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项目综合办公室业务系统人员现状分析及提升对策

发表时间：2021/6/10 来源：《中国科技信息》2021年7月作者：王春东

[导读] 在项目工作开展过程中，综合办公室在沟通、管理、协调等方面发挥着不可替代的作用。随着企业规模的不断扩大，综合办公室发挥的重要作用日益突出，对办公室业务系统人员的综合素质要求更高。作为公司办公室，如何提升项目综合办公室整体的综合能力是我们当前的工作重点。现结合当前办公室业务系统人员现状进行分析并提出一些解决措施。

中铁一局集团第三工程分公司王春东

摘要；在项目工作开展过程中，综合办公室在沟通、管理、协调等方面发挥着不可替代的作用。随着企业规模的不断扩大，综合办公室发挥的重要作用日益突出，对办公室业务系统人员的综合素质要求更高。作为公司办公室，如何提升项目综合办公室整体的综合能力是我们当前的工作重点。现结合当前办公室业务系统人员现状进行分析并提出一些解决措施。
关键词；办公室业务；系统人员；提升对策
        一、项目办公室业务系统人员现状分析
        （一）人员基本素质状况
        公司现有在建项目60余个，遍及新疆、陕西、广西、江苏等区域。办公室业务系统内，除外聘人员外，共有146人，其中，全员合同制员工114人，劳务派遣人员14人，技术服务人员18人，涵盖了公司和项目办公室主任、副主任、业务主管、部门干事、食堂管理员、汽车驾驶员及厨师等各个岗位。
        1.从人员数量看，项目办公室数量和办公室业务系统人员数量不匹配。办公室业务系统人员146人，其中从事办公室业务（除去食堂管理员、厨师和汽车驾驶员）90人，平均每个项目办公室人员仅有2-3人，人员数量远远不能满足办公室实际业务工作的要求。
        2.从年龄结构看，项目办公室业务系统人员构成复杂，两级差异化较大。35岁及以下人员68人，占总人数的47%,36岁至50岁人员49人，占总人数的34%，50岁以上人员29人，占总人数的19%。
        3.从学历、专业结构看，办公室业务系统人员素质不能完全胜任办公室业务需求。大多数办公室业务系统人员非专业出生，多是半路转岗，且非长期从事办公室业务工作。所学专业涉及办公室系统业务的仅为24人，占总人数的16%；第一学历大学本科学历毕业人数为27人，仅占总人数的18%，大学专科毕业24人，占总人数的16%。其他学历方面，函大本科毕业13人，函大专科毕业2人，技校学历4人，中专学历1人，其他学历75人。
        （二）人员业务能力状况分析
        1.对办公室业务系统内基础管理制度掌握不够，主要体现在以下几方面：一是公文写作。从各项目日常上报公司的请示、报告等公文来看，部分项目办公室人员公文写作能力较差，格式不规范，未按照公文标准化要求执行；二是业务办理。部分项目办公室人员未熟悉掌握业务审批制度，不按照管理要求规范办事。以固定资产采购为例，时常出现未审批直接购买或先采购后审批的违规现象。
        二、项目办公室业务系统人员存在问题分析
        （一）从机关层面看，公司办公室作为公司办公室系统各项行政业务的牵头管理部门，一是缺少系统性培训。公司办公室对项目办公室业务系统人员培训时间短、次数少，培训人员也无法全覆盖，对核心管理制度宣贯不够，未将核心管理制度要求、信息化系统业务宣贯培训落实到位，导致日常工作开展存在诸多困难。二是出差调研少，不能及时准确掌握项目办公室管理存在的问题和需求。三是缺乏考核激励措施，对项目办公室业务开展情况考核不到位。四是公司对项目综合办公室重视程度不高。自2015年-2020年公司每年招录的本科毕业生中文科生所占比重少，导致综合办公室业务系统人员无法满足项目部的需要，高素质、高能力人员更是捉襟见肘。
        （二）从项目层面看，一是项目领导对综合办公室不重视，职能定位不准确，认为综合办公室可有可无，可替代性高，存在东拼西凑、应付工作的现象。部分项目领导认为综合办公室是服务部门，谁都能干，谁干都可以，对办公室人员只注重使用，不重视培养。二是大局观念和服务意识不强。项目办公室作为基层项目部上传下达、后勤管理、办文办会等重要部门，部分项目办公室缺乏大局观和执行力，服务意识不强。

