蔡士江
身份证号码：41061119871110****河南郑州 450000
摘要：在当今社会，城建档案管理占据着至关重要的地位，开展城建档案电子文件归档工作，有助于提升综合管理效能，实现城建档案电子档案管理创新，在电子文件归档中，要注重安全性、体系性，实现管理创新目标。
关键词：城建档案；电子文件；归档；信息化建设
引言
对于城建单位而言，城建档案的归档管理是十分重要的，传统方式对文件、照片等载体有着不同的归档方法和存贮条件，档案量大，归档管理工作繁杂，而如今信息更为繁多，因此需要积极建设基于“互联网+”的数字城建档案管理服务平台，为其他单位和社会提供有关服务。
1当前城建档案电子文件管理的现状及问题
1.1资金投入不足、信息化工作难以有效开展
城建档案信息化建设，无论是设备的购置、档案管理软件的开发、网络的构建、城建档案纸质档案的数字化，还是现行电子文件的有效保存和归档，都需要大量资金的支持，但城建档案管理部门、建设系统各部门、工程建设各参建单位都存在资金投入不足的问题。
1.2缺乏信息管理方面的相关人才
城建档案信息化建设需要大批复合型专业人员参与，要求不仅要掌握档案知识，还要掌握信息技术、计算机、科技软件等新技术，具备信息知识和网络文化的综合管理能力。但中小城市城建档案从业者信息化水平偏低，信息化建设方面的专业人才还相当缺乏，系统掌握档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术和电子档案管理的人还相当少。
1.3数据库更新不及时
数字化档案管理是将软件作为整个管理体统的“大管家”，我们都知道软件需要维护，所以这个管家需要经常性的更新，如果不能更新和修补，就会造成整个城建档案数据库框架缺乏系统性，系统的整体性也不强，所有的数据库只有更新才能扩大数据库的规模，也使得文件的存储和阅读类型不再单一。数据库的更新就是为了让更多的城建档案有丰富的格式支持，实现真正意义上的城建档案资源无边界存储和传输。
1.4档案数字化过程中质量检查不全面
无论是纸质档案转化为电子档案，还是从计算机上直接生成的电子文档，在进行统一管理时，都必须对这些档案进行严格的检查。如果检查工作不细致，就有可能导致档案数字化成果质量得不到保障。PEG图片漏扫，PDF原文漏页、目录漏著录、页数与实际原文不对应、目录与数字化原文挂接串位、图片不可读、PDF原文不可读、图片分辨率不够、图片漏裁边、图片倾斜度过大、图片不清晰、档案案件重复、案卷整卷漏扫、目录中错别字、文号有误、文号漏填、标题与原文内容不对应等。这些都是笔者以往在数字档案管理中遇到过的问题。由于检查中存在疏忽、大意，后期这些档案的利用价值将会大打折扣。
2城建档案电子文件归档的有优化策略
2.1城建档案工作部门要进一步提高认识，增强紧迫感
随着信息技术和互联网技术在各级机关和全社会普遍应用，建设行业产生的文件无论是设计图纸、施工管理文件还是审批文件，绝大多数都是在数字信息环境下进行。城建档案管理部门要对应归档文件进行有效管理，必须走档案信息化之路，否则就会面临“无档可归、无档可用”的尴尬局面，严重影响城建档案事业的发展，影响数字城市和智慧城市的建设。如果城建档案工作部门不能充分认识城建档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整，从而造成档案部门的严重失职、国家档案的严重缺失、社会记忆的严重丢失。
2.2补充完善城建档案数字化标准
在当前的城建档案发展形势下，城建档案部门的相配套制度已经逐渐趋于完善，但是在一些管理细节方面还要进一步的细化。尽可能针对不同类型、不同来源的档案资料，做出更为明确的要求。例如要纸质档案向电子档案转化时，不仅要明确哪些档案可以转化，还要对转化后的格式、内容等做出更为明确的要求。例如明确PDF图片的最低分辨率，保证电子图片中包含的数据、标注等信息十分清晰，这样才能使数字档案具备相应的利用价值。原来的城建档案可能有文本、图形、表格、音频等多种形式。在统一转化为数字档案后，应当对其格式进行统一规定。
2.3做好档案数字化转化中的监督
城建档案的数字化建设是一个系统性的工程，在这一过程中需要安排专人负责监督和技术指导。可以抽调经验丰富的档案管理人员，成立专门的档案数字化质量控制小组。从前期的数据准备，到中期的档案转化，再到后期的档案验收，实行全过程的监督。在转化过程中，如果发现有质量问题应当及时与相关人员进行沟通，保证数字化成果的质量。同时还要引进反馈环节，总结档案数字化建设中存在的不足和成功的经验。这样在今后持续推进城建档案数字化中，就可以加以借鉴。无论是在保障档案资料完整性，还是进行档案价值挖掘方面，都有一定的帮助。
2.4提高信息体系的安全性
通过加密技术等对保密内容进行更严密的保护，信息安全其实是相对的，因此在构建档案信息系统时，可利用互联网与城建档案馆内网办公网采用物理隔离的方式，数据交换将采用摆渡方式，使档案信息在传输时更为便捷且安全。服务平台应建立统一的用户与权限管理，确保实现安全性和秘密性，未经授权用户不得对数据进行访问；完整性，未经授权用户不得对数据进行篡改,用户在平台上的所有操作都有日志记录。同时，城建档案部门内部的计算机应安装防火墙和杀毒软件，并通过控制网络权限等方式严格控制外部网络与内部网络间的访问，避免内网受到干扰和破坏。
2.5工作相关其他技能培训
城建档案数字化建设本身是一个系统性较强、专业程度较高的工作。这就要求档案管理人员除了具备专业知识外，还要根据具体工作的开展要求，掌握其他配套的技能。例如要熟练运用各类应用软件，做到城建档案数字化成果转化、利用等工作。把信息技能培训作为重点内容，着重提高档案管理人员的信息素养。要养成定期对数据库内档案资料的容灾备份，这样可以防止因为物理破坏和黑客入侵导致的城建档案丢失问题。还有就是对于城建档案数字化管理系统中的软硬件设备，也要掌握其维护技术，才能保障数字化管理平台能够稳定运行，为城建档案各项工作开展提供必要的支持。
结语
计算机已经成为了我们生产、生活中的重要工具，而且未来的人类社会发展也要更多的依托计算机的发展而前行，为城建档案电子文件归档提供了更为旷阔的空间，对于促进科技化社会的快速提升有着至关重要的作用。我国正处于社会改革的重要阶段，科学技术的发展是我国实现伟大民族复兴的重要手段，在大数据的背景下只有不断提升城建档案电子文件归档水平才能更好的提升国家实力。
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