高校档案资源体系建设与整合利用

发表时间:2021/8/9   来源:《中国建设信息化》2021年7期   作者:刘伟
[导读] 高校档案资源是开展各项工作的基础,有助于高校事业的持续发展,帮助高校解决发展中的各种难题,从而帮助高校尽快实现双一流的发展目标。

        刘伟
        山东水利技师学院  山东省淄博市  255000
        摘要:高校档案资源是开展各项工作的基础,有助于高校事业的持续发展,帮助高校解决发展中的各种难题,从而帮助高校尽快实现双一流的发展目标。为此,本文从高校档案资源体系建设的现状出发,指出了当前高校档案资源体系建设过程中存在着档案数字资源不足、资源共享程度不高、“重藏轻用”情况显著,针对这些问题,提出了高校档案资源体系建设策略,并探究了档案资源的整合利用,希望通过本文的研究能够为相关研究工作提供一定的参考价值。
        关键词:高校;档案资源体系;建设;整合
    上世纪九十年代,随着高等教育大众化普及程度的加深,为了更好的满足现代化高等教育的发展需要,顺应市场经济对于新型人才的实际需求,我国开展了以“共建、调整、合作、合并”作为主要目标的高校改革。通过近三十年的发展,高校合并逐渐成为了我国高等教育体制改革的关键举措,在推动学科建设,提升办学效益、教学质量方面发挥了重要作用。高校档案资源记录了学校科研、教学与管理工作的详细情况,是各项工作有效开展的基础。高校办学资源整合进程中,档案资源的整合有位重要。所以,强化对高校档案资源整合工作的研究,构建档案资源体系,通过整合各类档案资源,使得高校档案资源可以更好的为学校建设和发展服务,这是高校发展进程中亟待解决的重要课题。
        一、高校档案资源体系建设现状
        大档案、大服务已然成为了档案工作的新特征和新发展,传统档案资源体系因为自身问题,在一定程度上制约了档案工作的进一步发展。
        (一)档案数字资源不足
        随着大数据技术的发展,档案资源管理已经进入了信息化时代,但是各个高校依然采用传统介质为主要内容的实体档案资源管理模式,档案资源结构不合理、不科学。并且馆藏资源也多为结构化信息,比如光盘资源、纸质文本、数据库资源等。信息化时代,以大数据技术和理念为基础,档案资源将更加的广泛,不仅包含了结构化信息,同时也包含了非结构化信息与半结构化信息。所以,高校档案馆不仅要搜集、整理传统介质档案,更加需要加强对数字资源档案的建设工作,强化对电子档案管理,将网上海量、复杂的非结构化档案信息进行整合、鉴别,使其体系化与结构化,真正构建起全面覆盖的档案资源体系。
        (二)共享程度不高
        各个高校档案馆在信息化建设进程中,一直都是各自为证、单兵作战,没有统一标准,统筹规划和自成体系,导致了数据库异构的情况非常普遍,档案资源孤立、分散,无法共享,最终形成了信息孤岛的现象,使得资源的整合效率低下,影响了用户对于档案数据的合理化使用需求。想要转变这一现状,各个高校要加强合作沟通,协同发展,整体规划信息资源建设,采取统一化的技术标准,强化资源的集约化管理,实现资源共享和互通互联的目标。
(三)“重藏轻用”情况显著
    目前,高校档案馆处在“资源中心”模式下,将馆藏完全转变为内容的能力欠缺,缺少综合数据挖掘以及深度挖掘的功效,使得那些有价值的档案资源长期处在休眠状态。在信息化时代,高校档案馆逐渐处于边缘化的状态。数字资源建设以及数字资源服务本身是无法割裂的,尽管档案资源建设的主要任务为收藏资源,可是资源的最终价值在于使用,资源体系建设的目标在于服务,在资源体系建设过程中要确立“藏用并重”的认知。在信息化时代,高校档案资源体系建设要转变“重藏轻用”的传统认识,确立藏以致用和藏用并重的意识,完成信息化时代技术层面的变革。通过深度挖掘、分析、总结档案资源数据,充分体现出数据价值,创设出新价值、新知识,从而实现大科技、大知识与大发展。
        二、高校档案资源体系建设策略
        (一)明确高校主导地位
