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摘要：公路档案建设和管理是加强公路建设与管理最有效的手段之一，只有全面掌握了公路档案，才能保证公路建设品质、实现有效维护，确保公路使用寿命。本文分析了影响公路工程档案管理工作的问题，并提出相关措施，以期推动档案管理工作的进步。
关键词：高速公路；建设项目；档案；管理；信息化
1 引 言
随着重点公路及高速公路、县际公路、农村公路及路网改造等一系列公路建设的高速发展，正不断形成和积累大量的公路工程项目档案。如何加强对公路项目档案的管理，既是公路工程项目管理工作的职责，也是档案管理部门的职责。
2公路工程档案信息化管理的重要性分析
2.1通过档案信息化，为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率。档案信息检索的结果，往往是使查阅者或者档案管理人员了解到有关档案的一些线索，根据这些线索调阅的档案，要么是一份文件或数份文件，要么是一个或数个甚至一批案卷，就总体来看，其内容仍然是零乱的、不系统的，特别是对那些按专题利用档案的人来说，仍有许多不便。因此，高速公路档案管理部门要对档案信息进行优化，以解决或缓和档案文献的客观状况同人们利用要求之间存在的种种矛盾。如作为档案信息化的编研材料:董事会决议、大事记、组织沿革，这些体现了高速公路公司发展规划、重大决策，组织机构及公司领导变化情况，为公司营业执照变更提供了原始性资料，更是为流动性相当大的高速公路公司运营管理、领导决策、科研开发等提供更多有利用价值的档案信息资源。又如，在高速公路行业实现档案信息化管理，即做到无纸化办公、资源共享，既节省成本，又能提高工作效率。
2.2通过档案信息化，可以促进和改善档案管理各环节工作，进而促进档案管理整体水平的提高。在档案信息化过程中，通过编著编研成果，也就是档案信息化从中可以使档案人员工作环环相扣，有条不紊地进行。如:从实际工作出发，为了使项目档案更好地为项目养护、建设提供利用，相应建立相关的数据库。这样，就要求建设项目在建设过程中就进行档案信息的编研工作－对原始档案信息的组合，从源头抓起，而不是等项目建成通车后再按数据库的有关内容进行数据的输入，从而减少了工作量，避免做重复的工作，使工作环环相扣，从而提高档案工作效率、提升档案管理整体水平。
2.3通过档案信息化，尤其对于那些利用频率相当高的档案进行优化，不仅可以在相当程度上减少直接利用对档案原件造成的自然磨损，而且可以更有效地保护档案。如有些利用单位或个人需要在借阅的大量案卷进行拆卷复印的过程中，由于不小心把档案损毁，甚至使案件丢失部分内容等，没有按档案装订要求重新进行装订，而是按自己平时装订普通资料随便装订，不仅达不到保护档案的目的，反而造成档案原貌上的改变。
2.4通过档案信息化，可以扩大档案部门的影响，使公司领导及各部门对档案工作更加的重视和支持，档案信息化也就是对信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高高速公路行业建设、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高公司的经济效益和社会效益。信息收集和处理更加快捷、及时，不仅满足内部工作人员的业务处理，还满足出差在外地的领导、成员等可通过互联网连接到本公司服务器获取有关数据和阅处文件等业务，使管理者能够更好地把握已经开展的工作，还可以使管理者预测下一步工作。当档案信息化成为领导决策的左右手后，档案工作就会越来越引起企业及领导的重视，越来越引起各部门的支持。
3高速公路建设项目档案管理工作存在的问题
3.1工程档案管理制度不健全
高速公路建设项目的工程档案管理，需要多个单位全面进行，由于对工程档案管理工作的不重视，相关的管理制度建设也就不完善，无法指导和约束工程档案管理工作的进行。尤其在一些高速公路建设项目的招投标和施工合同的签订中，没有将工程档案管理纳入责任制；施工单位或者监理单位甚至只是用兼职人员来进行工程档案的管理，没有完善的制度进行指导和约束，工程档案管理工作的效果难以保证，甚至在实际的工作中出现无专人、无专用工具和无固定库房的三无档案管理。
