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企业办公室管理协调职能的服务意识探究文哲

发表时间：2020/9/3 来源：《基层建设》2020年第10期作者：文哲

[导读] 摘要：办公室是企业承上启下的重要部门，在企业运营中发挥着重要作用。

        陕西建工发展集团有限公司陕西咸阳 712000
        摘要：办公室是企业承上启下的重要部门，在企业运营中发挥着重要作用。此外，管理者应该提高办公室的协调管理能力，以公文承办、会议组织为主，发挥办公室在企业运营中的枢纽作用，保证企业长久稳定发展。
        关键词：企业办公室管理；协调职能；服务意识
        引言
        在党和国家强调的“为民服务、创优争先”的工作中，各区政府、事业机构和单位中各级企业办公室起到了关键的组织与服务，而且机关办公室还是该项活动的参与主体，为活动的顺利开展给深入推进付出了较大的贡献。通过实践表明，办公室职员唯有真正提高自身整体素质，方可充分做好内强素养高、外立形象，方可立身履职、高质量服务。
        1办公室协调职能基本内涵及其重要性
        从协调的内涵上看，主要是指基于共同事务及相同目标，针对思路及行为而达成的一种配合过程。协调的对象分为主体和客体，双方秉持同一目标，采用互相交流沟通的手段，达到一种兼具平衡和默契的状态。在协调下，各方的行动、步调、秩序才能趋于一致。作为办公室而言，其在企业管理及企业运营中起到重要的润滑作用，是企业能够完好运转的中枢，企业又有众多的管理及技术部门，这些部门工作需要串联沟通时，办公室就从中起到协调职能。
        2企业办公室管理协调职能服务意识
        2.1建立科学系统的办公室管理与协调制度
        对企业办公室的工作制度进行改革，完善工作管理制度，强化办公室服务职能。办公室只有具备完善的工作制度，才能加快办公室的运转，消除以往工作中存在的弊端。在这方面，一些企业面对的市场竞争较大，有些优秀企业在此方面做得很突出，企业应向其进行学习，吸取经验。企业应建立一套系统科学的办公室管理与协调制度。有些企业办公室存在着职能相互重叠、职能不完善、职能分割等多样问题。举例来说，某个企业有多重部门对某一个部门进行指导，但发生问题时，却没有部门去负责，而这个部门又不具备相关的权限，就需要一级一级的上报，寻求处理问题的办法，造成了事态的拖沓，效率低下。因此，企业的办公室应对各部门的管理职责进行细分，消除职能相互重叠、职能断裂、职能分割等问题，明确各部门工作人员的工作职能，并对其权限进行明确规定，以防互相推诿的现象发生。
        2.2提高对企业办公室管理工作的重视
        对企业办公室管理协调职能的优化，首先要提高对此项工作的认识，相关工作人员应该从思想意识上认识到此项工作的重要性。首先，领导部门要重视办公室工作，给予物质、资金的支持，保证办公室工作的良好运作。其次是企业办公室的工作人员要提高自身对工作的重视。不少企业垄断着国家的一些经济支柱企业，企业与其他企业之间的竞争较小，有些工作人员对工作不够积极，认为企业是铁饭碗，在工作态度上比较消极，对于工作上的事物能拖就拖，能推给别的工作人员或者其他部门的就不自己做，工作效率较低、工作态度散漫。这严重不利于企业的发展。因此，提高工作人员的责任意识，使其认识到工作的重要性，是优化企业办公室管理协调服务模式的重要内容。
        2.3明确职能划分
        办公室协调管理的基本工作内容主要包含政策协调、关系协调、工作部署等。政策协调在领导的决策上发挥一定的参谋助手作用，以企业的长远发展为目的，为决策管理者收集外界信息，并综合各职能部门合理分析信息，为企业提供未来的战略决策方案。关系协调即主要协调内部关系和外部关系，内部关系主要指的是企业内部各个部门之间的沟通问题，利用自身特有的协调特点促使不同部门之间相互理解信任，从而提高企业的整体效率。

