巴彦县红光乡人民政府 黑龙江巴彦 151814
摘要：档案管理在城市建设中都有着至关重要的作用，因此加强对档案管理的规范化处理具有重要意义和价值，能够有效提升档案管理的现代化水平。本文就目前档案管理的规范化内容进行了讨论，并提出相关具体措施来加大对于档案的有效规范，从而提高档案管理工作的效率和质量，推动我国档案事业的可持续稳定发展。
关键词：档案管理；规范化；现代化
1.前言
档案管理是社会管理的核心和焦点，随着科技和社会不断发展，档案管理方式和办法也在不断深入改革、创新。现代档案管理方法已进入企业、国家、政府档案管理领域，必须给予重视。
2.提高对档案管理规范化认识的具体内容
档案管理的规范、标准化，是实现档案管理的重要环节，也是档案管理的现代化表现。在搞好硬件建设的同时，做好文书数据的处理，是不断提高档案管理工作的规范、标准化的重要基础。其中，公文发展是档案工作实现规范、标准化的前提条件，坚持"以本单位形成文件为主体"的立卷归档原则，是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案件质量，是推动档案工作标准化、标准化的可靠保障；利用电脑管理文件，是使文件工作规范、标准化、标准化的一种有效方式。
档案规范化管理工作是确保相关企业以及事业单位开展文书工作的重要前提，日益丰富的工作经验表明，虽然文书处理和档案处理各有不同的工作任务，具有相对独立的特点，但由于文书是文案的源头，档案是文案的归宿，因此，必须加强两者之间的整合应用，不断强化系统性思维能力，通过对各类不同档案信息数据的有效规范，开展相关指导性工作，提高档案管理的现代化水平，对于档案管理工作的稳定发展至关重要。
档案管理规范化是档案现代化管理的一个重要部分，同时也是衡量档案管理水平的重要指标。充分有效地进行档案规范化工作，加大对于档案管理经验的有效积累、探索和掌握文件工作的规律，从而不断提高档案管理的现代化水平，因此加强档案管理具有重要意义与价值。因此，我们应充分认识到做好文件管理工作的重要性，立足于文件管理的长期发展大计，坚持以文件管理作为中心，切实加强文件管理，遵循文件管理的基本原则，将文件工作纳入单位的总体发展计划和规划，清晰明确职责范围，纳入职责评估，同步进行、检查、总结，验收文件工作。
3.档案规范化管理的具体措施
3.1强化档案管理现代化意识
传统档案管理通常是由相关工作人员在整理每个人的纸版档案后，根据不同类别进行管理和存储，但这种文件管理方法存在许多弊端，首先管理上复杂，工作人员的工作量很大，其次是这样的文件管理模式仅限于国家或其他地区的管理者要检查文件，工作需要投入更多的时间、物力、财力等方面费用，因此给工作的开展带来一定的阻碍，但在现代档案的管理中，这种情况可以有效地避免，因此，必须在政府和文件管理人员需要加强现代化的文件管理意识，使他们认识到文件管理现代化的优势，从而真正接受此种档案管理方法，这样的管理方法必然能顺利地运行下去。同时加强档案现代化的管理意识，这也是保证档案管理顺利进行的前提。
3.2改善管理环境，提高档案管理的时效性
由于一些单位未严格执行档案管理制度，加上档案管理人员自身素质不高，使得他们在做档案基础工作时，往往漏洞百出，甚至发生档案资料填写错误的事情。这些因素的存在，给正常的档案管理带来了很多负面影响，甚至直接影响到档案资料的时效性。
面对档案管理上存在的弊端，我们必须要认真加以改正，要严格按照档案管理制度和条例来做好各项工作，使档案管理工作的设置趋向于合理、科学化，档案管理坚持系统化、规范化的原则，杜绝非档案管理人员进入档案室，进而保证档案室的安全及资料的完整性。
3.3加强专业知识的学习，提高管理者的能力
要想使档案管理走向正规、科学化，就要在更大程度上发挥档案对信息资源的重要作用，主要依赖于档案管理者的综合素质。单位选拔档案管理人员时，不能仅重视文化素质的要求，同时要加强对他们的思想政治、职业道德等领域的教育，不断提升档案管理员的综合素质。档案管理者在上岗之前，一是要进行必需的专业知识培训和学习，提高自己对档案管理的能力，增强自己的责任意识，改进自己的工作观念。二是通过专业的培训，使档案管理者熟悉并掌握现代档案管理思路和方法，充分使用网络资源，优化文件管理程序，进而确保档案管理的科学、系统化。三是有必要的，可以采取"请进来，走出去"的方式，拓宽文件管理者的视野，增加文件管理者之间的相互交流。
3.4加强对档案管理的监管，推进规范化进程
加强对档案管理的监管是保障档案管理工作的重要手段，目前我国基本上已初步制定和完善了以《档案法》为中心的档案管理手段，并与其他有关法律法规配合，对档案管理进行监督，共同确保档案管理的有序开展。政府和机构在法律的监管下，在现代信息技术指导下，使得档案管理的可操作性变得更高，这对监管部门是一次巨大挑战，但现代信息技术势在必行，也是未来行业发展的方向，但档案对于每个人都是至关重要的，而且文件中的信息十分丰富，几乎涵盖每个人的信息。所有的信息资料数据在档案管理中都必须保证其真实和完整，这不仅仅是文件管理的要求，也是文件管理未来的方向。
3.5建立规章制度，确保档案管理规范
文件资料的收集、案卷质量的建设，使档案工作在法律法规的指导下顺利开展。坚持上门，责任到人，落实人，加强管理工作人员和科研工作人员档案的认识；归档通报加强了各部门的责任意识，有效推动了各部门的分管人员对本部门的档案工作进行督促、检查；尤其是需要加大对于档案工作检查评比活动的有效开展，充分激发员工工作积极性。
档案部门的立卷体制，充分发挥兼职档案工作者的作用，任何单位的档案专职人员都是有限制的，随着档案工作要求的不断提高，档案工作的业务量也不断增加，要保证档案工作的规范化管理有效运转，仅靠少数专职档案干部是远远不足够的。必须充分发挥兼职档案工作人员的潜力，实行部门立卷制。兼职档案人员的作用是不可忽视的。充分发挥兼职档案员的作用，不仅能保证文件材料的收集、完整、规范，而且能缓解文件档案管理部门工作的压力，为专职文件干部提供更多时间、精力，加快文件管理工作的稳定发展。
4.结语
综上所述，加大对于档案的规范化管理能够有效提升档案管理的现代化水平，同时还能够有效保证档案数据的完整性和真实性。在开展档案管理的规范化作业过程中，必须不断强化管理意识，加大对于档案管理人员的培训，改善档案管理环境，加强各项规范制度及标准的优化实施，进而能够大大提升档案管理的效率和质量，从而不断推动档案管理工作的现代化发展。
参考文献：
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