胡婷 陈涛 钟甜甜 秦理 王予倩
（四川电力交易中心有限公司，四川 成都， 610041）
摘 要：随着电力市场化交易规模日趋扩大，交易品种不断丰富，市场主体数量成倍增加，电力交易机构在电力交易结算过程中已接收或形成了大量记录和反映结算业务经济事项的，具有保存价值的数据、文字、图表等各种形式的结算资料。在新形势之下，想要做好电力交易机构结算档案的管理工作，首先要明确电力交易机构结算档案工作的重要性，加快结算档案管理工作的现代化建设，同时发展档案管理的信息自动化，才能保证管理工作的基础质量，优化电力交易机构结算档案工作管理水平。
关键词：新形势；信息自动化；档案管理
Thoughts on Optimizing the Management of settlement Records of power Trading Institutions
Hu Ting, Chen Tao, Zhong Tiantian, Qin Li, Wang Yuqian
（Sichuan power grid power trading center, Sichuan, Sichuan, Chengdu 610041, China）
Abstract: With the expansion of the scale of the electric power market transaction, the variety of the transaction is constantly enriched, and the number of market subjects is multiplied. In the process of the settlement of the electric power transaction, the electric power trading institutions have received or formed a large number of data, text charts and other settlement materials of various forms that record and reflect the economic matters of the settlement business and have preservation value Under the new situation, to electricity trading offices of archives management work well, must first clear power trade offices the importance of archives work, to speed up the settlement and the modernization of file management, development of file management information automation at the same time, in order to ensure the quality of the basis of management work, optimizing electricity trading offices archives work management level.
Key words:New realities;Information Automation;Archive management
0 引言
按照中发9号文及其配套文件的规定，电力交易机构负责向市场成员出具结算依据。近年来，随着电力市场化交易制度的不断变化，电力交易市场情况日益复杂，如何将此部分结算资料以纸质或信息化数据形式标准化、高效率的保存并利用起来，充分发挥档案信息的价值，已是当务之急。
为进一步加强电力交易机构规范运作，优化电力交易机构结算档案的标准化、规范化和智能化管理（intelligent management），实现结算档案在实际工作中的长效保护和深入应用，本文从优化管理机制、优化管理体系和提升智能化标准三个方面，探讨了电力交易机构结算档案的管理优化思路。
1 优化管理机制
完善责任权利，搭建高效规范的结算档案管理运行机制。增强档案管理建设意识，构建档案管理组织框架，厘清档案管理的职责界面，明确组织各环节责任分工。
1.1强化档案管理权责意识，组建档案管理专项小组，明确相关责任及权利。由机构负责人担任小组组长，负责档案管理中跨专业协调工作；部门领导担任副组长，负责各专业相关档案的协调工作及档案管理相关审核监督工作；档案提供人员和档案管理人员担任组员，负责档案管理的具体实施及相关问题的解决。
1.2畅通沟通协调，建立“事前、事中、事后”的闭环运营管理机制，保障结算档案数据的准确性、完整性和统一性。
（一）归档前，档案管理小组根据“结算依据、结算结果和结算档案”一致性的要求，事先开展计划工作会，梳理档案管理工作中的协同联系，制定归档计划安
排表及档案清单。
（二）归档中，按照“谁结算、谁提供、谁负责”，“谁接收、谁保管”的原则，事中定期召开月度例会，通报档案管理中各项工作推进完成情况，当前存在的问题及问题整改进度。
