中共福建省莆田市茘城区委办公室 351100
摘要：一个单位的高效运作，往往需要单位成员进行团队协作，而如何把每个人的力量和想法有效的结合在一起，是从管理这个概念诞生以来就一直在探索的问题，因此会议这样的方式便产生了。一场高效的会议能够将单位中每个成员的想法有效凝聚在一起，而无效的会议则会浪费大家宝贵的时间。随着时代的发展，传统模式下的会议管理已经无法适应现代部门管理的模式了，因此本文对创新会议管理模式进行了分析和探讨。
关键词：会议管理；创新；管理模式
会议管理是行政机关单位一项较为常见的工作，科学有效的会议管理，能够积极有效地处理大量繁杂交叉、急需解决的行政事务，提高工作效率，解决“文山会海”的问题，促进政府机关高效运转。但是随着时代的发展，网络手段的运用，以及政府职能的逐步转变，传统的会议管理模式越来越不适应形势发展的需要，如何创新会议管理模式就显得尤为重要。
一、当前会议管理中存在的主要问题
目前很多政府部门采用的会议管理模式仍是比较传统的，也存在一些问题，比如，一些政府部门的会议室资源有限，单位领导相互之间也不清楚会议室使用状况，常常大小会议都挤在一个会议室中，导致会议“撞车”，影响工作的正常开展；在信息技术飞速发展的当今社会，许多政府部门采取的会议模式仍旧是传统的面对面进行，在一定程度上不能起到节约时间的作用，也会浪费人力资源；有的单位在组织会议的时候，人员通知不到位，会出现参加会议人员不够的情况；有的会前参会人员不知晓会议内容，到达会议室便无法快速进入状态，导致会议效率低下；有的会议地点、方式选择不合理，参会人员数量过多，会议成本过高；有的会议形式单一，参会人员没有积极性，会议成效不明显；在会议进行过程中，现场的领导人或者组织人无法随机应变，不能严格按照会议进程上的事项进行推进，浪费了参会人员的时间和精力；有的会议管理程序不规范，会议过程会出现漏洞；有的会上决定的事项会后没有督促落实等等。这些问题的存在，会造成时间、精力和资源的浪费，不利于政府职能的转变。
二、创新会议管理的措施
1.会前的筹备。一是会议预约。针对前文提到的会议“撞车”现象，可以采取会议预约的管理模式。预约可以使会议组织人快速知晓会议日期当天的会议室信息，对会议室预约情况、会议室设备情况等快速掌握，高效筛选出符合自己需求的会议室，并以最少的步骤完成预约，减少时间成本。二是会议备案。在会议进行前，需要进行会议的备案。
在传统的会议备案流程中，手续的审批比较复杂，花费的时间也比较长，而创新会议管理，可以充分利用好信息化平台，采用无纸化备案，在政府办公平台进行审批，如此可以大大节省开会前的准备时间。三是会议签到。为了避免参会人员出现迟到、早退现象，到了预约的会议时间，会议组织人要确保所有人都真实到场，才可以进行开会。可以通过生成动态的签到二维码，投屏到会议显示器上，让在场的人员签到，会议组织人就可以有效地统计到场情况，并且杜绝了签到作弊的问题。除了二维码签到，还可以进行动态地点签到，即会议组织者在系统平台发起位置签到，所有参会人员都需要提交实时所处的位置，如此一来便可以清晰的知道哪些人员缺席了会议。
2.会中的管理。会议进行时，必须明确会议议程，会议组织人员要提前做说明，使得参会人员了解目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备。要针对不同会议的主题及参会人员的情况，采取不同的方式。比如，传统的面对面式会议，要改变以往过于冗长、主题不明确、效率不高的现象，可以直奔主题，突出重点，简单明了布置具体工作，节省会议时间；也可以以新颖的内容和灵活的形式，采取体验实践、交流讨论等环节，创新参会者体验值，到基层到田间地头听人民群众讲，到企业到现场听行业人员说，调动参会者积极性，实现了变被动参会为主动参会，让会议不再枯燥单调，也是走进基层、联系群众的具体表现。除了传统的会议模式创新外，政府部门也可以将现代信息化技术充分融入进日常工作当中，实施线上视频会议模式。线上会议是不分地点与时间的，在一定程度上也可以很好地调节参会人员的时间问题，一旦无法亲临现场，便可以通过视频会议面对面沟通，这样的会议模式极大减少了开会的成本，是值得进行推广的。
3.会后的落实。会议结束后，要及时对会议议定的事项进行整理，加强跟踪督查，采取线上、线下督促方式，让相关部门尽快落实，做到件件有回音、事事有着落，提高会议的实效。
总的来说，一个政府部门的高效运作，离不开每个人的努力和参与。而会议更是能够听取不同意见、解决问题的管理方法，因此创新会议管理模式势在必行。本文针对现阶段部分单位会议管理模式的不足进行了探讨，在此基础上讨论了如何进行会议管理的创新，旨在推进现代管理制度的健全完善。
参考文献
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