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摘要：在我国网络信息技术水平不断提升的影响下，工程施工单位越来越注重档案信息电子化管理技术的运用。本文从工程档案信息电子化管理的优势入手，紧紧围绕其管理过程中存在的不足展开阐述，并对工程档案信息电子化管理技术的要点进行深入探讨。
关键词：工程档案；信息电子化管理；技术要点
一、对档案进行电子化管理所具有的优势
1、对档案进行电子化管理能够使管理成本得到有效的降低。在传统的管理方式中主要是通过人力来对档案进行管理，但是在实施电子化的管理后，相同的管理内容在人力消耗上将会大大的减少。随着档案数量在不断的增多，在对档案进行管理时可以把一些资料转换成电子化的形式放置在虚拟的环境下来进行存储，这样不但可以让存储场地与存储设施得到有效的节省，在维护时会变得更加的便捷。
2、对档案进行电子化管理能够让管理效率得到全面的提升。借助计算技术与网络技术，就能够使档案进行有效的传递。对档案进行管理的部门可以在第一时间内去搜集各种资料与信息，同时还可以借助管理档案的软件系统进行自动分类，这样就能够使档案变得高效、安全以及准确。此外，在对档案进行整理与汇编、查询与归档以及检索等各项工作时可以节省大量的时间，从而就能够让档案管理的效率得到有效的提升。
3、对档案进行电子化管理能够让档案资料在利用率上得到全面的提高。借阅者借助网络在电子档案中将自己所需要的信息检索出来，同时还可以让更多的人对相同的电子文件进行同时访问。随着企业在不断的向前发展，与外界的联系也紧密起来，档案作为非常重要的资源在利用率上也在不断地提高。相比于纸质档案，电子化的档案在管理的程度上更高，其系统性也十分的强，尤其是在存储与共享这两个方面上是更加的便利，从而可以为档案在利用范围上以及利用效率上打下一个坚实的基础，让档案资料能够更好的去为企业与社会提供服务。
二、工程档案信息电子化管理过程中存在的不足
1、归档工作难以实现
工程在开展档案信息电子化管理工作中，工作环境比较复杂，经常会出现电子档案收集效率低，难以实现档案归档的现象。工程档案管理人员在开展勘察、设计和验收工作时，工作内容非常复杂，在这种状况下不便于对员工的工作行为进行规范。久而久之，会使归档工作难以实现。
2、工程电子文件缺乏一定的真实性与可读性
现阶段，我国工程档案信息电子化得到了足够的重视，但是在实际工作期间，大部分工程施工单位只停留在存档阶段，即便有一些工程施工单位注重归档工作，也只是按照电子资料的规格和时间进行编码分类，只能完成一些最基本的档案信息管理工作，不利于为工程项目提供重要帮助，在一定程度上会使工程电子文件缺乏一定的真实性与可读性。
3、工程档案信息管理人员综合能力有待提升
工程施工单位在对档案信息电子化管理工作进行分工时，常选择一些多重身份的工作人员对其进行管理，没有设置专职管理人员。这种“一人多职”的状况，不利于工程档案信息电子化管理工作质量的提升。很多员工做自己的本职工作，一旦有额外的工作内容落实到他们身上，会分散工作注意力，容易出现工作失误。每一个岗位都具有一定的关联性，工程施工单位工作人员的综合能力都非常重要。
4、工程档案信息电子化管理制度缺乏完善性
很多工程建设单位、承包单位以及施工单位更加注重组织管理工作的开展，忽视了管理制度的建立。西方一些发达国家在开展档案管理工作时，工程实施单位会聘请专业的文控工程师对档案信息进行电子化管理，我国目前缺乏这方面的管理意识。
目前，我国工程施工单位建立的档案信息电子化管理的制度已经无法满足管理人员的工作需求，其涉及的制度内容不够完善，无法为档案管理人员提供一些实质性的帮助，会阻碍我国工程档案信息电子化管理工作的顺利开展。
三、工程档案信息电子化管理的技术要点
1、加强宣传力度，增强服务意识，保障档案完整
应加强对工程档案信息化管理的宣传，使档案管理人员认识到工程档案管理的重要性，强化档案管理过程中的服务意识，充分调动工程档案管理人员的积极性，让参与项目建设的各单位、各部门均依章办事，做好本职工作，尽可能将偏差与失误降至最低，使建筑工程档案收集齐全、整理系统，做好工程档案电子化管理基础工作。如果有必要，企业档案管理部门需建立健全奖惩机制，奖励积极认真完成档案工作任务的单位和个人，处罚应付工作和工作不及时、不到位的人员，使之工作态度更为端正，促进工作热情的提升，有序进行工程档案信息化管理工作。
2、加强工程档案管理信息化制度建设，完善监督考核机制
施工企业若要推动工程档案电子化管理，首先要完善企业档案信息化建设制度和规范。国家针对建筑企业设置了相关的信息化建设标准与制度，施工企业应将国家相关建设标准和制度与自身情况结合创新制度，让其与工程档案电子化管理相适应，提高工程档案的管理水平。另外，完善企业内部档案工作监督考核机制，促使企业领导重视档案信息化建设工作，增加投入，加快建筑工程档案信息化建设。促进档案管理人员努力提高自身综合素质，适应档案信息化建设需要，推进建筑工程档案电子化管理工作。
3、确保原始数据的采集与归档，加强工程数字档案库建设
在加强工程档案信息化建设的过程中，必须重视档案信息资料的采集和归档。首先采集工程档案信息资料，再借助计算机扫描设备把相应的数据信息输入，保存各种数据、图纸以及各种文件资料，通过数据信息的形式储存在计算机中，这样可减少丢失和损坏资料信息的情况。在档案信息资料存档后，还应对其进行分类，以便于更好地查询，提高工作效率，防止因数据信息的僵乏而使工程项目无法顺利完成，为此就需不断加强建筑工程的档案信息化建设，保证工程档案原始数据的采集和归档。
为更加系统地管理建筑工程档案，有效共享信息资源，就必须加强工程数字档案库建设，按照统一的格式将需要归档的工程资料提交至同一档案管理系统，之后由系统进行自动归档。归档后在同一数据库平台内保存数据资料，以统一工程档案信息化建设系统，共享资源。另外，还应实现档案管理数据库的自动化，明确标明数字化系统中档案资料的存放位置，让检索利用更快、更高效。
4、加强档案管理人员专业和信息化培训，提高综合能力
建筑行业不断发展要求档案管理人员具备一定的业务能力和信息化技术能力，因此档案管理人员要积极参加档案部门组织的各项专题培训活动和各类档案学术研讨会，积极发表档案学术论文，完成档案专业继续教育课程，申报档案专业职称资格。积极订阅一些专业期刊，及时掌握和了解档案管理最新研究方向、理论、技术和方法。日常工作中加强信息化能力的提高，学习和了解企业信息化建设总体规划，积极推动档案信息化建设，实现工程档案电子管理。
结束语
对档案进行电子化管理不但是时代发展的趋势，同时也是企业在改革升级中的要求。在时代不断发展的情况下，档案管理人员需要做到与时俱进，在进行管理工作时要站在企业与实际的角度上出发，要对每一个细节上的问题进行重视，同时还要针对这些问题作出全面的分析与研究并制定出或者是采取有效的措施，不断加强管理工作的质量与效率，从而就能够使企业得到更好的发展。
参考文献：
[1]肖洒.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].办公室业务，2017（01）：137.
[2]李静丹.档案电子化管理面临的问题及优化对策研究[J].湘潮（下半月），2015（04）：70-71.