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档案信息化建设的重要性及规范化管理

发表时间：2021/6/10 来源：《中国科技信息》2021年7月作者：何美容

[导读] 本文首先整体阐述了档案信息化建设开展的意义，并且进一步解析了档案信息化建设中存在的普遍性问题，最后提出了档案信息化建设的规范化管控举措。以期为我国档案领域持续发展带来可参考的建议。

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摘要：本文首先整体阐述了档案信息化建设开展的意义，并且进一步解析了档案信息化建设中存在的普遍性问题，最后提出了档案信息化建设的规范化管控举措。以期为我国档案领域持续发展带来可参考的建议。
关键词：档案；信息化建设；规范管理
        伴随着如今社会的极速化发展，网络与信息化技术不断革新与深入推广运用，档案的管理工作也迎来了前所未有的发展机遇与相对严峻的挑战，档案的管理信息化运作也显得亟待提升，而随着档案管理信息化的持续开展，其安全性、平稳性等都是成为了当下其工作中需要面对的核心问题，深入增进档案的信息化建设，同时关注其规范化的管控，才可以切实保障档案工作真正地展现出其应有的功能价值。
        1档案信息化建设开展的意义解析
        1.1有利于健全档案的传承功能
        档案是相关事物最为有效的记录方式，从我国数千年的发展历史长河中，档案都在各个时期扮演着重要的作用，尽管其往往不会受到大众较为密切的关注，但是其却是全面记载着历史与社会的发展。古代时，各个朝代都有着专属的卷宗来记载着当时的发展与变迁，其本质上而言都属于档案。而伴随着如今社会的不断发展，传统的档案工作也在持续地革新，特别是伴随着信息化技术的进步，档案资料更多转变成为了电子资料形式的存储，从而更好规避了宝贵的档案资料，由于纸质保存期限相对有限的情况，所引发的资料受损问题出现。让信息化更好推动相关企事业单位档案的全面补充，不断健全其内部的档案资料，让档案信息更具丰富性。
        1.2可大幅增进服务效能
        以往的档案管控工作更多是依据人力来进行存档、检索与调用。特别是在档案运用的环节之中，显著存在着检索速率相对较慢的情况。而某些间隔时间相对较长的档案被高频次被调用，也会在一定程度上档案资源带来损坏，档案的损坏无法逆转，倘若产生档案损坏亦或者是丢失会进一步降低档案的存储与运用效率。深入地推动与健全的信息化建设，可以更好保障档案的健全性，让全部的档案实现电子化转换，规避纸质档案出现被运用损害的情况出现。电子档案可以进一步提升其的整体运用率，往往只需要在一台信息终端设施上便可以完成整体的档案管理过程，全面节约了档案的检索周期，增进了档案管控工作的效率。
        1.3为大数据发展给予有效助力
        近几年来，大数据的发展态势彰显出了显著的迅猛化特征，大数据在社会中的运用也更多样性，其以线上网络为核心载体，将资料进行规范化的整合之后展现在其具体的档案资料运用需求人员的面前，而档案的信息化，可以有效地充实大数据的数据库、进一步地增进各领域的密切沟通，将所有企事业单位涉及的多样化资料信息融合到大数据之中，为其发展给予重要的助力。
        2档案信息化建设中存在的普遍性问题介绍
        尽管现阶段我国诸多的企事业单位都全面认知到了档案信息化运作的核心价值，不过在实际开展档案管控信息化工作的阶段，仍然面对着较为多样化的问题，亟待进行深入的探知与解决。
        2.1企事业单位管理人员对档案工作的探知度不足
        相关的管理工作人员需要着眼于全局的发展角度，档案工作的关键性其并不低于基础的工作，尽管在如今信息化背景下，管理工作人员都深刻认知到了档案与信息化发展融合的意义，但是依然存在普遍存在着认知深刻性不足的问题，档案管控系统匮乏相对统一的标准，相关的工作人员对信息化建设工作也欠缺相关的专业知识，档案管控系统日常的维护工作也需要诸多的专业知识，此些都需要专业人才来进行工作开展。现阶段，我国绝大部分的企事业单位通常没有专项的内部档案管理部门，其日常档案管理工作更多是挂靠在三方机构当中，这也直接导致相关企事业单位的管理层通常没有工作重心放在档案方面，这也让档案管控工作的开展作用大打折扣。

