摘要：经济的发展，社会的进步推动了科技的进步，当前，随着多年的发展，计算机开始朝着网络化、微型化、人工化、智能化的方向发展，计算机操作系统也经历了机器语言、程序操作语言、简单操作系统、Windows桌面操作系统等阶段，计算机系统的运行速度不断提升，对社会生活的影响更加广泛。计算机技术突飞猛进的发展使得办公领域的自动化水平不断提升，形成了计算机技术和现代办公管理为一体的办公模式。
关键词：计算机软件；办公自动化管理；应用
引言
在办公自动化中采用计算机信息数据传输技术，可在办公过程中利用先进的设备，传达海量信息的同时，还能进行信息分享，并缩短信息传输的时间，这对于提高办公效率以及质量有极大益处。通信工程中运用计算机信息数据传输技术，受众可在很大程度上突破时空的限制，对相关终端设备进行利用，随时随地对有关信息进行查询，获得极大便利。
1计算机软件应用在办公自动化管理中的意义
1.1管理成本降低
在办公过程期间，对办公用品的需求量非常大，这对来说是一项巨大开销。如果运用计算机软件对办公自动化进行管理与应用，那么将会有效降低的管理成本。计算机软件在应用过程中，不仅可以提高的工作效率，还可以为减少一些不必要的工作流程，同时在节约用纸中为我国的环境保护作出了巨大贡献。目前，办公自动化从两个方面降低了成本，分别是办公成本和交通成本。1、办公成本。自办公自动化体系应用以来，各开始减少纸张的使用程度，全面实施自动化办公软件，从而节约了办公成本。比如中各部门之间的沟通与协作，完全不需要用纸张来传送信息，仅通过计算机软件即可完成，这种方式不仅节省时间，还能在一定程度上减少用纸的需求。2、交通成本。有许多规模较大，在办理业务过程中，由于受区域限制的影响，必须要乘坐交通工具才能完成资料交接，这对来讲也是一笔不小的开支。但自从开始应用办公自动化体系后，在进行资料交接时就可以通过网络来实现，从而会给减少一定的交通成本。
1.2优化办公管理环境，规范办公流程
传统意义上的办公仅仅涉及桌椅、文件材料，在具体的工作中如果所需要处理的内容增多就会使整个办公工作变得杂乱无章。将计算机软件引入办公自动化管理领域可以将所有资料信息统一归类到电脑系统中，由电脑程序来整合这些信息，在遇到信息整理和利用问题的时候可以借助网络解决问题，从而不仅能够简化办公操作流程，还能实现办公管理升级。
2计算机软件在办公自动化管理上的应用
2.1基本办公自动化软件
目前，在办公过程中使用的文字处理软件有wps办公软件、基于windows操作系统的办公软件：办公系列和基于网络的文字处理软件。值得注意的是，这种文字处理软件有其优点，例如wps办公软件在文字处理功能上较强，同时也提供了一个免费的过程应用版本，占用的电脑设备内存较小，所以它被人们广泛使用；网络文本处理软件需要浏览器的支持来操作文本，不需要计算机系统提供其他软件的支持，但由于其编辑任务复杂，无法胜任，办公系列办公软件的开发与兼容，为办公单元的办公自动化管理提供了方便，也得到了人们的广泛应用。在办公过程中应用文字处理软件不仅可以提高办公效率和质量，而且可以实现无纸办公的目标。
2.2安全
通过有效的规范业务流程、以及实际结构框架，进而实现安全保障。作为信息安全管理最为基本的要求，人员权限可以由管理人员进行相应分配；此外，管理人员也可以根据具体工作内容和要求，对权限进行合理分配。
现阶段的系统都是采取模块化管理，如果用户不具备访问权限，将无法访问未经授权的模块。通过设置访问权限，可以使业务操作更加具有针对性，不同部门用户可以依照具体工作内容，选择相应的模块就行访问，对于不具有访问权限的用户，无法查看相关工作内容信息。总之，利用人员权限操作可有效地保护办公自动化中的业务核心内容。
2.3协同管理软件
在网络办公过程中，协同具有至关重要的作用。协同工作一般来讲，由事件名称、内容、以及流程所组成，主要是通过定义工作流程，以此使其他个体接收到事件内容。在具体的编辑事件内容过程中，可以进行文档格式的编辑。假如遇到需要修改的文档，自动化办公管理系统在计算机软件的作用下，会自动将修改痕迹显示出来，例如修改内容、修改者姓名等等。
2.4管理办公自动化软件
管理办公自动化软件的主要功能包括：新闻发布、管理系统、邮箱、实时通信、云盘、工作流程、资源、出勤登记、定位跟踪、调度、工作日志、消息提醒和人力资源管理等等……其中常见的办公通讯软件有qq、微信、电子链接即时通讯软件、Bigant等。这些软件采用先进的互联网技术、工作流技术、计算机技术、信息通信技术和一系列现代办公应用设备，突破了传统办公时间和空间。限制并实现了一些办公业务活动在各类现代办公设备以外的人，实现了人机交互，广泛、全面、快速的信息集成、整理、处理、存储和共享，实现了办公管理的整合，及时沟通，信息发布、公文处理、知识管理、流程管理、项目管理、辅助办公室、人力资源管理等。实现了高效的信息共享、及时的通信、自动化和协同办公管理，提高了办公和管理的及时性和效率。人工智能系统实现了工作的智能化，是一种新的工作模式。
3优化计算机软件在办公自动化管理中的应用
首先是加强计算机的应用管理。在引进办公自动化之后应该明确其在中的应用方向，不仅要将计算机软件应用到员工的日常办公、资料储存、交流之中，还要充分利用计算机软件对信息和数据进行分析和处理，充分利用网络资源。还可以将各部门的数据进行统一归类，有时对一方面信息的处理可能会用到很多部门的数据，把各部门的数据都统一进行归类后有助于方便查阅和使用，也有利于管理者对各部门信息的了解。还可以与的合作伙伴进行软件联合，方便双方进行沟通。还应扩展办公自动化的功能，加大投入，研发其在辅助决策和管理系统方面能力，提高管理者对计算机信息的参考，提高其决策的科学度。总之要对计算机软件和网络资源做到最大化的利用，最大限度实现办公自动化，促进资料和信息的高效利用和提高的工作效率。其次是选择适合的计算机自动化软件系统。要想发挥计算机自动化软件在办公中应有的作用，就要挑选合适的计算机办公软件。在其挑选的过程中，一定要考虑计算机需要承载的信息量，还要结合发展规划，适当增加自己切实需要的软件，不可在选择软件的时候一味地求新和求其功能的强大，也不能为了节约成本而购买盗版或不恰当的软件，其造成的损失会比节省的开支更大。充分考虑对软件的需要，可以为自己定制专门的软件，比如金融公司，就要为自己定制金融分析能力强且信息储存量大的软件。
结语
综上所述，在知识经济时代，计算机软件成为办公自动化管理系统建设的重要组成，通过合理应用计算机软件能够提高的工作效率，为办公人员进行科学决策提供重要支持。为此，在新时期，需要立足自身发展实际情况借助计算机软件将的各项业务和计算机软件整合到一起，充分发挥出计算机软件在提升综合竞争力中的作用，达到降低管理成本的目的。
参考文献：
[1]段金凯计算机软件在办公自动化管理上的应用分析[J]电脑迷，2016（11）：35
[2]康谷浅谈计算机软件在办公自动化管理上的应用[J]科技创新导报，2013（2）：200