（三）归档后，定期开展事后档案管理监督自查工作。由小组组员开展档案定期清点自查，由组长、副组长对档案管理流程及档案的完整性和准确性进行不定期抽查，并监督整改，及时总结，形成结算档案闭环管理。
2 优化管理体系
2.1履固化工作标准
建立有序的工作流程和完善的管理规范制度，包括纸质、电子档案的收集、建档、分类整理、存放、保管、借阅、销毁和安全保密等管理工作的标准，实现周期内自动运转的常态化工作流程。
2.1.1制定归档范畴
结算归档档案应包含记录和反映电力交易结算工作的依据、过程及结果的相关数据及资料，记录载体包含不限于纸质资料和电子档案。制定归档档案覆盖范畴，做实档案管理内容基础。
2.1.2推进周期安排
结合结算数据收口周期，搭建一体化结算档案管理流程，形成结算、统计、分析和档案为一体的标准化流程时间安排表。紧抓归档时间任务安排计划，落实周期内各项计划任务。
2.1.3科学分类管理
对档案进行统一分类及编号，设置标准化目录，装订成册，编制档案保管清册，列明保管纸质档案名称、卷号、册数、起止年度等。结合档案信息的长期共性及短期特性，统一思想，设立档案业务框架，建立对应查询关系。
2.1.4统一存放标准
整理归档文件使用的书写纸张、装订材料应符合档案保存的相关要求。应使用统一的档案盒、档案袋；档案盒（袋）应统一材质、统一规格，使用统一标识，以便区分和识别。统一基础设施存放标准，
2.1.5严抓保管要求
做好档案资料的保管和交接工作。定期对档案进行常规巡查，如发现有信息残缺等问题的档案文件，应及时联系提供人进行信息确认，并做好相关的处理工作；如有工作交接，必须办理好档案工作交接手续，同时报备交易机构。完成档案工作交接前，不得离职或者转入新的工作岗位。移交人员对所移交的结算档案和其他有关资料的完整性负责。
2.1.6加强权限管理
应当加强对纸质档案和电子结算档案的查阅和复制权限管理。规范完善结算档案查询、借阅、复制审批流程和手续，查阅和复制结算档案应经其部门负责人或者其授权人同意，履行登记审批手续后才可执行。
2.1.7健全销毁流程
由本单位档案机构会同结算机构提出销毁意见及原因，编制结算档案销毁清册，列明拟销毁结算档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由档案管理小组进行鉴定签字盖章，由小组组长批准后再监督销毁。
2.1.8统一保密管理
档案管理小组所有成员和查阅、复制及使用人员应遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和机构有关保密规定。
2.2规范场地标准
对档案室进行统一规范的规划设计，对场地设施设备进行标准化规范运营，并建立档案室应急管理预案。
2.2.1严格设立建设标准
对结算档案实行集中统一管理，档案室建设应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）的相关要求。结算档案室应满足承重要求，符合防盗、防火、防尘、防潮湿、防鼠、防虫等要求，配置必要的温控、除湿设备，保持清洁、干燥和良好通风。纸质档案数字化应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA-T-31-2017）的相关要求。
2.2.2合理规划使用空间
档案室设置阻燃性良好的密集型资料柜，资料柜的数量应满足全部结算档案存放的需要，并为未来档案增长预留一定余量空间。
2.2.3强化日常巡视管控
每日巡视档案室及各软硬件设备，保持结算档案室环境卫生和档案资料的有序整齐摆放；定期对档案室的设施设备进行检测保养，如有设施设备故障，尽快进行维修更换。
2.2.4制定应急管理预案
做好电子结算档案容灾备份，异地备份，至少每年要对结算档案进行一次检查。在档案室内，装配实时监测预警装置，备份保存的结算档案要作好防火、防磁、防水、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉变、防鼠、防静电等工作，保证数据安全、完整。
2.3完善评价体系
建立结算档案管理绩效机制和责任追究机制。优化业绩激励指标，由档案管理小组对档案管理的关键指标进行设定和追踪，充分调动档案管理工作的积极性；同时细化管理责任，对因结算档案管理不规范导致档案遗失、损毁的，发生投诉或者企业经营风险等情况，对责任人和责任部门按相关规定处理。
3 提升智能化标准
3.1构建双轨制存储方式
按照“智能化管理（intelligent management）”要求，充分运用大数据信息技术，依托平台系统，以提升优质服务为目标，实现纸质档案与电子档案的同步存档和全过程管理，充分发挥纸质档案和电子档案的各自优势，建立双轨制存档。在结算归档初期，暂按纸质档案与电子档案双规制备案，待条件成熟后，再逐步过渡至无纸化存档方式。条件成熟时，也可探索分布式储存手段的应用。
3.2提升档案检索智能化
以长效储存为根本，建立档案检索词的关联，对档案的重要性进行综合评定，对检索顺序进行排序，实现关键信息检索（Information Retrieval）、全文关联检索等档案信息资源的有效运用及整合，从而大幅提升检索效率。
3.3探索档案应用智能化
在对档案进行智能化管理（intelligent management）的基础上，探索对长周期结算档案进行多维度的数据应用，分析对档案数据的深度服务需求，持续提升数据挖掘，不断加强数据分析，进一步优化电力市场规范运营。