        高校档案资源体系建设需要各相关主体的广泛参与与主动配合,只有这样才可以真正构建档案资源体系。高校档案资源体系是一项非常繁杂的系统化工程,涉及到高校各个行政部门、科研机构。高校档案资源体系要以高校为主导,统筹学校各个部门以及二级分院、教职工与学生之间的关系,充分调动学校各方力量,为档案资源建设创设有利条件。此外,将高校作为主体也能够更好的实现高校和企业之间的交流、沟通,从而实现互通有无。比如,学校在编纂年鉴的时候可以创设学校年鉴编纂委员会,学校领导牵头编纂,最终形成常态化的模式,在平时的档案管理工作中产生与自身实际条件相符的档案资源管理机制。
        高校档案资源规划工作需要对学校档案资源的分布情况有大致了解,全校各个部门都具备了何种档案资源,对照学校中心工作以及广大师生员工的实际档案需求确定哪些资源是紧缺的,了解基本情况后分清轻重缓急,分阶段、分步骤做好档案资源的管理与接收工作。在实际执行进程中,学校档案馆要以馆藏数字化作为基本的馆藏档案数据库,建设满足实际需要的专题信息库,以数据库的形式将分散的档案资源整合为一个指向明确、全面系统的档案资源库。同时,可以利用电子归档平台将学校所有的电子数据库联合起来,形成全校范围内的档案资源门户中心,为所有的用户提供统一化的档案资源检索平台,从而检索全校档案资源。
(二)制订与高校特色相符的制度
        从学校功能层面来看,高校的主要职责是教书育人,为国家培养高素质的人才。从学校性质来看,高校是具备独立经营特征的主体,其办学目标还有着利益方面的诉求。这两方面决定了高校要制订符合自身实际情况的档案资源体系。一般而言,档案馆应该成为资源建设的主导与核心,可是因为高校本身的特征,将档案室作为主导无法有序推进档案资源体系建设。同时,因为学校领导本身精力有限,不能全身心的投入到档案资源建设工作中,单纯将学校作为主体的档案资源体系建设效果不佳。为此,高校在制度建设过程中,可以注重将学校作为主导,统筹全局,在档案资源体系逐渐稳定以后,学校可以将权力下放到档案室,档案室也逐渐从合作角色转变为主导角色。为了能够保证档案室职责的充分、顺利实现,学校可以定期检查、评估参与档案资源体系建设的相关部门、教职工、学生,保证档案资源体系的有序构建。此外,高校要按照特色档案资源制订独特的档案资源体系,比如以理工科为主的高校主要职能是培养应用型人才,按照这一特征,档案资源建设的核心应该放在科研、应用型教学以及成绩等层面,加强理工类资源在档案内部结构中的占比,这类资源应该成为档案资源的核心资源。


(三)加强优质化服务
        档案资源体系的建设需要和档案开放使用同步实施,否则其无法发挥应有的效果。当前,高校档案资源体系建设过程中受到了重藏轻用思想的束缚。首先,档案资源体系建设的主要目标是保障档案更好的服务师生,只有构建了完善的档案资源体系才能够实现这一目标,假如资源无法被师生使用,那么档案资源体系将最终沦为一纸空谈,丧失活力。其次,档案资源体系的建设需要有学校各个部门以及师生的广泛参与,对资源的广泛应用就是对档案资源体系的最好宣传,只有师生认识到档案资源体系建设的必要性,从自身出发,从日常琐事入手,积极融入到高校档案资源体系的建设工作中,才能够为高校档案资源体系的建设注入活力与动力。再次,依托档案开放利用工作,能够让档案工作者全面的了解用户实际需求,这是档案资源体系建设的核心所在,无论是覆盖人民群众还是覆盖全体师生,都是保证档案资源体系的实效性,多和用户沟通,构建了解用户实际需求的机制。
        三、高校档案资源的整合利用
        想要构建合理化的档案资源体系,要系统化的整合档案资源。资源整合是档案资源体系建设的关键所在,资源整合能够对档案资源的内容结构与空间布局进行系统优化调整,可以最大化的实现档案资源的效益,保证档案资源可以实现社会共享。
        (一)提升管理效益
        实践证明,管理是有效整合高校档案资源的核心。管理能够对资源进行有效整合,目标是实现组织的既定目标,关键是对现有资源的有效整合。从管理推动效益的层面出发,应该在最少的投入下获得最大化的产出。高校相关负责人员要高度关注档案资源的应用与效益,充分发挥档案所形成的效益,使其可以在教学管理和科技进步中发挥更加积极的作用,从而对领导决策提供更加有效的依据,为师生更好的服务。所以,我们应该在充分整合与共享国家档案资源的基础上,实现规划与管理的统一化,以此确保高校档案资源整合的有效性。高校在档案资源整合的进程中,首先需要将最终的落脚点放在档案信息网站建设上,将各网站连接起来,在网络的帮助下,引导用户及时的查询档案信息,保证档案信息传输服务的最终完成。其次,构建档案信息共享平台。信息共享平台的构建不仅有助于汇总全校档案信息资源,同时也有利于对档案信息的合理使用。再次,将工作核心放在信息资源数据库的建设上来,档案信息资源共享体系的关键在于数据库,因此需要加强纸质珍贵历史档案和馆藏数据库的建设。数据库的建设需要以馆藏档案数字化为基础,为历史档案提供多功能的检索服务。
