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信息化环境下高校财务报销流程优化建议分析

发表时间：2020/11/19 来源：《基层建设》2020年第22期作者：董梦琳

[导读] 摘要：随着我国高等院校的飞速发展，使得高校传统的财务报销流程已经无法满足现阶段高校运营的实际需求，特别是在现代化信息技术不断进步的时代背景影响下，致使传统报销流程中存在的一些问题逐渐凸显出来，严重影响了高等院校的整体发展。

        潍坊学院山东潍坊 261061
        摘要：随着我国高等院校的飞速发展，使得高校传统的财务报销流程已经无法满足现阶段高校运营的实际需求，特别是在现代化信息技术不断进步的时代背景影响下，致使传统报销流程中存在的一些问题逐渐凸显出来，严重影响了高等院校的整体发展。因此，本文就针对当前高校财务报账流程中的相关问题进行了全面的探究，并对此提出了一些改善建议。
        关键词：信息化环境；高校财务报销流程；优化；具体措施
        引言：随着社会经济的稳步提升，使得高等院校的规模也在逐年扩大，这就对高校的财务工作提出了更为严峻的挑战。现阶段，大部分高校仍然在沿用传统的财务报销流程，使得“报销难”的问题日益严重。基于信息化环境的影响，财务部门必须具备与时俱进的发展眼光，结合先进的现代化技术，运用科学合理的管理方法，来不断完善高校财务报销流程的相关工作，以此来推动高等院校的顺利发展。
        一、简述当前高校财务报销工作的具体流程
        首先，我们应对目前高等院校普遍使用的财务报销流程做一个系统的了解，现阶段，大部分高校的财务报销工作普遍运用的是报销人持相关报销单据到财务报销大厅，经由财务人员进行核实后，予以审批的操作流程，其业务流程可以简单概括为四点：其一，报销人将需要报销的单据整理好，然后填写报销单，由项目相关负责人进行签字，如果支出的金额达到一定金额或涉及到特殊业务，还必须由学校领导进行审批；其二，报销人进行网上预约，然后将单据拿到财务报销大厅，待财务人员对相关单据进行审核，确定报销金额是否准确，报销手续是否齐全，报销的相关内容是否符合学校规定；其三，编写会计凭证；其四，出纳进行拨款，假如审核未达到报销要求，则需要财务人员对报销人告知具体原因，并将单据退回给报销人使其重新进行整理。
        二、简述当前高校财务报销流程中的不足之处
        1财务人员的工作压力较大
        从目前来看，大部分高校都采用的是较为传统的面对面窗口报销形式，财务人员在为师生们提供报销的服务时，不仅需要对报销流程进行大致的讲解，及时回复师生在报销时遇到的问题，还要在具体的工作过程中接听大量的咨询电话，这样就会大大影响到财务人员的工作效率及工作质量，不仅会对财务人员的具体工作增加难度，同时也会给他们带来巨大的身心压力。
        2财务报销工作整体效率普遍较低
        通过对当前各大高校财务报销流程的了解我们可以看出，财务报销工作的整体效率普遍偏低，而造成这种结果的原因主要体现在以下几点：首先，报销人必须要对报销金额、发票及相关合同等进行严密的核实，然后再交于财务部门进行复核，一旦在复核过程中出现未达到学校相关规定的地方，财务部门便会将其退回给报销人进行重新整理，这大大增加了报销环节的整体时长；其二，对于高校的财务人员来说，必须要严格遵守学校的相关规章制度，针对之前的退单资料进行复核时，财务人员也必须重新加以计算，造成了重复工作的现象，大大拖慢了财务部门的整体工作效率，同时加剧了财务部门工作量的积压，直接导致高校“报销难”的问题日益严峻。
        3高校经费审批环节效率低下
        就目前而言，国内大部分高校都采用的是校内管理层的审批制度，在对经费进行审批时，必须由院校的相关领导及部门进行签字审批。通常情况下，拥有审批权的领导要兼顾起教学、行政及科研项目等相关工作，由于涉及的工作内容众多，加剧了领导签字审批的难度，已经审批的报销单一旦在报销环节中被拒，则报销人就必须再次进行整理，然后再找领导进行审批，这大大浪费了报销人的时间，同时也对财务部门带来一定的不利影响。

