楚雄欣源水利电力期察设计有限责任公司
摘要：水利工程档案资料管理工作不仅关系到工程施工质量、施工效率和施工安全，而且关系到工程参建单位的经济利益。是对水利工程验收、检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量的重要依据，是对工程资料管理科学化、规范化和制度化的体现。只有做好明确档案分管领导、确定管理工作内容、注重管理人员技能培训和实现档案管理的网络化等方面的工作，才能真正发挥水利工程档案资料管理的作用与价值，为提高水利工程施工质量提供有力保障。本文探讨了水利工程档案管理技术方面存在的问题，提出了解决建议，相信对从事相关工作的同行能有所禆益。
关键词：水利工程档案资料管理
水利工程档案是记录和反映在设计、施工过程中形成的内容文件材料的总称，包括文字、图表、声像及电子文件等各种文件材料，是水利工程档案管理的基础。水利工程档案对水利事业发展的重要性是不言而喻的，尤其是后期水利工程运行中维护工作的重要参考，水利部门应该重视对档案的科学化管理，建立完善的档案管理制度，实行科学的管理方法，通过相关的技术交流和培训，找到当前档案管理的不足，并根据实际的情况提出科学的解决办法，进一步提高档案综合管理能力和水平，促进我国水利事业的健康发展。
一、水利工程档案资料管理的重要性
水利工程档案资料是其在建设中各个阶段所形成的图表、文字和声像等形式的记录，在衡量水利工程设计规范、施工质量、以及工程建设的经济效益中有着重要的价值。只有经过管理人员的鉴别、整理与立卷的工程信息才能形成档案，并为水利工程建设与管理提供依据。如果水利工程参建单位不按照规定要求提交档案资料，则工程无法通过质量验收或者质量等级的评定。同时，如果工程档案不符合规定要求，项目法人可以拒绝向参建单位返还工程质量保证金。对于水利工程无法通过档案验收，则其竣工验收也同样无法通过。所以设计、参建单位需要提高认识，必须将工程档案资料管理作为工作的一项重点。按照《中华人民共和国档案法》的规定，对日常工作中形成的具有保存价值的工程资料进行收集、整理、鉴定、管理、保护、统计、利用等，做到档案既为其形成单位服务，又能为社会广大利用者服务，发辉档案的社会效益。
二、水利工程档案管理中的问题分析
2.1管理部门的关系不清
水利工程建设单位中对档案管理职能机构的设置不清，致使施工单位和责任单位设置的临时机构对档案管理的责任、义务没有清晰的认识，两者之间的关系混乱，部门之间的协调较为困难，致使档案资料交接与要求不相符合，无法实现规范的档案。例如：有些档案在临时机构撤销和交替时，没有被列入相关的交接内容之中，出现许多资料的缺失，甚至一些有价值的水利工程建设资料不能够得到完整的收集整理，这种档案管理错乱现象时常出现。
2.2内部职能部门档案管理不到位
各职能部门人员对档案保管的意识谈薄，对形成的文件村料乱扔乱放，不分类、不整理、不学习归档业务，发生了就不管理了，造成多年积压，待利用时难查难找，使其失去了档案的作用。例如：公司财务部门形成的会计档案、办公室形成的文书档案，平时不整理、年终不归档，造成大量有价值的材料得不到规范管理和有效利用，无价值的材料没法取舍，造成积压，没有形成档案的整合效应。工作人员在履行职能、处理事务活动中形成的文件材料，数量是巨大的，不可能全部转化为档案，有的文件在办理完毕后就失去了保存价值，也就不可能转化为档案，只有通过一定的要求进行整理后保存起来的才能称为档案。
2.3对档案重视程度不够
水利工程建设中的档案，形成最多的是科学技术档案，它是科技活动的真实记录和科技成果的客观反映，是具有留存价值的科技文件材料。科技档案具有专业技术性、现实使用性、复用性及多样性的特点。在整个水利工程建设中是很重要的一环，对水利部门的工作者来说，必须加强对档案管理工作的重视程度，加强对《档案法》《云南省档案条例》等有关法律、法规的学习和宣传，结合本单位的工作实际，采取灵活多样的方式和方法，使广大科技人员提高对科技文件管理的思想意识，自觉做好科技文件材料的形成、积累、收集、整理和归档工作，并建立建全本单位文件材料管理制度，例如：科技文件材料的复制、发放、归档制度；各职能部门文件材料的整理、归档、移交制度等。认真抓好，确保档案管理的质量。但在很多工程建设中，一些单位对此不够重视，疏于管理，虽然有些相关制度，但多数都流于形式，不能很好地落实，责任不到位，忽视档案工作的重要性，收集不齐全、保管不善、拒借率高、查询困难，导致档案管理的混乱、残缺、不规范。上面不重视，而到下面具体的一些工作人员自然对档案的管理往往是应付了事，一些人员对档案管理工作没有兴趣，也不愿意提高学习相关知识提高自己，没有档案管理意识、不归档，一旦需要时，则很难体现优质的服务性，导致了工作的被动性和盲目性。
2.4档案管理制度不健全
