河北医科大学第三医院 河北石家庄 050000
摘要：近几年，随着社会经济的发展和科学技术的进步，医院工会在档案管理过程中的问题逐渐暴露出来，而档案管理作为工会工作的重要内容，若找不到科学有效的管理途径，必然会影响工会工作的顺利开展。本文结合实际工作，分析了目前医院工会档案管理中存在的主要问题，并对创新工会档案管理的有效途径进行深入探究，希望为以后相关研究提供参考。
关键词：新时期；医院；工会；档案信息化；管理
在计算机和网络技术迅速发展的当今，社会上各种资料信息的管理方式和 使用方式都发生了深刻变化，同样，医院工会档案的管理方式也要随之发生变 化。随着医院的发展壮大，职工队伍数量增多、结构复杂，工会档案管理工作的 内容将会变得纷繁复杂，只有采用信息化管理的技术，才能更好地保证工作的高质量和高效率。
一、目前医院工会档案管理中存在的主要问题
随着社会组织形式越来越多样化，医院工会组织工作的对象、重点以及工作的方式方法也发生了巨大变化，面对新情况新挑战，工会组织要不断分析传统工作模式带来的各种问题，才能适应新时期工会工作的实际需要。
1.管理水平不足。现阶段有部分医院工会档案管理还采用传统模式，内部查阅手段也较为笨重，大量数据资料的查询和使用依靠人工手段，这样传统的管理方式极大地降低了工会档案管理的工作效率，也较难体现档案管理工作中的服务意识。此外，档案的数字化处理能力不足、档案遗失、破损、组卷混乱等问题广泛存在，导致信息 资源严重浪费，档案管理工作的服务水平难以提升。
2.收集和整理程序不规范。由于对档案的管理工作不够重视，在加上相应制度的不健全，使得医院工会档案的管理和收集都没有统一的要求，这就引发了很多后续问题，比如文案收集不及时，就会导致用户资料的欠缺，如果对文件书写不够规范，就会导致用户资料的模糊，使得在查询过程中，会出现无法找到的情况，这就极大地限制了工会的正常活动，这些不规范的现象经常是由于收集归档制度不健全，在执行时不严格，对于收集的资料的归档工作不主动，才导致文件材料收集归档的不齐全，从而使分类组卷混乱的现象时有发生。
3.档案价值的开发利用程度不够。在现阶段的医院工会档案管理工作中，许多工会组织没有制定合理的实施方案，工作方式陈旧封闭。致使工会档案工作无法很好地与其他部门的档案管理工作进行融合，档案管理的方式和信息化技术没有得到及时地更新，管理信息资源面狭窄，严重阻碍了工会档案价值的开发与利用。长期以往，必将会使工会档案信息化管理进程受到限制，信息资源得不到很好的开发利用。
二、创新医院工会档案管理的有效措施
就当前的形式来看，想要更好的实施工会档案的创新管理就必须先解决和处理好工会管理工作中所出现的困难与问题。
1.明确医院工会档案建设的目的
信息化建设并非一朝一夕之事，在性质上属于系统工程建设的范畴。尤其是在医院工会部门档案信息化工作还没有形成体系、缺乏专业的信息化工作人员的情况下，其信息化管理需要借助医院信息化部门的力量。因此工会部门需要对档案信息化管理的需求进行深度调研，避免信息化建设流于形式，从档案管理需要解决的实际问题作为建设出发点，明确信息化管理需要解决哪些问题、能够解决哪些问题。如果医院自身具备足够的条件的话，工会组织要和医院信息化项目系统建设充分地融合在一起，完成档案信息化管理的高层次设计建设。另外，医院工会档案管理系统应该嵌入到工会工作流程之中，并具备较强的扩展性功能，从而能够做好将来工作流程发生变动或者为了适应新的形势进行工作流程调整的应对准备。
2.正确认识医院工会档案管理工作
在结合医院工会的工作实际的基础上，将原本只在内部管理中起作用的工会信息资源转变为向特定对象或者整个公众开放，使得具有不同信息需求的人都能够得到满足。转变档案管理人员工作理念和转变档案管理工作方式同时进行，摒弃传统的手动档案管理模式，尽快地应用数字化和信息化的档案管理方式，档案管理人员在外部环境的促进之下自然而然地就会主动地提升自身的计算机操作技能，从而在潜移默化中提升自身的档案信息化管理能力。医院工会在档案管理的过程中应该意识到档案管理的最终目的在于利用和应用，只管不用是不可取的。只有和医院职工的切身利益结合在一起，工会档案管理才能发挥出最优的效用，也才能意识到为工会档案管理分配最优的技术资源的重要性，将信息化管理落实到实处。
3.创新医院工会档案管理制度
任何工作的开展都需要管理制度的指导与约束，对此，医院工会在进行档案管理信息化建设时，必须保证档案信息化管理工作的科学化发展，严格规定对归档的时间、实施方法和范围，同时要求有专人负责档案信息的保管、利用、收集和管理工作。同时需要建立统一的、适应于工会工作的、符合档案信息化标准的归档制度，并严格执行。为确保医院工会档案管理工作的有序开展，真正的实现工会档案信息化管理，可以从以下方面制定制度规范：档案的归档与查询，档案的保管保密工作，档案信息化、数字化技术要求，档案的及时更新标准，档案信息收集和信息呈报制度，档案的分类规范，工会档案管理人员的职责和素质要求等等。只有制定和健全档案信息化管理制度，才能从根本上保证工会档案信息化管理工作的有效进行。另外，在针对纸质档案进行电子化和信息化的过程中要注意格式的选择，将档案管理信息化管理过程中可能遇到的系统升级而导致数据无法读取的可能性降至最低。
4.开发和利用医院工会档案的价值
工会档案信息化管理，不仅有利于及时有效地开发利用工会档案信息资源，而且有利于促进工会工作的深入开展，扩大工会工作的覆盖面。首先，医院工会档案信息化管理系统应在满足工会办公自动化的需求外，还能够为广大职工提供另一个便利的信息服务平台，同时应做好该平台的索引建设，并逐步走向科学化、现代化和规范化。此外，要开通医院局域网，将工会档案管理系统与医院的档案系统和工会组织办公系统链接起来，实现工会档案网络化管理，加快推进医院工会档案信息化管理进程。另外还要顺应社会发展的趋势，建立服务意识和共享意识，实现档案资料的深度开发。可以建立一些服务形态和共享形态机制，通过服务职工、资源共享模式，真正的实现工会档案的深度开发和利用。如，工会成员可以在网上查阅相关工会通知、公示等信息，也可以在线提供提案及请示等，极大方便了职工和工会的交流与沟通。在工会档案管理信息化建设中，档案管理人员必须牢固树立信息意识、服务意识，积极主动地去收集和整理档案信息，丰富档案信息资源，始终把服务作为档案管理信息化建设的出发点和落脚点。同时，在档案信息的收集、整理、加工和利用等方面，要扩展服务内容，创新服务形式和途经，提高服务质量，充分发挥档案工作的服务功能，为工会组织和职工群众服务。
结语
总之，医院工会档案管理是工会工作中重要的组成部分，在现代科技社会发展中，只有更好地实现科学化及信息化的工会档案管理工作，才能使医院工会的工作水平得到提高，从而进一步推动工会工作的进程和维护好职工的合法权益，实现医院工会档案资源的共享配置，更好地提高工会工作的服务职能。
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