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三是培训学习不到位。由于项目日常生产压力，各类会议、接待等工作应接不暇，项目办公室人员培训较少，缺乏学习提升机会。部分项目存在应付公司开展的各类培训的思想，培训时凑人数，真正从事综合办公室业务的人员往往无法参加培训，导致培训流于形式，达不到培训的目的。四是业务能力和素质有待提高。
        （三）从个人层面看，部分办公室人员缺乏学习的主动性和自觉性，“等、靠、要”思想严重，觉得有问题找公司就会顺利解决，没有积累足够的工作经验。另外，部分项目综合办公室人员缺乏对自身业务的正确认识，业务能力和水平不高，领导交办的事项无法及时全面完成，达不到领导的期望和要求，导致领导对综合办公室越来越不重视。
        三、项目办公室业务系统人员素质要求
        综合办公室在项目日常管理中担负着辅助领导决策、协调部门沟通、传达各类信息等方面的作用，对外代表项目部的形象和窗口，对内发挥协调中枢作用，要求综合办公室人员具备知识面广、业务技能娴熟、沟通能力强等各方面的业务素质。综合办公室职能能否有效发挥取决于办公室人员素质和能力。作为综合办公室业务系统人员应具备如下素质和能力。
        （一）具有较高的大局意识和服务意识。综合办公室在项目部中发挥的作用是极其重要的，既要为项目管理人员做好沟通和服务，也要为项目各施工队提供协助，同时还要为业主、监理、地方政府和公司检查工作提供服务。准确、快速地传达地方政府、业主、监理和公司的要求，及时协调落实项目领导的各项工作安排，对各部门工作情况进行协调和监督，这就要求综合办公室人员具备较高的大局观和服务意识，对各级单位和领导的要求有准确深刻的理解，才能促进项目各项管理工作协调有序推进。
        （二）具有较强的业务水平和协调沟通能力。项目综合办公室在日常工作中涉及的事项杂而烦乱，对于业务人员来说，具有较强的业务水平，是做好各项工作的前提条件。综合办公室在项目部起着承上启下的关键作用，需要及时将项目领导的要求和意见传达到项目相关部门，并及时跟踪督导相关部门落实情况，这就需要办公室人员具有一定的协调沟通能力。对于综合办公室人员来说，能写、会说、能管、会沟通，这是业务基本要求，没有较强的业务水平和沟通协调能力，不但会造成自己工作中的被动局面，而且也会影响项目领导和相关部门的工作。综合办公室人员不仅能力素质要高，还要能及时协调相关部门对突发应急事件进行迅速、灵活、妥善的处理。
        （三）具有较好的职业素养。一是具有良好的职业道德。对于综合办公室来说，部门集体作用的发挥更有利于各项工作的开展，集体协调合作，既能反映出部门的精神面貌和氛围，又能推动部门工作的高效开展。二是良好的心理素质。作为办公室人员，必须具备自信、谦虚、谨慎、随和的处事技巧和态度。在工作中不断学习，提升自身业务能力和水平，树立工作信心；日常加强与领导和同事的沟通，谦虚好学，保持乐观的心态；对工作中的困难和问题要不折不挠，坚持钉钉子精神，对工作中取得的成绩要保持平常心，以随和的态度去对待人和事。
        四、针对当前现状的解决措施
        （一）机关层面。一是要加大培训力度。根据当前各项目存在的共性问题，通过线上线下等方式组织进行集中系统培训，宣贯应知应会、核心管理制度，明确各项管理要求，使项目办公室人员夯实业务基础。二是创新培训方式。采取联合其他相关业务部门集中统一培训，多运用情景化典型事例，通过案例模拟，加强实际操作能力，提升办公室人员的业务技能。三是运用考核激励措施。对各项目办公室工作进行常态化考核，表扬先进，树立导向意识。
        （二）项目层面。一是加强对综合办公室的重视。项目部要正确认识综合办公室的职责，准确定位、加强培养，充分发挥综合办公室协调服务作用。二是加强岗位考核力度，对缺乏积极主动性的人员要加强教育，倒逼员工自主学习，营造主动学习提升的工作氛围。三是加强培训工作，积极开展全员大培训和“导师带徒”活动，选择业务技能娴熟人员带领，通过项目和导师相互配合和督导，逐步提升办公室人员业务技能。