德州市公路管理局德城公路局 山东德州 253000
摘要：如今，我国各行各业发展蒸蒸日上，信息化技术越来越成熟，促进着我国现代化的进一步发展。针对基层单位的档案管理问题，需其合理改进人工管理方式，合理利用信息技术，实现档案管理现代化。档案管理现代化不但能节约人工消耗，还能节省人员查阅时间，有利于提升其工作效率。基层单位的档案管理工作只有不断的完善更新，与时俱进，才能提升其现代化水平。如何提高基层单位文档案管理的现代化进程，是现阶段较为关注的问题。
关键词：基层单位；文件档案管理；现代化
引言
在大数据时代下，涌现了海量的数据信息，人们工作需要利用文件保存自己的工作信息。随着信息技术的发展，会有不法分子盗取人们档案信息进行非法活动，为了防止用户信息泄露，文件档案管理给信息人们信息管理提供了安全保障。文件档案给信息管理提供方便，在人们的生活和工作上占据了重要的位置。为了确保文件档案的安全，在文件档案管理中引入了现金技术，以提高文件档案管理的工作效率。
1基层单位文件档案管理中存在的问题
1.1档案检索系统不健全
档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。
1.2档案管理制度不完善
针对目前状况来看，基层单位的档案管理问题颇多，其中档案管理制度制定不完善：①档案管理工作没有统一的审核标准，管理人员整理档案较为随便，致使档案查询不便，寻找档案不全，不利于其他人员在有效时间内查询。②档案文综上标题及档案目录不完整，较为严重的是，有的档案目录已破损甚至遗失；档案查询编号也没有对其进行统一编写，归类上特别随意。当办公人员对其整理时，没有健全的整理制度，无法对整理的档案进行规范作用，使档案管理工作无法有序进行。针对这些问题，可显示出基层单位档案管理工作制度存在很大缺陷，档案管理制度不完善，致使管理人员停滞不前，缺乏创新精神，使其工作质量下降。
1.3利用效率低
文件档案管理工作能够帮助基层单位回望过去、规划未来，进而有利于基层单位开展相关工作。因而，无论是从经济视角还是从社会视角，基层单位的文件档案管理对基层单位发展都有一定的积极意义。但是，在过去的相当长的时间里，基层单位档案的利用效率很低，没有得到充分利用，在档案整理工作完成后，除了上级领导检查外，这些档案基本上不会再被翻阅，纯粹是为了整理而整理，没有有效发挥档案管理的重要作用。
2基层单位文件档案管理现代化路径
2.1建立档案信息数据库
在档案数据库的建设中，需要充分利用计算机技术，对数字档案进行及时保存。随着经济的发展，科技的进步，电子文档数据系统也应该不断安全、优化，要不断的研发、建立科学的计算机技术与防火墙的技术，对事业单位重要数据与文件进行全面保护与升级。事业单位内部要加档案安全管理，注重自主技术的开发与应用、网络环境是开放的，存在很多不确定的因素，事业单位在建立数字库的时候，要选择适当的、值得信赖的生产商，建立多重保护系统，加强对病毒、网络黑客的防范，在硬件设施上要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性与安全性。
2.2加强档案管理制度
紧追时代发展脚步，基层单位需结合自身实际情况合理完善档案管理制度，从而规范管理人员的工作行为，提高档案的整理清晰度。随着信息时代的发展，互联网的广泛应用为档案管理信息化奠定了基础。档案管理信息化可提高档案的利用率，增强档案的安全性，以此基层单位需建立更加完善的管理制度，促进档案管理工作现代化的有力开展。如：①完善档案管理工作章程，使管理人员重新整理档案案卷，促使其规范化。②结合档案文综内容，规范档案目录、分类序号等内容。③纸质版档案向信息数字化转变，提高档案查询效率。④完善信息技术系统，保证档案信息化安全。⑤单位需定期对档案管理人员进行培训，加强其人员的专业水平。
2.3应用区块链技术
（1）保障文件档案的真实。在区块链中具有对等网络结构、共识机制以及非对称加密算法等多种关键技术，和文件加密技术，云端加密技术以及数字签名等单一技术相比，区块链更具有技术优势，能够增加维护数据档案的真实性，保障文件档案中内容的真实和安全。在文件档案管理中应用区块链以后，就会被一直保存，在区块链中具有多个节点的安全保障机制，有效减小了文件档案被人盗取、篡改以及破坏的风险，增加了文件档案的保存时间。
（2）促进文件档案管理自动化。在文件档案管理过程中，最复杂的就是档案的转交、接受，以及转换档案文件的格式和档案查询检索。随着信息技术的发展，虽然有部分企业已经开始使用智能的档案管理系统来管理文件档案，但是文件档案管理受到传统管理模式的影响，在文件档案资源逐渐向多元化发展的阶段，使用的档案管理系统由于处理能力不足，难以满足目前文件档案管理工作要求。但是，在文件档案管理工作应用区块链技术，利用数据代码能够有效转移接受文件，自动执行文件格式转换和档案检索工作，提高了档案管理工作的效率，促进文件档案管理自动化和智能化。
2.4建立完善的档案查询系统
基层单位需及时合理运用信息化技术，节约人工消耗，提高查询效率。基层单位需建立健全查询系统，使其系统更加科学化和标准化。①利用现代信息化技术，建立数字化查询目录，并根据档案查询条件，完善档案查询系统。②查询系统可完善关键词检索方法，查询人员可以根据自身需要，在查询系统内输入相关关键词，而后查询系统可将对应的文献显现出来，这样的方法可缩短查询时间，提高档案查询效率。③信息化发展速度较快，管理者需及时优化和更新查询系统，完善档案编辑体系，保证档案的有效查询。
2.5增强管理人员专业知识，引进专业新人才
国家对档案管理工作越来越重视，基层单位档案管理复杂度较高，需提高管理者的相应专业性知识，促进其工作的有效开展。①提高档案管理工作者的专业素养，让其明白档案现代化管理的重要性，使其对工作全身心的投入。基层单位也需加强对档案管理人员的职业培训，如信息技术的应用，促进其专业素养的提高。此外，也需制定相关的奖惩制度，激进管理人员的工作热情，从而提升其专业化水平。②引进新的专业人才；为提高档案管理工作的现代化，基层单位需引进相关专业的人才，使其发挥专业领域知识，提高基层单位档案管理现代化进程。
结语
现代化的管理方法和管理手段，对于基层单位的文件档案管理具有十分重要的作用。基层单位一定要充分重视档案管理工作，通过摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，引进一批专业的文件档案管理人才，建立适当范围的局域网，促进基层单位实现档案管理的现代化，进而促进基层单位的健康发展。
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