3.2档案管理方式较为落后
信息技术逐步深入到人们的工作生活当中，从而衍生的各种各样的信息，这信息包含了有利用价值和无利用价值的内容，都会对人们的工作和生活产生重大影响。实际中，部分公路工程档案管理还沿袭传统的档案管理方式，没有使用具有科技化的仪器和设备来辅助完成档案管理工作，这使得档案管理工作的效率大幅度降低，同时也增加了档案管理工作人员的工作量。
3.3工程档案管理信息化建设落后
利用计算机技术进行档案的管理，是现代工程档案的发展趋势，当前的高速公路工程档案，不论在生成、保存还是查阅等方面，还是以纸质的档案为主，信息化建设水平低，限制了工程档案管理工作的发展。手工填写的工程档案，不但效率低，成本高，还会出现因为人为错误等造成的填写不规范等，在档案的保存和检索方面，也远没有信息化档案管理的优势。
3.4监督指导工作的欠缺
现实工作中，由于受到专业上的限制等，档案行政管理部门对专业档案工作的监督指导相对于文书档案工作来说比较薄弱。加之专业档案馆之上有其专业的主管职能部门，在思想上往往更容易接受专业主管部门的指导管理，而专业档案的主管部门又认为专业档案馆受档案行政管理部门指导，因而疏于对自己的专业档案管理的监督指导，使专业档案馆的档案管理工作常常处于无人监督指导的境地。因此，上级档案行政管理部门要按照“统一领导，分级管理”的原则，推动各级部门加强对专业档案管理工作的监督指导和检查。
4加强高速公路建设项目档案信息化管理工作的建议
4.1 技术管理精细化
在高速公路项目建设过程中，要做的就是对单位档案进行排查和优化，要充分了解档案的类型、保存状况以及数量等，要根据实际项目情况，科学的选择信息技术，比如数据库、数据压缩以及高速扫描等，从而逐步实现工程报建、档案编制、网上咨询、档案移交及审核等信息化档案管理体系，建立档案网站进而为档案服务及宣传创造良好的平台。
4.2对施工现场进行精细化管理
首先，要对施工现场的机械设备进行精细化档案管理，包括设备的维修情况、使用情况及养护方案进行入档处理，并设立专门的设备存放点。对于贵重机械设备，则应该落实责任制，精确记录到专人、专机，甚至专人维修，以确保设备信息的完整存档，为设备正常运行提供保障和依据。其次，要对成本计划书进行即时的完善，强化施工责任制，严格按照项目要求进行档案上的精细化管理。最后，对加强对施工现场的管理，派专人对现场的材料堆放问题进行统一规划，使得现场材料既不影响现场工人工作也不会造成大量的材料浪费，有效降低施工现场的成本，提高企业的经济利益。同时，施工企业应该加强对工作流程科学性的设计，加强施工现场各组人员工作上的衔接性，提高施工现场工作人员的工作效率，降低施工现场施工成本。
4.3实行内业资料的微机化管理
内业资料的标准化是实行内业资料微机化管理的基础，而实行内业资料微机化管理又是实现内业资料标准化的有力手段，两者相辅相成。实行内业资料的微机化管理，不仅保证了内业资料的规范化，而且快速、经济，减少了人力和物力的浪费，减轻了内业人员的工作强度。应该指出，公路工程内业资料管理的微机化不仅仅是内业表格的微机管理，更重要的是实现内业数据的自动采集、内业资料的网上传输签认、归档和查询。
5结束语
在信息技术高速发展的当下，有效地利用信息化的手段管理公路工程档案不仅有利于全面提升公路工程档案的管理效率，同时也保证公路工程质量得以稳定提升。档案部门在公路工程建设中发挥着重大作用，档案人员要从办公室走向一线，开展对公路重点项目工程档案资料监督、指导、归档工作，真正重视加强工程建设项目档案的集中、有序和安全管理，使档案资源来源于实践应用于实践，为建设项目投产后的生产运营、管理提供科学依据，为公路工程建设服务。
参考文献：
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