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而外部关系协调，主要针对企业整体与外部进行协调，做好各个单位之间的沟通理解，搭建相应的信息桥梁，发挥办公室的桥梁服务作用，为企业的长久稳定发展提供有力的市场基础。工作部署协调是办公室协调的主要内容，主要包括落实决策、督办催办、值班管理、会务服务等。工作部署是办公室协调的主要内容，相应的管理人员需要密切了解公司各项工作的进程，合理协调，分清主次，确保企业各部分工作有序开展。
        2.4定期举行学习培训
        办公室事务复杂多样，细小繁琐，服务工作十分复杂，这就需要工作人员具有一定的服务意识。而学习培训是提高办公室职员服务意识的重要手段，对于办公室的职员来说，工作与学习密切相关，相辅相成。相应的人力资源管理人员应该建立形成持续学习机制，督促办公人员在工作中总结经验，克服困难，查漏补缺，从而不断提高自身的综合能力，营造良好的学习工作氛围。此外，相应的办公室管理者也应该定期组织培训，选择优秀的服务人员进行进修，将服务质量与绩效职称挂钩，提高职员的服务水平。作为办公室的基础人员，应该做好相应的本职工作，遵守行业规定，认真对待本职工作，增强服务意识，忠于职守，尽职尽责，全力以赴完成好本职工作。在准备协调工作时，应该做好相应的B方案，未雨绸缪，综合数据和时间预测结合，利用企业相关的服务平台，及时响应各部门的信息回复。例如，在正式上岗之前企业要做好相应的培训工作，在工作中要实行一定的淘汰制度，激励服务人员提高自己的专业素养，全身心的投入到本职工作中。要加强交流学习，更新服务理念，借鉴先进的服务管理模式，增强内部团队的整体素质，提高办公室队伍的整体水平。
        2.5创新工作方式方法
        企业要改变以往存在的不与市场经济相适应的工作方式方法、创新对办公室管理工作的工作方法，借鉴其他发展较好的企业在办公室管理方面的相关经验。变革以前沿袭下来的不利的工作方式与方法。有一部分的企业办公室的工作人员在工作上还存在着官僚作风，老员工觉得自身资历较高不作为，或者指挥新来的工作人员做自己应该做的事。办公室工作人员对基层部门员工的工作与生活不够关心，对基层状况不了解。但工作出了问题时第一反应就是对相关工作人员进行批评，寻求责任人，而不是第一时间配合相关部门解决问题，将损失降低到最低限度之内。这都给企业的健康发展造成了阻碍，对企业的生产与经营存在着消极影响。因此，企业办公室应创新工作方式，改变不良的工作作风。
        2.6提高办公室工作人员队伍水平
        企业办公室工作人员工作技能水平的高低与服务意识的高低都直接影响着工作的水平，因此，应不断加强对其进行基本的工作技能的培训，提高工作技能，使其不断学习先进的工作方法，加强对理论知识与技能的学习，不断提高办公室工作人员的自身的知识素养，强化办公室工作人员的服务意识。企业还可以从其他公司引进突出管理才能的人才，以活跃整个办公室人才队伍。提高对办公室人员的准入门槛，选拔具备市场经济、市场思想、具有专业管理知识、素质较高的人员。提高整个办公室人员队伍的水平，以促进办公室管理的职能优化。
        结语
        办公室作为一个基础性的协调服务部门，是企业沟通的桥梁和枢纽。因此办公室管理者应该不断增强服务意识，主动协调领导和职员之间的关系，不断缓和各个部门之间的矛盾。牢固树立服务企业、服务领导、服务基层的理念，从高处入手，从细节做起，做好各个方面的服务工作，融入现代化的信息设备，提高服务质量和效率，保证企业信息有效交流和各项工作的顺利推进。
        参考文献
        [1]张睿.企业办公室管理协调职能的服务意识分析[J].中国国际财经（中英文），2018（2）：178.
        [2]贺亮.企业办公室管理协调职能的服务意识初探[J].企业文化，2018（20）.
        [3]白茹.关于企业办公室管理协调职能的服务意识探讨[J].现代经济信息，2018（30）：83.