(二)利用大数据技术
        高校档案馆在搜集传统介质档案的基础上,要强化对电子档案的搜集管理,做好馆藏实体档案资源的数字化管理工作,加强档案馆和学校各个业务系统数据信息的有效集成,强化数字化档案的全面整合。
        首先,实现数字化资源的统一化。大量异构的数据库是造成信息孤岛的重要原因,同时也是资源整合的制约因素,构建规范化和标准化体系,构建高质量的档案资源信息库,是档案资源整合的基础与前提。标准化体系的建设能够有效的改变传统盲目建设以及各自为政的现状,有效的避免信息孤岛的产生,可以确保数据资源的整合与建设,主要包含了数据交换格式规范、元数据标准、电子档案长期存储格式规范、电子文档归档管理规范、电子档案接进收馆标准等方面的内容。
        其次,构建档案资源数据库。在充分考虑用户需求的前提下,将档案资源整合作为目标,充分合理的使用现代信息技术,借助校园网络构建规范化、集中化的档案资源数据库,从而满足大数据时代背景下,社会对于高校档案资源的需求,解决社会需求和高校档案资源之间相互隔离、分散的问题。
        再次,合并管理结构化、非结构化档案资源。从数据存储形式来看,数据可以被分成结构化数据、非结构化数据以及半结构化数据。结构化数据指的是数据库,比如教务管理系统与财务系统等。半结构化数据指的是报表、邮件、资源库等内容,非结构化数据则指的是音频、视频、文档、图片以及文本等内容。大数据当中,结构化数据的占比只有15%,剩下的85%都是非结构化数据,这些数据广泛存在于互联网中,高校档案馆对数据资源进行有效整合,需要努力实现对非结构化与半结构化数据的管理、合并,大数据与云计算技术使得海量结构化与非结构化数据的处理成为了可能,信息管理领域已经开始了这项工作的实践,也就是通过一个技术核心对结构化与非结构化数据进行同时管理,这为数据资源整合注入了全新的动力。
        最后,强化馆间合作。在档案资源整合的进程中,各个高校档案馆都无法置身事外,各馆之间的合作成为了必然。因此,需要强化各方之间的合作,推动资源的有效整合。要做好档案系统内部合作,需要强化档案馆和博物馆、图书馆之间的合作,涉足的领域包括了资源建设与人才培养等方面,打破过去单个散乱和孤立数据库之间的壁垒,共享数据,最大化的实现档案资源的价值。
(三)注重人才培养
        高校档案资源整合的基础是培养和积聚信息专业人才。伴随着社会的发展,电子化以及网络化逐渐被广泛的用于高校档案资源管理工作中,这就需要档案人员结构更加合理。在信息化条件下,管理人员要科学管理以及组织信息资源,并且加强信息检索与利用。所以,加强对复合型档案管理人员的培养尤为重要。高校要明确档案管理人员的总体数量,合理配置各种技能人才的比重,明确规定不同专业与学历的技术职称构成比重,最终产生梯队化的人才结构,使得管理型、研究型以及实用型人才彼此联系。在档案资源整合过程中,研究型人才是引导者、管理型人才是核心,操作型人才则充当了传播者的角色。可是从现在高校档案管理队伍的人才配备情况来看,很多档案管理人员为兼职人员,几乎没有接受过专业教育与培训,为此,加强管理人员培训工作显得尤为重要。首先,要构建档案管理队伍网络,挑选出具备较强责任心与事业心的人才,明确他们的岗位职责。此外,要保证人才队伍的稳定性,在调动档案人员的时候需要经过学校档案馆领导的同意。其次,采用多种形式教育与培训档案工作人员,提升教育的计划性与针对性,使得他们可以更加系统的掌握、学习档案业务方法与知识,同时及时的更新自身的工作理念和技能,推动他们更加顺利的失应现代化档案管理工作。最后,给予兼职人员档案职称评定的权利,以此调动工作人员的积极性与主动性。
参考文献
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