在实际工作中，有的单位限于资金、办公条件的限制，在档案管理方面，没有健全的档案管理制度，同时对于一些规章也不能及时完善；而有的单位，虽然规章制度都有建立，但在工作中没有监督管理，实际的档案管理也未能按章办事，做到规范化管理。
特别是部门档案的管理责任划分不清，工作人员在实际管理时处于混乱状态，应付了事、互相推辞的情况也普遍存在。这些问题对于档案管理工作的质量有很大影响，检验标准的缺失，考核办法和规章制度的不完善，使得具体的档案管理工作有很大的随意性，这些现象还会导致档案资料的不完整、不规范、失去了真实的原始记录，同时失去了对国家、社会组织或个人的有用性。档案的保存及调用都不能及时进行，整体档案的管理工作质量低下。
三、水利工程档案科学管理措施
3.1构筑科学完善的档案建档管理制度
水利工程档案资料工作需要坚持统一管理的原则，制定行之有效的管理制度，明确各参建单位的职责，并设置针对性的管理措施。同时，管理人员需要依据水利工程项目情况，制定档案资料的归档范围、保管期限、分类方案与整编细则等，以及档案资料的接收、保管、使用与统计等工作制度，实现档案管理工作的规范化与制度化。
（1）强化意识，为档案管理提供意识保障。管理人员首先要转变以往的工作态度，培养正确的管理理念，树立良好的工作心态。其次要积极改善工作的环境和氛围，提高对档案管理的责任心和管理意识水平，在档案管理中要认真负责。
（2）完善制度，为档案管理提供发展环境。以《档案法》《云南省档案条例》等有关法律法规为依据，建立健全本单位科技文件材料管理制度，并纳入单位管理制度中加以落实，从而提高科技文件材料管理水平，使科技文件材料的完整、准确、系统和安全落到实处，保证科技文件材料的管理秩序。正所谓，没有规矩，不成方圆。想要促进档案管理工作的顺利进展，就必须要建立健全档案管理制度。除此之外，还要严格要求档案管理工作人员按照相应的规章制度办事。合理的制度的存在能够有效地避免一些错误的发生，进而提高档案管理工作的效率。具体来说，档案工作管理制度要根据单位的实际情况来制定。一般可以分为档案管理机构及其职责、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、二级档案管理（单位内部各职能科室档案管理）要求等相关规章制度。只有明确定这些制度，才能够明确档案管理人员的义务和职责，明确档案归档及利用的相关流程，从而使档案管理工作有章可循，有条不紊。
3.2建立档案管理岗位责任制
建立档案管理岗位责任制，是增强档案管理人员责任心最直接、最有效的方法和手段。也就是按照“谁主管，谁负责”和“分级管理，分级负责”的原则，在全系统和工程建设的全过程，实行档案管理岗位责任制。即“主管部门的主管领导对本部门的档案管理工作负总责，分管领导及各施工单位负责人，对本职责和管辖范围内的档案工作负主责”。如在设计过程中，设计单位对工程文件资料负全责。一旦资料或档案中出现文件资料不全、遗漏、丢失、错误等问题，按照档案管理的管辖追究相关人员的责任。
3.3明确档案分管领导
水利工程建设的法律法规明确规定，工程项目负责人需要负责档案资料的管理，认真做好档案收集与保管工作，并对各工程项目的资料归档工作进行检查、指导与监督。大中型水利工程的项目法人，需要设置档案资料室，安排落实专职的管理人员，并由其负责督促各职能科室资料收集归档工作，并在应归档期限内移交档案资料室统一保管和利用，担负起检查、指导、监督与接收移交入库保管等职责。单位内部需要明确各工程项目的主管领导，全权负责工程档案资料的收集、整理和管理工作。
3.4强化档案管理的意识
档案管理是系统性工作，同时水利档案也有一定的分散性，对于档案管理，需要整个水利系统的共同努力、协同工作，才能保证档案工作的完整和系统，只凭档案人员的工作是无法完成的，不能仅仅局限于档案之内，要强化档案工作重要性的宣传，提高档案系统及水利全系统的档案意识，深入宣传《档案法》，普及档案工作知识，增强全民水利档案意识，逐步使档案管理工作步入规范化、法制化轨道。
3.5加强档案现代化管理，促进相关信息互通
信息科技的高速发展，使计算机被广泛的运用到现代管理中来，水利工程档案管理也应该实现现代化信息管理才能适应发展需要。在水利工程档案管理过程中可以引进相关的管理技术和设备，传统的管理手段对于档案的查找和利用有着较大的局限性，主要是档案过于繁杂，数量又多，实现档案现代化管理有利于提高档案的利用效益。
水利工程档案工作贯穿于水利工程规划、设计和施工整个过程的各个环节中，尤其是大型水利工程，需要经过反复的论证后才能确定该工程的规模、投资额度、建设方案等特性参数，加上工期长、建设过程中产生的工程技术资料种类繁多且技术性强，其各环节中的工程资料保存价值非常高。因此，水利工程规划和施工建设档案管理工作被越来越多的水利部门和水利工作者所重视。
参考文献
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