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摘要：档案管理是企业管理工作中非常重要的一部分，不仅是人才信息的重要承载和源泉，还是记录工作、项目等各种信息的一种重要途径。信息时代的到来，传统档案管理中的各种问题也逐渐凸显，如何充分利用信息技术的优势来提高档案管理效率成为了我们共同探究的课题。
关键词：企业档案管理；问题；解决措施
引言
在信息爆炸的时代，各种各样的信息充斥着人们的生活。基于互联网平台的开放性，以及计算机信息技术的不断渗透，数据共享正逐步实现。信息资源有极大的研究价值，隐藏着行业发展规律，对于研究行业未来前景有着重要意义。对档案信息进行管理，也很有必要。因为档案信息见证了社会的变迁发展，具有极高的保存价值，新时期下，档案管理工作发生了极大的改变。
1企业档案管理存在的问题
1.1管理手段落后
传统的档案管理是手工操作的，不仅大量的耗费人力体力，还占用不必要的时间进行打理，导致企业发展转型更慢，而现在科技高度发展，可以利用计算机技术，对企业的档案进行整理查阅，减少了企业的负担，还能加速企业的发展，但是目前企业档案管理手段落后，不能将档案更好的进行归类，像缺少专业人员一样，档案会无人看管导致丢失。企业的档案管理手段不够先进，与时代脱节，落后传统的管理手段不仅仅浪费了太多人力资源，还费时间，企业就会发展停滞，管理手段是控制企业发展的重要环节之一，也是最基础的环节，在管理的基础上进行发展，因此落后传统的管理手段应该及时的进行更新，使用现代化管理手段进行档案的管理。
1.2缺乏专业人员负责
档案是企业的痕迹，它记录了企业发展的历程，而这些档案目前没有被高度的重视，因此，只有很少的企业对档案管理方面分配专业的人员负责。没有专业的人员负责就说明企业的管理人员没有对自己公司的档案有着很好的认识。专业人员缺乏也会导致档案无人管理，档案管理这个名词听起来容易，但是从企业开始发展至今为止，有着无数的记录，这需要专业人员一点一点的进行查证、分类并归拢起来，方便下一次的查阅或者拿出来当做证据。专业人员会比非专业人员更加注意档案的收集与归档，分类也更加的细节和专业。专业人员的缺少直接导致档案放置混乱，没有好好储存导致档案丢失或者损坏都会给企业的发带来不利的影响，甚至还会因为档案的缺失造成企业倒闭，因此，在档案管理方面，还是需要专业人员的。
2企业档案管理问题的解决措施
2.1强化硬件防护技术
大数据时代，档案管理对于硬件的要求越来越高，尤其是硬件防护系统，更是应该不断加以强化。具体应做到两个方面：第一，完善数据备份系统。在大数据时代，电子档案极容易受到环境影响，可能会产生文件损毁、丢失、中病毒等多种情况，因此，应该进行定期检测和拷贝，多重备份，以防止数据丢失。对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作。第二，采用加密技术。档案具有一定的机密性，多数情况是非公开的。然而大数据时代，网络安全不得不引起重视。在档案管理过程中，为了确保档案资源的机密性和安全性，需要采用加密技术。具体来说，有很多种加密方法。比如，在档案管理过程中，为了使档案更安全，可以采用双密钥码，网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥。一个是公开的加密密钥，一个是严格保密的接密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解秘密钥解密。这样一来，既保障了档案信息的使用与收集，又强化了使用与收集过程中的保密性。任何人都可以利用公开密钥发文件，但是需要有解密的密钥才能获取文件，所以第三方很难截获原文，这对于传输中的电子档案具有很好的保护效果。
2.2创建档案数据库
在应用大数据技术时，档案馆会受到产业、专业等各方面的限制，会影响到管理效果，因此档案馆应该创建档案数据库，在实现档案资源数字化的同时提高数据库资源的应用效率，为档案管理工作的优化升级奠定基础。档案馆可以和数据公司共同开发能够为档案管理提供便利的软件、设备。同时，档案馆也可以和一些科技研究所共同研发数据分析工具，从而实现档案信息化管理。在开发档案数据库时，首先，需要先实现档案资料的数字化，即将纸质档案信息转化为电子档案信息。其次，需要对档案进行合理分类，提高档案管理效率。最后，需要创建完整的档案数据库，汇编所有的档案资料，并将数据库公开，从而提高数据库的利用效率。
2.3应用科学化管理方式
档案管理利用计算机技术，实现数据云储存模式。档案管理人员，针对档案存储或存放变动进行及时更改。同时档案管理员，要重视档案的保密性。合理科学地利用档案信息，灵活变通档案信息，实现公司有用资源的共享，更好地为有需要的项目提供服务。例如，某科技公司，在进行项目投标的过程中，因为项目资料需要查找档案。由于公司档案调档需要审批权限，但是管理人员并不在公司。为了项目顺利进行，档案管理人员在遵循保密权限原则的同时，要灵活下放权限。可以利用微信或电话录音等方式，确定项目需求资料。利用互联网通信技术，完成档案权限在线签署。档案的价值不是静止存放，应该加强资源共享。例如，某工程公司，进行新员工入职培训时。培训内容可以根据公司存放的档案，进行合理的案例信息折射，帮助新入职的员工，加快适应工作的步伐。档案信息管理，不仅仅要重视量的增加，还要精进质量。不是所有的信息都是最有价值的信息，根据档案的重要级别进行分级存放，提炼出最有价值的档案信息，真正实现档案的服务价值。适应科学管理方式，有利于提高档案管理的规范化建设，同时提高档案信息质量，为公司提供更高的经济利益。
2.4专项人才储备充足，从核心上提升竞争力
人才就是最核心最尖端的竞争力，一位在档案管理领域卓有建树的专家，能够大大提升公司的档案管理效率，进而产生长远的影响，促进公司在数字化时代更好的发展。因此，企业在进行招聘的过程中，需要舍得下成本，用较高的薪资吸纳人才，让这些人才为己所用，改变公司的档案管理工作存在的问题。同时通过这种对于档案管理工作的重视，能够提升市场的活力，让档案管理这个看似不起眼但实际上非常重要的专业恢复往日活力。这样才能有源源不断的专业人才输送到企业当中，帮助企业优化档案管理工作，促进其他部门与档案管理部门的协同合作，最终从核心出发，提升企业的竞争力，获得更加长远的收益。一定要加强档案管理的工作人员的服务意识，强化他们服务的观念。因为档案管理人员的工作并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密档案只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅，除了那些绝对机密的文件，其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使所有的经济效益达到最大化。
结语
档案管理是企业发展的基础，企业的档案越完整，发展的路上就会越有底气，更容易发展和升级，在进行档案管理的同时，也要加大档案重要性的宣传，让更多的人了解企业档案的重要性，提高人们普遍的认识。根据分析当前企业档案管理的问题，提出相应的对策和建议，加快企业的发展，还要结合企业自身的发展状况，进行适合自己企业的档案管理模式。
参考文献：
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