佳木斯市发展研究中心 黑龙江佳木斯 154000
摘要：随着信息技术的飞速发展，大数据应用程序已集成到每个生活世界中，从根本上改变了人们的生活方式。当档案遇到大数据时，电子档案管理也必须进行创新，与时俱进，从而开启了一个以大数据为纽带的智能档案的新时代。本文着重分析大数据时代的电子记录管理问题，并在此基础上提出新形势下电子记录管理发展的对策。
关键词：大数据时代；电子档案；分析与管理
引言
大数据时代的到来使许多行业受益，与此同时，原有的纸质档案的发展也逐渐演变为当前的电子档案。电子文件最有效的是，它们可以更好地存储文件，并且在正常使用、保存和修改过程中有更方便的方法。为了减少与人的接触，可以在线同步文件的使用和设置，并且一些不能在现场检查许多纸质文件，电子文件可以非常方便地解决此问题。电子档案可随时访问和存储档案。与纸质档案相比，电子档案的存储可以节省更多的空间，可以节省更多的资源，并为环境保护做出更大的贡献。
1.大数据时代的电子档案
1.1档案的演变历史
事件的当前一般形式和名称在成为其当前形式之前已经经历了某些发展和演变。同样，档案的载体有时也不同，从甲骨到青铜、竹子、木头、石雕和丝绸。随着东汉时期纸张的出现，档案开始使用纸张作为载体。从那时起，纸张已被存档了数千年。随着计算机技术和通信技术的发展，电子档案已成为一种新的档案管理形式。
1.2在大数据时代使用电子档案的优势
1.2.1高安全性能
由于纸质文件的保存需要特定的空间，因此，某些具有很高机密性的文件需要隐藏的空间来存储它们，有时还需要特殊的人员来保护它们。电子档案的安全性相对较高，文件是通过计算机存储的，同时，文件之间的保存是分开进行的，在文件审阅过程中不会有磨损。因此，电子文件的安全性能相对较高。
1.2.2节约资源，提高工作效率
面对当今的大量信息，纸质档案需要大量的人力、物力和文件管理空间。对于纸质档案，还应注意防潮、防水、防虫和防污染。电子文件占据了计算机上的虚拟空间，从而节省了时间、空间、人力和资源，还方便了搜索和修改。因此，与纸质文件相比，电子文件可节省更多资源并提高工作效率。
2.大数据时代电子记录管理的现状
2.1电子档案管理的法律体系不健全，影响了工作的发展
在我国，与电子文档存储有关的法律体系仍处于落后阶段，现行的大多数法律都是针对传统文档管理制定的，并且对于电子文档管理法律还没有明确的法律法规。随着我国社会经济的不断发展，每个人都迫切需要开放电子档案，但是一旦信息发布，如果出现问题，恶意使用它们将变得非常严重。因此，国家要高度重视电子档案管理的法律保护，使电子档案能够充分适应时代发展的趋势，朝着更好的方向发展。
2.2 档案管理人员自身计算机技术应用能力低
在当今社会经济发展中，人们越来越重视工作效率，高工作效率意味着他们的工作技能很强。在现阶段，我国的档案管理人员越来越多，但有效利用计算机技术来管理档案的人很少，这一群体利用电子信息处理各种问题的能力很低。电子信息技术的使用提高了档案管理水平，在一定程度上影响了电子档案的发展。因此，有关管理部门应加强对档案管理人员信息技术应用能力的培训，以实现电子档案管理的快速发展。
2.3没有很好的利用电子信息技术，电子档案的智能化受到影响
电子档案馆的发展应依靠电子信息技术。使用电子信息技术，可以使用软件找到并分析数据。
可以充分利用电子档案和社会资源的整合开发，将用户的个人信息进行连接，帮助用户解决一些实际问题。但是，这些技术在现阶段还没有得到充分利用，因此不能帮助用户很好地满足他们的实际需求。用户接收到的是一些文本信息，而缺少该图片和真实的感觉，很难根据信息技术开发各种信息。用户查询文件时，几乎总是使用电话咨询或电子邮件，并且在线查询不会直接应用于查询，这不可避免地在某种程度上影响用户的电子文件管理。因此，加强各种信息技术和电子文件管理的集成可以为用户提供各种服务，从而最大程度地提高电子文件管理的效率。
