湖南省邵阳市隆回县委党校 湖南省邵阳市 422200
摘要：随着电子信息技术的不断发展与进步，档案管理也开始从传统的纸质档案向信息时代的新生电子档案过度与发展。但是，由于目前国内的电子档案管理起步较晚，仍然处于一个发展与探索阶段，对于新生电子档案管理的应用还处于研究阶段，传统档案向电子信息档案管理模式过度的过程中主要的侧重点还不明确，缺乏指导的相关理论。基于此，本文主要对信息时代档案管理工作面临的问题进行了分析，并提出了改进策略。
关键词：信息时代；档案管理
引言
随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。为了满足这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着十分重要的意义。
1现阶段档案管理工作存在的问题
从档案管理内部因素的角度分析，现阶段档案管理工作主要体现出以下3个主要问题：首先是对档案管理工作缺乏重视。很多企事业单位没有意识到档案对于企业或单位发展的重要性，忽视对其的管理工作，在实际管理过程中，不能有效落实国家相关法律法规，导致管理工作混乱；其次是基础性管理业务薄弱。具体表现为缺乏系统健全的档案管理制度和部门监督体系，导致基础性管理业务不符合行业规范甚至出现违法违规行为；最后是管理人员职业素养不过硬。具体表现在两个方面，一方面是很多档案管理人员没有经过专业化的业务培训，导致档案管理意识和能力没有达到岗位要求，另一方面是部分管理人员缺乏端正的工作态度及良好的岗位责任感，对待工作敷衍了事。从档案管理外部因素的角度分析，也存在3个主要问题：首先是由于档案文件系统不兼容而引发的归档问题。目前，在我国很多企事业单位中普遍存在智能化办公系统与档案管理管理系统缺乏兼容性，甚至相互冲突的情况，导致电子档案归档困难；其次是由于档案管理平台缺乏而引发的信息利用率低下问题。由于缺少标准化、系统化、智能化、网络化的档案管理平台，现阶段，所谓的档案信息化管理仍主要停留于利用计算机技术对电子化档案进行简单编辑和录入的初级阶段，大部分管理工作仍以人工操作为主，显著降低了档案信息管理、调阅、传输的效率；最后是由于过度依赖信息技术而引发的电子档案安全问题。由于具有操作简便、储存方便、易于传输等技术优势，电子档案逐渐成为现阶段我国企事业单位主要的档案形式。但是，受到信息技术、硬件设备、网络安全等多种因素的影响，电子文档在使用过程中，经常出现文件损坏、数据丢失、感染病毒等问题，严重影响档案的保存状态和安全性。
2信息时代提升档案管理质量的对策
2.1构建完善的管理体系
档案管理体系的建立是标志着一个企业具备完善的管理能力的集中体现，只有在体制的约束下企业的每一个人员才能够将自己的工作落实到位。
首先，企业应该将档案进行分层管理，按档案信息的重要程度以及安全保密程分类，针对不同安全保密级别的档案管理制定不同的管理体制；其次，对于档案信息的存储、读取、下载等都应该进行严格的要求，明确指出哪些人员具备哪些权限，哪些人员坚决不能对档案信息进行这些操作，将信息的管理限定到指定的范围内能够增加档案信息管理的安全性，如果出现信息的泄露或者是遗失能够针对性地找到问题所在；第三，将档案管理的职责细分，不同管理能力的人员对不同安全保密级别的档案进行管理，将责任分担到个人的头上，这样可以使得档案管理变得更具针对性，在出现档案问题后也可以根据责任制度追究相关人员的责任；第四，奖励机制，奖励机制的建立是档案管理制度中重要的一个环节，需要企业根据自身档案管理实际的特点针对性地制定奖惩制度，但是奖惩制度应该适度，既让管理人员感觉到压力，同时也让其积极性得到提升。
2.2.保障软件的兼容性
在当前信息化的时代中，想要更好地将档案管理工作落实到位，那么企业应该认识到在档案管理工作中应用信息化设备的重要性，通过应用先进的信息化技术可以使得企业的档案信息资源在不同的部门之间实现共享，这样能够提升档案资源的利用效率，从而使得每个部门可以将需要的档案信息及时存档、调取，提升了工作效率。所以，企业的每一个部门都应该能够进一步地对档案管理中所涉及的信息技术进行优化以及创新，这样能够有效降低查找档案的时间，提升工作的效率。为了达成这样的目标，档案管理部门应该协调企业的财务部门、预算部门、采购部门等，将更多的计算机技术应用到企业的档案管理中来，通过先进的软件技术使档案的类型、内容等相关信息能够自动化地被科学分成不同的种类，然后根据所分的类别对这些信息进行储存，但是企业一定要确保所采购的档案管理软件能够具备非常高的兼容性，这可以更好地避免信息档案管理与以往形式的档案出现重叠，而导致信息出现混乱的形式，这对于保障档案信息的准确性发挥了较大作用。
2.3规范档案管理工作
企业需要针对档案管理制定一个更加完善的档案管理制度，通过对档案管理涉及到的所有工作内容进行明确地界定，然后将制度落实到实际的管理之中，能够进一步地保障档案管理工作变得更加规范、更加有效，从而将档案管理的最大能效更好地发挥出来。此外，在大多的情况下企业在进行档案管理工作的过程中，往往涉及许多部门协调工作，共同开展，所以此时应该进一步地将不同部门、不同人员所需要承担的职责进行明确，从而保障这些档案管理人员可以更好地将档案数据进行分类、保存、管理，这能够在很大程度上使得档案数据丢失情况出现的概率降低，最终进一步保障档案管理可以有效地将企业的发展提升到一个新的高度，在信息化时代中得到更为稳定的发展。
2.4提升档案信息安全性
第一，企业应该从根本上将传统档案管理的理念进行有效地转变，应该深刻地意识到档案信息对于企业持续稳定发展的重要作用，通过使用安全程度更高的数据库或者加密系统能够避免企业的信息被一些违法分子盗取，避免企业受到非常大的损失；第二，企业需要对用户的登录身份进行多种形式的验证，通过多样化的验证能够使得信息的安全性得到更好的保障，如企业可以通过内部管理人员语音解锁等形式进一步地确定用户信息，这样可以避免用户假冒内部人员身份登录到数据库中窃取数据；第三，采用先进的杀毒软件定期对程序进行杀毒，将一些潜在的网络病毒找出并清理掉，能够保障档案管理系统更加顺畅地运行，也可提升信息的安全程度；第四，设置信息浏览记录报警系统，如果用户在企业的数据库中进行信息浏览需要对其设置限制，如果用户长时间没有反应则触发警报系统，或者用户复制大量信息时也会触发警报，这样能够更好地将企业的损失降至最低，从而提升档案的安全性。
结束语
总而言之，在信息化时代中，档案信息管理所面对的挑战是多种多样的，这就要求相关的企业能够有针对性地对档案管理制定更为科学的管理方案，实现科学化的管理，这样能够使得企业档案管理工作质量得到提升，从而使得企业的发展可以更加稳定、安全。
参考文献：
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[2]张春英.信息时代档案管理现代化建设的思考[J].现代经济信息，2017
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