现工程监理资料编制管理现代化，真正体现监理资料的价值。
参考文献：
[1]陈哲伟.施工阶段安全监理措施探讨[J].山西建筑，2006，32（8）：112-113.
[2]白宝英.浅析工程监理若干问题[J].山西建筑，2006，32（11）：115-116.