3.大数据时代电子档案管理的发展对策分析
3.1完善电子档案管理法律体系，提高电子档案的安全性
国家应当加强电子档案管理法律法规的制定，确保电子档案的安全管理。各国可以以法律形式在电子记录中添加法律效力，并可能需要此类记录。发布免责条款的理事机构免除了因打开电子文件而引起的任何责任。国家应充分利用其在管理大数据平台方面的作用，并确保社会各阶层对电子档案中发布的数据具有足够的安全性。可以解决使用时间和阅读要求，需要设置相应的管理权限，只有通过的那些人才有资格进行个人阅读。另外，有必要就信息安全问题制定相关法律，明确公开性，并建议相应的电子档案管理部门对公开档案进行核查，全面保证电子档案的安全性。此外，国家可以制定适用法律，完善电子文档管理人员的薪酬、处罚和责任追究制度，使在电子文档管理部门工作的人员忠实履行职责，取得更大的业绩的员工可以相应地得到奖励，从而确保电子档案管理的发展。在大数据时代最大化电子文件管理的价值。
3.2加强技术研究
由于电子档案的发展目前相对较短，因此对电子档案的研究也相对较弱。由于这些问题的出现，学校使用了最多的档案。学校应加强对电子档案的使用。只有在学校实施电子档案，电子档案研究人员才能加快研究速度，提出更好的电子档案相关技术，才能促进全国电子档案产业的发展。除了电子档案的技术方面，电子档案的相关软件也必须充分优化。档案对人们来说非常重要，而需要了解的某人（无论是学校还是公司）最重要的方式就是通过档案。只有更好地优化电子档案的相关软件，才能确保电子档案的正常运行。
3.3加强电子档案管理人才的培养，组建一支优秀的管理团队
随着信息技术的发展，档案管理部门对从业人员的要求越来越高。一方面，从业人员应具有较强的信息感知意识。另一方面，他们应具有强大的电子信息技术，大学应通过该技术加强对综合电子记录管理人员的培训。首先，重点大学应推进专业课程改革，加强基础专业知识的培训，使学生意识到档案管理的重要性。学校还可以组织和执行这些动手课程，使学生能够在校园中处理这些文件管理任务，因此他们将来可以更好地处理电子文件管理任务。其次，通过构建相应的电子档案技能学习软件，当前从事档案管理的员工可以掌握电子档案管理知识，提高工作技能，与时俱进，这样他们可以在这方面变得更好。通过使用电子信息技术，可以在一定程度上解决用户的实际需求，可以避免电子档案管理的各种问题，从而促进了电子档案的发展。
3.4加强电子档案的安全管理
为了确保档案的原创性、真实性和可靠性，有必要加强电子档案的整体管理。应备份电子档案，以确保其原创性。必须通过识别和专用设备等技术或手段为电子档案的管理建立特定的权限，只有授权人员才能访问和修改电子档案，从而确保电子档案的机密性。通过加强电子档案的全过程管理，可以保证档案的安全性和真实性，可以科学地开展电子档案管理工作。
结束语
随着大数据时代的来临和发展，大数据被积极地应用到各个方面，为相关产业的发展带来了更好的效果。加强电子文件管理可以促进整个电子文件产业的发展，并为日常生活提供更大的便利。电子文件可随时查看人们的相关信息。通过将传统的纸质档案更改为当前的电子档案，解决了许多存档问题，并为整个档案行业的发展提供了有力的帮助。
参考文献：
[1]杨桂明，许凤姣.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J].档案管理，2020（02）：84-85.
[2]王玉宗.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务，2019（14）：155.