宁城县人才公共服务局 内蒙古宁城 024200
摘要：事业单位中的人事档案管理制度完善，管理水平提高，是事业单位深化改革的重要内容，同时对事业单位发展至关重要。因此为了提高事业单位人事档案管理水平，本文阐述了事业单位人事档案管理的必要性及其存在的问题，对优化事业单位人事档案管理制度的策略进行了探讨分析。
关键词：事业单位；人事档案管理；必要性；问题；制度；优化策略
一、事业单位人事档案管理的必要性
1、良好的人事档案管理，确保事业单位的信息真实准确。管理人员鼓励员工提高工作积极性，发挥自身价值，必须全面了解员工基本真实信息，这样才能提高事业单位的整体工作效率。人事档案中详细记录员工学历、工作经验、党政情况以及思想品德评价等。完善的制度与优化的管理策略，确保这些信息准确真实，为事业单位人员管理提供便利。
2、为事业单位科学开展人事管理工作提供依据。通过事业单位人事档案，科学进行干部选用以及业绩考核，打造专业工作团队。以人事档案作为依据，了解每位员工工作情况，评估员工的工作能力，从而进行适当的人事调动，提高事业单位团队专业性。
3、优化事业单位人力资源配置，最大程度发挥员工的工作价值，取得理想的工作效率。通过事业单位人事档案管理，灵活调整工作人员岗位，保证员工能够在适合自己的岗位上发挥出最大价值，取得更理想的工作业绩。
二、事业单位人事档案管理存在的主要问题
1、管理意识问题。事业单位深化改革基础上，对人事档案管理的重视不断提升。但是因为之前忽略了档案管理的重要性，所以在人事档案管理意识上还存在缺失。根深蒂固的管理理念影响下，缺少对人事档案的正确认识，认为人事档案管理质量不会影响到事业单位正常工作。这种无交集意识的形成，导致事业单位中人事档案管理很多内容得不到落实。缺少专业档案管理团队，人事档案管理工作过于敷衍，枯燥的工作形式无法带动工作人员积极性，影响事业单位人事档案管理的效率。
2、管理制度问题。人事档案管理制度缺失是事业单位人事档案管理效率低下的重要原因，也是当前事业单位急需解决的问题。管理制度不够完善，无法保障人事档案管理工作有序完成，很多管理工作凭借管理经验完成，管理制度形同虚设，执行力不到位，严重影响人事档案管理质量。
3、事业单位人事档案管理工作人员的素质问题。事业单位人事档案管理工作人员作为人事档案管理的直接实践者，其素质的高低将决定档案管理工作的质量高低。事业单位人事改革不断的深化和发展，促使单位内部的管理机构获得不断的调整，很多事业单位方面的工作人员也都开始真正实现竞争上岗的制度，这就直接导致大多数原有的人事档案管理人员开始发生了巨大的岗位变化。新上任的档案管理者也有些没有接受过专业和系统的知识培训，从而导致在对人事档案资料进行整理收集和归档装订的过程当中出现一系列的问题。
4、管理方式落后。事业单位在人事档案管理中，存在严重的管理方式落后问题。档案管理要求管理人员必须细心，并且有责任心，能够科学整理档案内容，具备一定的专业能力。但是在实际管理中，缺乏先进的管理方式，所有管理工作按部就班、循规蹈矩，管理人员对档案管理工作缺乏热情，不够积极主动学习先进的档案管理手段。即便在档案信息化管理升级之后，依然以手工办公模式为主，信息管理为辅，限制事业单位人事档案管理进步。
三、优化事业单位人事档案管理制度的策略
1、提高人事档案管理人员的意识。
通过定期开展培训，帮助相关工作人员及领导端正工作态度，加强对档案重要性的认识，强化档案管理的责任意识。组织工作人员认真学习国家出台的政策法规，熟悉国家法律法规的要求，按照要求与章程办事。经常性的开展交流活动，把握好工作人员的思想动态，狠抓思想建设不放松，强化管理意识不松懈，不断强化工作人员对于档案及档案管理重要性的认识。
2、不断完善事业单位人事档案管理制度。当事业单位健全完善人事档案管理制度后就能够更轻松的对人事档案进行管理了，通过完善的档案管理机构和紧密结合的工作人员的结合，能够对事业单位人事档案管理工作帮助更大。档案管理工作人员要认真负责有强烈的工作责任感，对事业单位人事档案内容的绝密性做好管理，不能随意向无关人员透漏事业单位的人事档案内容。人事档案管理制度要对此进行严格的约束和规定，对违纪者制定严峻的惩罚方法。人事单位档案管理制度要补充整理分类人事档案的方法，可以提高人事档案查阅效率，为事业单位提供最大限度的帮助。
3、培养更多的专门档案管理人才。人事单位的档案管理工作是一件细致并且需要细心和耐心的工作，需要年轻有为的充满活力的年轻人才入驻，要减少年迈的工作人员。事业单位应该配备年轻有为有志向的青年才俊从事档案管理工作，对人事档案管理制度进行不断的优化，管理工作人员一但固定就不再轻易的更换，因为档案管理工作是一件长久的工作，需要同样的人对其进行管理，能更好的发现档案管理工作中的不足和人事档案管理制度的缺陷，这样才能不断优化档案管理制度，为事业单位人才的选用提供更多的帮助。对事业单位人事档案管理工作人员的选择上，要注重对诚实守信的工作人员的选择，这些管理人员要有丰富的知识素养和道德情操，对工作祖国的专心和耐心，并且认真负责。事业单位人事档案管理岗位也更能为事业单位培养更多的人才，因此事业单位要对档案管理工作人员重视，并委以重任。人事档案管理工作人员的思想品质要好，这样才能保证人事档案记录切实无误没有虚假，为事业单位提供真实可靠的信息资料。
4、运用信息化的人事档案管理方法。首先，针对可对内公开或半公开的人事信息，可以采用复印、扫描等方式将纸质版信息转变为图片信息并上传至管理系统，工作人员可将剩余信息录入电脑系统，将个人信息转变为电子信息，方便再次查询与补充。其次，注意信息的保密性，机密信息可以不录入系统，或者设置好密码权限，不同等级的工作人员通过登录密码可查询不同全面程度的个人信息。通过这一方式可在提供便利的同时保护好个人信息。第三，针对可以完全对外开放的信息，可将信息录入官方网站，方便他人查询，增加信息的共享程度，为人才交流提供便利。
5、完善档案管理的基础设施。逐步完善档案管理的基础设施，除去必要的档案柜和档案架外，需配备相应的灭火器、空调、除湿器和自动化温度记录仪，时刻监控室内温度湿度，注意调节好室内温度，保证管理环境干燥，达到防火防高温的管理要求；配备遮光窗帘、防盗纱窗和防盗门，保证档案管理的安全性；配备必要的电脑，传真机，复印机，打印机，扫描仪等工作设备，为档案管理、查询、借阅等提供方便。除此之外，档案管理室需引入数字化的管理系统，逐步改革管理方式从纸笔记录、半自动化记录转变为全自动化记录的方式，为档案的收集、记录、整理、归档、查询查阅等提供极大的便利。
结束语
综上所述，人事档案管理对事业单位长远发展与人才结构调整十分关键，但是由于诸多因素的影响，使得人事档案管理过程中存在意识、制度以及人才等问题，所以为了提升事业单位人事档案管理水平，必须优化事业单位人事档案管理制度。
参考文献：
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[2]王庆吉.事业单位人事档案管理工作存在的问题分析[J].办公室业务，2018（20）
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