淄博市政务服务中心 山东淄博 255001
摘要：近几年，我国档案信息化管理呈现出了快速发展趋势，但是，从实际情况来看，在具体发展过程中仍然存在一些问题有待解决，因此，在档案信息化建设过程中，必须做好相应的分析工作，保证整个行业的健康发展。
关键词：档案；信息化；管理；实现策略
1 档案信息化管理阶段
1.1档案采集与形成阶段。档案信息化管理的第一阶段就是采集与形成两个部分。首先是实体纸质档案的电子化转换与采集，在这一过程中，工作人员要将相关的纸质档案进行整理和分类，之后用设备扫描，并按照之前的归类来整理存放，方便后续工作的展开。另外还有一部分是数字档案的形成，纸质档案形成数字化档案以后要将其以电子文件的形式来存放、流转和移交。纸质档案经过电子化的采集和形成以后，便有效实现了档案的信息化管理与服务。
1.2档案储存与积累阶段。档案会随时间推移出现一个慢慢积累的阶段，并在积累过程中对其进行储存，通过对档案的储存来达到维护人员资料和历史真实面貌的作用。
1.3档案共享与再利用阶段。档案作为国家与社会各个方面的重要信息储存部分，其保留的信息往往有很重要的还原历史真相或者学术研究的价值，因此档案有很大的利用价值。在经过相关工作人员的审核与筛查之后，很多档案往往可以实现其信息共享与重复利用的价值，这一阶段就属于档案的共享与再利用阶段。
1.4档案延期与销毁阶段。档案资料往往有一个保存期限，过了保存期限以后往往会进行一个渠道划分，如果这部分档案还有利用价值，则对其进行延期保存，倘若这部分档案已经没有了利用价值，则会对其进行一个销毁处理，这就是档案的延期与销毁阶段，它同样存在于档案的信息化管理阶段。
2 运用信息化对档案馆管理模式的影响
2.1 有利于推动档案馆传统管理模式的升级与发展
进入21世纪以来，我国科技研发能力日益增强，我国在发展的过程中现代科技产品已经日益普及到每个人的生活和工作过程中。我国在传统档案管理模式中日益使用互联网应用信息技术，在一定程度上有利于促进我国档案馆管理工作能够更加便捷的完成。同时，在传统档案馆管理模式中主要靠人力资源进行一定的管理与发展，在一定程度上不利于促进档案馆管理工作中安全性和保密性得到一定的保障，而在利用现代信息技术后，在档案馆工作管理过程中对于各种档案信息进行了一定的处理和分析，使得档案馆管理工作在一定程度上节约大量的人力和财力成本。例如，在档案馆传统管理过程中，相关查询人员呀查询的过程中通常需要相当拿着相关证明来查找，而档案馆管理人员在查询的过程中中工作量大，工作效率慢，在一定程度上不利于促进档案馆管理工作的开展与完善。在信息化管理模式日益普及的今天，查询人来查询档案信息的过程中只需要档案馆管理员在电脑上进行一系列简单的操作便可以完成，使得我国档案馆管理模式在信息化过程中取得了发展与进步。
2.2有利于提高管理工作人员的素质水平
信息化技术的引进和数字化的档案管理模式，对于管理工作人员来说属于一种具有先进性和新颖性的管理工作开展要求。这就需要具体参与工作的人员从自身的素质水平提升的角度入手，积极学习并掌握相应的管理工作方法和管理模式，这对于管理人员自身来讲，是其个人提高工作能力和水平的重要条件，对于个人的工作能力提升和工作思路拓宽是非常有积极意义的。
2.3有利于促进档案共享模式的实现
在传统档案馆管理模式过程中，由于档案馆管理模式主要采用纸质版权管理同时，同时由于我国档案馆分布的位置较为分散，在一定程度上会造成档案信息收集和共享的难度增大，不利于我国档案管理工作在更加高效的过程中完成。因此，在如今我国档案工作管理的过程中应该在使用信息化模式的过程中，使得我国繁琐的档案管理工作在互联网模式下实现了资源共享的可能性。
3档案信息化建设方面存在的问题分析
3.1档案管理的数据组织结构存在问题
