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摘要：目前在办公室文档管理工作中出现了许多问题，尤其是在公文管理和保密工作方面的问题尤为严重，具体表现为公文管理制度不健全、公文保密意识缺失、网络环境安全体系建设不到位等方面，给办公室文档管理工作带来了不利的影响。对此，本文将对办公室文档管理中的公文管理与保密工作进行探讨，并给出一些合理化建议。
关键词：文档管理；公文管理；保密工作
引言
办公室工作是整个企业工作中最为核心的工作之一，因为它涉及到企业各个方面的管理工作，各种涉密文件的保存和管理工作都是由办公室部门进行的。因此，加强办公室文档管理中的公文管理和保密工作的力度，对于促进企业稳定发展具有重要意义，必须引起有关部门的注意。
一、加强办公室文档管理中的公文管理与保密工作的意义分析
（一）有利于提高办公室文档管理的工作效率
办公室文档管理中的公文管理和保密工作涉及到各种各样繁多的企业文件，平时办公室部门对于这些文件的处理工作非常繁忙，比较容易出现工作失误的现象。所以，加强对于办公室文档管理中的公文管理与保密工作对于提高办公室文档管理的工作效率，减少工作失误具有关键性意义。
（二）有利于提高公文保存的安全性
办公室文档管理中的公文管理和保密工作经常会涉及到各种各样的保密文件，如何对这些涉密文件进行妥善保管成为了关键性的问题。所以对于解决办公室文档管理的公文管理与保密工作中出现的问题，及时进行解决策略的研究，对于提高公文保存的安全性具有重要意义。
（三）有利于维持企业的稳定性
企业的各种涉密文件必须由办公室部门进行妥善保管，不得泄露。否则由于有关涉密文件涉及到员工的切身利益，极易造成企业内部员工的心理状态不稳定的现象出现，不利于企业内部的稳定。所以加强办公室文档管理中的公文管理与保密工作对于维持企业的稳定性意义重大。
（四）有利于促进企业经济利益的提升
企业办公室部门保存的各种涉密文件有一部分是与企业的经济决策密切相关的，如果对这些文件保管不慎，被有关不法分子利用，极易造成企业的严重经济损失，不利于企业的长远经济利益的提升。所以，加强办公室文档管理中的公文管理与保密工作对于提升企业的经济利益意义重大。
二、办公室文档管理的公文管理与保密工作中出现的问题
（一）办公室文档管理中的公文管理制度不健全
在办公室的日常文档管理中，对于普通文档和涉密文档的接收、保存、分发等工作缺少相应的制度规范，造成了办公室文档管理制度的缺位，对于提高日常的文档管理效率，确保涉密文档的安全性等方面产生了不利的影响。
（二）办公室文档管理人员缺少公文保密意识
在办公室文档管理的公文管理与保密工作中，工作人员的工作态度和工作水平起到了很大的作用，目前由于办公室文档管理人员缺少公文保密意识，造成了部分涉密文件存在泄漏的危险，对于企业的稳定发展产生了不利的影响，必须及时进行规范处理。
（三）办公室文档管理网络环境安全体系建设不到位
由于目前办公室文档管理中的公文管理和保密工作基本都是由电子计算机操作完成的，在这个过程中对于网络环境安全体系的要求很高，只有这样才能够保证涉密文件的电子化保存的安全性，目前存在办公室文档管理网络环境安全体系建设不到位的问题，对企业涉密文件的保存产生了不利影响，必须及时进行妥善处理。
（四）办公室文档管理保密环境建设不完善
在目前的办公室文档管理工作中，对于涉及公文管理和保密工作环境建设方面的工作做得不到位，对于保密环境的软硬件设施配备不全等问题，严重影响了办公室文档的保密管理工作，甚至对于企业的经济增长产生了一定的影响，必须及时进行处理。
三、对于办公室文档管理的公文管理与保密工作中出现问题的解决策略分析
（一）建立健全办公室文档管理中的公文管理制度
在目前的办公室文档管理工作中，由于相应的公文管理制度缺失，造成了公文管理的有序化受到影响。为了解决这一问题，更好地促进办公室文档管理工作的有序开展，应该建立健全办公室文档管理中的公文管理制度，制定科学有效的文档管理机制，对日常的办公室公文管理工作起到一定的约束和控制作用。在发生特殊情况时，应该结合公文管理制度进行现实分析，采取相应的处理办法进行问题的协调与解决，确保公文管理工作的高效有序。