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        2.2档案信息化建设条件支持亟待深化
        有效做好档案信息化建设工作的核心条件包含人员素质与经费支持等。绝大部分的企事业单位档案管理工作人员尽管有多年的工作经验，不过是对信息方面的知识却严重匮乏，同时人员配备不完善，同样也是影响档案信息化发展的核心因素。并且，很多企事业单位对档案管理的专项资金投入都相对有限，经费不充足，专业化的档案信息化设施配备不完善，都成为了影响档案信息化运作的关键问题。
        2.3档案管控系统运作标准不统一
        现阶段在档案管控领域中由于其管控系统运作的标准不一性，这也直接导致了档案资源的整合以及共享方面存在着相对显著的限制，在大数据时代的发展背景之下，不能实现有效的交互，这也在很大程度上影响着档案信息化的全面发展。
        3档案信息化建设的规范化管控介绍
        档案作为具有严格保密性的专业数据资料，其在信息化的发展趋势影响之下，也面临着较大的安全运作威胁，如何切实保证档案的安全性，让其可以在相对复杂的网络环境下获得更好的运作空间，这也是如今档案管理工作需要亟待解决的重要问题。
        3.1创建并且不断完善档案信息化机制
        对于任何领域的工作而言，只有创建切实可行的运作标准，才可以保障相关工作的规范化开展。而针对于档案的信息化建设而言，同样也是如此。其需要一整套相对完善的机制规范。我国目前对档案信息化建设的有关机制要求核心有《全国档案信息化建设实施纲要》，这也就需要所有的企事业单位严密依据有关要求，并且充分结合自身情况来创建其专属的档案信息化建设机制，明晰其工作开展的具体流程，并且针对于相关的工作人员，创建专项的工作奖励与惩戒机制，从而真正意义上实现档案信息化建设机制的不断健全，更好保障此项工作的标准化开展。
        3.2增进档案信息化建设的安全性
        档案作为一种具有极高保密性特征的资料，在如今发展极具多样化性的网络环境之下，其也面对着前所未有的安全性威胁，因此需要全面增进线上的安全防护，积极引入最具现代化的网络技术，定期做好档案资料库的病毒检测等工作，从而有效规避黑客等对核心电力档案资料的窃取。在增进线上防护等级的同时，也需要对工作人员的责任意识给予强调，明晰所有人的工作岗位责任，提升档案信息化建设工作人员的工作开展责任与安全意识，全面加强安全防护，切实做到标准化管理。
        3.3健全档案信息建设工作的监管机制
        监管机制是切实做好档案信息化建设中不可缺失的环节，所有环节的工作都需要进行规范化的安排，不过倘若没有与其同步执行的监管机制，则信息化建设工作则往往不能依照预期的运作方向开展。而在逐步增进监管的同时，也需要将层级沟通渠道全面打开，从而更好保障档案信息化建设工作的深入开展。
       结束语：
       综上所述，档案的信息化运作是对推动档案管控工作效率与品质持续提升的关键，同时更是顺应当下时代发展趋势的唯一选择，并且也是所有企事业单位全面推动档案管理工作发展的核心方式。因此作为档案管理的工作人员，需要全面秉持党的领导，以国家所发布的档案管理政策作为日常工作开展的核心指导，关注档案管控信息化工作的开展，以最高品质的要求来切实推动此项工作的开展，同时依据标准化的管理保障档案信息化的安全发展，真正意义上推动我国档案领域工作开展品质的不断提升。
参考文献：
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