不同的档案在来源途径与格式上有着不同的表现，这就使得档案在管理过程中不能按照统一的格式进行管理，很多档案数据存在的差异性，这对档案的管理造成不利的影响。档案管理数据组织结构存在的问题主要表现在信息性质、传输方式和信息内部结构，这样很容易造成信息的缺失，增加档案的复杂性，使得档案在管理过程中科学性会受到影响，导致档案管理的效果不佳。
3.2采取的档案管理方式较为单一和滞后
从当前情况来看，我国尚没有制定健全的档案管理体系，采取的管理方式比较单一和滞后，档案管理人员技能不高，专业水平较低等，难以高效率的管理各项档案，完全阻碍了档案管理工作的正常开展。比如，依旧是使用以往手工档案管理模式来收集以及整合各项档案，根本没有和当代信息化技术相互融合到一起，导致档案的安全性降低，难以安全开展该项工作。
3.3电子档案管理水平较低
随着档案管理信息化建设水平的提升，电子档案数量也在逐渐增多，电子档案管理成为人们需要思考的重点内容。在电子档案管理中，不但要注重数据转化的准确性，还需加强数据存储空间及容量的合理性，确保数据存储安全性，这样才能为档案信息化管理提供保障。
4档案管理信息化在应用中的有效策略
4.1 完善信息化管理体系
建立系统完整的档案管理信息化体系是推动我国档案管理信息化的根本保障。基于档案信息化管理方式的特点，对信息化管理系统进行完善，使得档案管理信息化体系不断标准化规范化，在档案书写形式和内容上形成一个标准要求，从根本上提高档案管理信息化工作质量，有效推动我国档案管理信息化发展，同时，国家也应大力支持档案管理信息化工作，积极完善与档案管理工作相关的法律条文以及规章制度，让工作人员在工作过程中能够有所保障的进行档案管理，使其工作得到合法的保障。实现档案管理信息化技术与现代网络技术的完美衔接，也是提高档案管理信息化工作水平的重要举措。
4.2要创新档案信息化建设的方式方法
在进行档案信息化建设时，管理人员要进一步改变传统的意识，真正的结合自身状况，推进档案管理的信息化建设，通过树立长远规划，加强对档案信息化建设的各种信息的保管，另外能够对信息进行有效的分类整理，确保信息的全面性，也能够打破传统的档案管理工作的束缚，保证档案管理工作的效率。结合业务工作需要应该不断加强学习，提高管理人员的业务素质，尤其是利用现代化信息技术来进行档案管理工作的专业技术。比如打印机、扫描仪、专门的档案信息管理系统操作方面都需要专业技术，因此只有提供技术保障，提高所有现有人员的业务水平，才能够保证档案信息化建设的正常开展。
4.3适当引进信息化人才
档案信息化建设与管理是一项对技术要求很高的工作，因此，相应的工作人员必须要具有过硬的综合素养，实际工作开展过程中，应定期组织相应工作人员参与培训，使其掌握先进的技术，提高其综合能力。同时，还要适当引进信息化人才，提高优秀人才的福利待遇，留住人才，以优秀的人才为基础，保证档案管理工作的顺利开展。
5结语
在信息化的时代背景下，档案信息化建设，是档案工作改革的必然发展趋势。转变传统档案管理方式，既能够合理运用档案资源，还能够提高档案管理能力。因此，档案管理人员应用科学严谨的态度，对各方面信息进行搜集与处理，不断提高自身工作质量与效率。除此之外，档案管理部门还可引入创新性思维，满足档案信息化建设全面发展的需求，提高档案管理水平。
参考文献：
[1]吴沛腾.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].才智，2018（34）：200.
[2]邢贺艳.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].智库时代，2018（48）：22-23.
[3]徐春.浅论档案的信息化管理[J].办公室业务，2018（21）：55.
[4]李晓华.试论档案信息化建设与规范化管理[J].兰台内外，2018（07）：49.