例如，为了解决办公室文档管理中出现的问题，更好地促进公文管理工作的开展，应该建立健全办公室文档管理中的公文管理制度。在归档保存制度的建立方面，由于办公室部门管理的文档都是需要进行处理然后由上级主管部门进行使用查看的，所以需要由科学化的归档保存制度来确保文档的安全。首先，应该对需要进行入档管理的公文进行类型的判断，确定是何种类型的公文，例如保密公文、非保密公文等。还可以进行相应的细化处理，比如保密程度为一级的公文和保密程度为二级的公文等等。这是由于不同文档归类方法的不同而引起的，在确定完成相应的公文类型后，应该进行归档时间的确定，根据不同文档的下达时间和下达方式进行归档时间的确定，这主要是为了明确文档管理的时间流程，确保文档的及时调阅。之后应该对文档的保存时间进行分析，根据公文的保密程度和管理办法进行保存时间的估计，从而确定保存的方式，有利于文档管理工作的开展。在公文查阅制度的建立方面，应该建立严格的查阅机制，首先应该对于查阅人的身份进行验证，对此可以采取人证合一的方式进行比对，比如有关人员在进行其职责内的公文查阅时，应该持有身份证、工作证以及临时查阅证明进行查阅，在文档管理人员对于查阅本人和三个证明进行比对确认查阅人的身份之后，应该对于其查阅的公文保密程度进行判断，以确定该查阅人是否具备查阅资格。并且应该在该查阅人进行公文查阅的过程中，由专人进行陪同查阅，防止查阅过程中出现问题。在查阅完成之后，应该进行公文的按时归还，应该将所查阅的公文做到原位归还，防止出现公文放置错乱的现象。在公文流转制度的建设方面，应该首先进行固定公文流转部门的确定，明确各个公文流转部门的职责，在进行具体的公文交接工作中，应该做到全程无缝衔接，确保涉密公文没有被泄露的危险。
之后应该明确公文流转的时间，对于每个部门进行公文保管查看的期限作出相应的具体规定，确保公文保管的期限做到有章可循有据可依。同时应该在某一部门对于公文的管理达到相应的保管期限时，及时进行公文的流转传递，确保在公文流转的过渡期内能够进行完成相应公文的交接工作。在公文销毁制度的建立方面，首先应该确定公文的已保存时间，根据相关公文的保密规定确定公文是否应该进行销毁。如果确实符合相关销毁条件，首先应该填列销毁清册，根据销毁公文的保密程度和销毁公文的数量进行填列，并填写相关的销毁时间，还需要在专人协同下进行监销，应该由销毁机构和公文发行机构派人进行共同销毁，确保公文销毁流程的科学规范，从而促进办公室文档管理中公文管理制度的建立健全。
（二）加强办公室文档管理人员的公文保密意识
在对于办公室文档管理中相关的公文管理制度进行建立健全之后，还应该加强办公室文档管理人员的公文保密意识，提高工作技能和责任意识，强化公文保密工作对于企业发展的重要意义的认识，从而实现公文保密工作的科学化管理。对此，应该对于相关的文档管理人员采取外出培训学习的方式，强化他们的工作技能和保密意识，并且实现日常的文档保密工作效果与工资薪酬相挂钩的管理制度，确保工作人员的工作态度端正。同时作为领导人员还应该经常召开员工大会，强调办公室部门的文档保密工作的重要性，平时要加强对于文档保密人员的监督管理，并实现文档管理人员之间的相互监督相互制约，共同促进办公室文档管理人员的公文保密意识的提升。
例如，为了提高办公室文档管理人员的公文保密意识，在对于工作人员进行外出培训学习的方面，企业应该定时定期的建立培训专用基金，并在年度进行利润分配的时候结转一部分利润留作基金调配使用，确保员工进行外出培训资金的充足。对于此，企业一般应该派出相应的公文管理人员进行为期不低于三个月的专业培训，主要学习与公文保密相关的先进专业知识，并学习使用计算机网络进行公文保密的电子化处理，以适应当前文档保密工作计算机电算化发展的新形势。在相关的文档保密工作人员学成归来的时候，企业应该设定专门的培训考试，对于文档管理人员的培训成果进行检验，并将检验成果公之于众，还应该鼓励学成的员工将所学习到的先进文档管理经验分享给其他文档管理人员，实现培训效果的最大化。在文档管理人员的管理保密绩效与工资薪酬相挂钩的方面，应该根据办公室部门每个人员的日常工作表现和对于文档管理的科学化成果进行综合考量，建立合理的工资薪酬分配层级制度，并应该评选出工作能力最强，对于文档的日常管理效果最好的优秀工作人员，并颁发相应的年终工作奖金以示鼓励，这样有助于树立榜样作用，对于其他文档管理工作人员起到了激励的作用，有助于提高他们的文档保密和管理意识，更好地服务于文档保密与管理工作。在对于办公室文档工作人员的管理方面，有关主管领导应该经常召开员工大会，强调责任意识和保密意识的重要性，并在日常的工作中采取明察暗访的方式监督员工的日常文档管理工作，例如可以实行对于文档管理工作人员所管理文档的有序性进行突击检查的办法，了解其日常的工作状态和工作效果，有利于上级领导对办公室工作进行实时监督和管理，确保办公室对于文档管理工作效率的提升以及文档保密意识的提高。