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        4软硬件设施无法满足高校的实际发展需求
        现阶段，大部分高校所运用的会计管理软件，根本无法对具体的支出金额是否超出预算金额准确的识别出来，这就要求财务人员必须通过人工摘录加之精密计算，最终确定支出金额是否超支，是否能够满足具体的预算要求，特别是遇到那些时间周期较长的项目时，就会大大增加财务部门的人力投入，使得财务部门的整体效率无法得到有效的提升。因此，为了能够将预算的相关指标进行细致划分，同时提升核算环节的控制力度，高等院校则必须对先进的现代化信息技术加以合理的运用，来逐步完善高校内部的会计信息系统，以此来推动财务部门整体工作效率的提升。
        三、浅析优化高校财务报销流程的具体措施
        近年来，随着科技水平的飞速发展，使现代化信息技术被广泛运用于社会各个领域，因此，高校也应紧跟时代的发展步伐，将先进的现代化技术合理的运用到财务工作中，以此来实现高校财务报销流程的优化，从而更好的推动高等院校的信息化管理进程。
        1构建智能排队平台
        针对高校财务报销流程的相关问题，首先，我们应着重解决的就是报销排队问题。对此，相关部门可以运用先进的网络技术构建出一个网上智能排队平台，该平台不仅要具有排队叫号的性能，还应该拥有网上预约及短信提示等性能。网上预约功能可以令报销人依据自身的具体情况来确定报销时间及报销单据数量等，在财务人员收到预约信息后，报销人则可以直接在预约的规定时间到财务处进行报销，大大减少了报销人的等待时间，同时也提升了财务部门的工作效率。而智能化的短信提示功能，则可以在报销人领取号牌之后，通过对报销人手机号牌的记录，提前为报销人发送精准的短信提醒，这样就无需报销人一直等候在财务大厅，大大节约了报销人的宝贵时间。
        2构建网络报销平台
        通过网络报销平台的构建，可以大大提高财务部门的审批效率。首先，报销人通过网络报销平台上传需要报销的票据照片，然后填写好电子报销单，并将报销经费的编号进行上报，然后系统则会依照经费预设的审批权限，来对报销人进行审批，随后报销人借助电子签名等网络技术，就可以直接通过网络进行签批，之后提交给财务部门进行审核，在审核不合格时，将其退回给报销人进行重新整理；其次，在审核合格时，财务人员则需要打印出报销单，并且编制记账凭证，报销人则可以在预约时间内直接到财务部门的网络报销窗口进行办理。最后，财务人员必须要对报销人提供的原始凭证与网络中上传的凭证进行严密的核对，待审查通过后，将记账凭证打印出来，交由出纳将报销款项拨给报销人。
        3加强对移动终端的合理运用
        随着手机的普及，推动了手机软件的创新发展，目前，移动办公软件已经发展的相当成熟，为人们的日常工作提供了便利的服务感受。因此，高校的相关部门可以充分的运用现代化信息技术，不断完善学生日常使用的校园手机软件，在校园APP软件中加入财务查询功能及网络报销功能，这样就可以通过手机实现财务报销的查询及审批操作。与此同时，经费的管理人员也可以通过查询系统而实时掌握经费的使用情况，打破了时间与空间的局限性，而院校的相关领导也可以通过网络审批系统而对各项事务进行审批，这样可以有效的提升整体的工作效率，对促进高校的现代化管理具有非常重要的意义。
        结语：
        综上所述，基于信息化环境的影响，传统的财务报销流程已经无法满足当前高校的发展需求。因此，相关部门应充分运用先进的现代化信息技术，来加强院校的财务管理工作，通过科学合理的技术手段，来提升财务报销工作的工作效率及质量，从而更好的推动高校的全面发展。
        参考文献：
        [1]李红.优化高校财务报销流程的思考[J].经济师，2020（02）：93+95.
        [2]尹学东，梁勇，杨蕊，张祥竞.高校财务网上报销系统实践与探索[J].会计之友，2019（17）：111-113.
        [3]胡燕.网络信息化模式下高校财务报销工作流程再造探讨[J].科技经济导刊，2018，26（07）：237-238.
        [4]丘艳.信息化环境下高校财务报账流程优化的研究[J].科技资讯，2018，16（04）：135-136.