（三）加强办公室文档管理网络环境安全体系建设
在对于办公室文档管理和保密工作的相关制度进行建立健全且采取有效措施提升工作人员的保密意识之后，还应该加强办公室文档管理网络环境安全体系的建设，由于目前办公室文档管理工作基本上是基于企业内网所开展的，所以进行网络环境安全体系的建设就显得尤为重要。对此应该在企业内网的登录权限认证、公文加密方式、网络攻击的检测与防范以及安全漏洞的管理等方面实施有效措施，防止网络安全危险的存在，促进办公室文档管理网络环境安全体系的平稳建设。
例如，为了加强办公室文档管理网络环境安全体系的建设，在办公室文档管理的内网权限认证方面，应该由专业人员对每位文档管理工作人员进行相应的登录账号和登录密码的配备，以实现统一管理。同时还应该设置相应的查看时间和查看ip地址的限制，以确保查看时间和地点的安全可靠。在公文加密方面，应该由专业人员进行公文数据的特殊符号加密处理，之后再进行保密文档的流通，以确保即使文档被他人窃取也无法进行解密查看，保证了文档传输保存的安全性。在网络攻击检测与防范方面，应该对于企业内部办公室部门的内网进行相应的防火墙设置，并且应该设置相关的报警防侵入机制，在外界试图攻击防火墙的时候，对相应电脑进行报警处理，以提醒有关工作人员进行相应文档的转移与备份，确保文档的安全。在网络病毒的预防方面，应该建立办公室部门电脑使用管理办法，明确办公室电脑的工作内容，严格禁止相关工作人员浏览与办公室文档管理无关的网站和内容，并应该进行网络物理隔断处理，做到办公室部门的电脑仅仅使用企业内网进行工作，避免了互联网木马病毒的侵入，能够对企业办公室部门的文档管理与保密工作起到很好的保护作用。在安全漏洞的管理方面，应该对于办公室部门的计算机进行定时定期的高危漏洞查找，及时发现相应的安全问题，并对于发现的高危漏洞及时进行安全处理，在对电脑进行高危漏洞的修复之后，应该对于所修复电脑进行重启操作，以彻底修复相关的高危漏洞，保证电脑文档保存的安全。
（四）完善办公室文档管理保密环境
在加强办公室文档管理中的公文管理与保密工作的过程中，完善办公室文档保密环境也是其中重要的一环。在这里主要指的是办公室的相应保密硬件设施的完善，主要包括涉密文档的保管登记以及销毁等专业设备的配备，以及办公室文档管理的日常检查和监督管理等。对此，企业应该给办公室相应的文档管理部门配备相应的专业设备，以支持日常的文档管理保密工作，从而促进办公室文档管理与保密工作的有序高效开展。
例如，为了完善企业办公室内部文档管理保密环境，在涉密文档的登记设备方面，也就是计算机的配备方面，应该选择芯片型号比较先进，处理器运算速度比较快的计算机专业设备，进行日常文档的保密与管理工作。同时还应该选择主机和显示屏为一体的计算机，这样对于精简计算机外形状态，减轻由于部门搬迁而导致的计算机运输过程中的困难，保证日常文档保密与运输工作的高效，具有重要意义。在销毁设备的配备方面，这主要是指销毁软件的建立方面，应该由专业人员进行相应软件内部程序的科学化设置，保证销毁文档的彻底性。同时还应该提高销毁软件的数据处理功能，防止出现在同一时间内大量文档均达到保管期限而产生统一销毁的需求，而相应的文档销毁软件数据处理功能没有达到相应水平的现象发生，从而造成了文档销毁的滞后现象。同时还应该设置回收站等功能，防止在销毁之后发现销毁文档未达到保管期限而无法恢复的问题，能够提高文档销毁软件的容错率。回收站功能应该需要获得销毁软件的管理员最高权限之后才能够被启用，防止该功能被不法分子滥用，造成办公室文档保密管理工作的漏洞，有利于办公室文档管理保密环境的完善。
总结
综上所述，为了解决在办公室文档管理的公文管理与保密工作中出现的问题，保证文档的保密安全性，应该从问题出发，采取建立健全公文管理制度、加强公文保密意识和网络环境安全体系建设以及完善保密环境等有效措施，加强办公室文档管理中的公文管理与保密工作，促进办公室文档管理工作的顺利开展。
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