河池市宜州新区管理委员会公共事业管理服务中心 广西河池 546300
摘要：随着信息技术的快速发展，各个行业的管理更加数字化、信息化，事业单位的正常运转离不开档案管理，数字化的应用能够提升档案管理质量和效率，形成完善的工作体系。本文通过研究事业单位档案数字化管理的重要意义及目前的管理现状，分析提升新时期事业单位档案数字化管理的有效措施。
关键词：事业单位；档案管理；数字化
事业单位的档案管理包括对基建档案、文书档案和人事档案的管理，在新时期的档案管理工作中应用信息化、数字化的技术，能够有效的节省档案检索、存储的时间，提高工作的质量的和效率。目前数字化档案管理在应用中还存在着一些问题，事业单位应针对具体问题进行分析，形成完善的管理机制，提升工作管理方法，使新时期的档案管理更加标准化、科学化、系统化，促进档案管理更加智能化的发展。
1、事业单位档案管理数字化的重要性
1.1提升档案管理的运行质量与效率
随着时代的发展，事业单位的档案管理应改变传统纸质存档模式，有效提升工作效率，去除弊端，构建完善的便捷的档案管理体系，使档案人力资源、档案管理设备及档案建设形成有效系统，优化各项配置，从而有效的迎接新时代愈加庞大、复杂的档案信息挑战。在档案管理中应用数字化管理技术能够节约管理成本，提升管理人员的工作效率，节省档案整理归档的时间，形成有效的档案运行体系，使事业单位能够与上级或社会服务对象保持良好的信息联系，并满足人民群众对档案的使用需求，促进事业单位的正常、高效运转，全面提高档案管理的工作质量，减轻管理人员的工作压力，以适应新时代的快速发展[1]。
1.2满足新时期档案使用需要
在档案管理中应用信息化、数字化的管理方式能够有效的促进档案管理的智能化、网络化发展，在大数据和云计算技术的帮助下，档案管理更高速的进行数据信息的处理，满足了心事新各个方面对档案资源管理并使用的需求。我国事业单位随着不断的发展，各项细化
改革深入实施，传统的纸质档案保管应快速的向开放式体系建设发展，形成科学完善的管理系统，充分发挥事业单位档案资源的各种价值，从而满足各企业单位及人民群众使用公共信息档案的需要。
2、事业单位档案数字化管理的现状
事业单位的档案管理在传统中以纸质文件的收集、存档为主，存在不少缺失、遗漏、霉变问题，对档案资源的采集利用具有不利影响。随着信息时代的发展，互联网和计算机技术的大量应用，使档案管理更加数字化，档案资源也从纸质转向电子存储，实现了计算机平台中的资料收集和整理，有效提升了编制档案的效率，节省了人力和物力，更为查阅档案资源提供了便利[2]。而在实践应用中，由于事业单位管理疏忽、人员素质参差不齐等问题，使数字化管理工作难以落到实处，无法充分发挥其积极效果，具体体现以下几点：
2.1 数字化管理工作难以落实
目前事业单位虽然在积极推广数字化管理模式，但在具体的工作中还没有真正的发挥效果。例如文书管理中，文书承办与档案管理依然遵循传统程序，使文书审核的时间、流程较长，工作效率低下，没有真正解决工作人员的负担，数字化管理流于表面，并未落到实处。
2.2 信息系统有缺失
档案数字化管理中应重点关注信息管理系统，一些事业单位在构建信息系统时只是由内部人员参考其他信息系统建立，没有针对性，实用效果不足，使信息系统与本单位的办公系统无法紧密衔接，影响了档案数字化管理的应用和发展。
2.3 存在一定安全风险
有些事业单位积极运行数字化管理模式，但却忽视了信息安全管理。档案资料在数字化的管理模式下都存储于计算机网络平台，也就面临着一定的信息安全风险。
尤其事业单位的资料包括了很多重要信息，甚至机密文件，一些不法分子利用网络远程攻击或病毒程序对重要的档案信息进行盗取或篡改，对事业单位的档案资料进行破坏，影响了机关单位正常的工作程序，甚至带来巨大的损失。
2.4 缺乏专业人才
科学的利用数字化技术进行档案管理是新时代下事业单位应重视的问题，而专业人才的配置是影响档案管理数字化发展的关键因素[3]。有些事业单位存在缺乏专业人才的情况，无法组建高效的管理团队，也就开展不了深度挖掘档案信息、开发建设档案系统的工作。
3、提升事业单位档案数字化管理的措施
3.1 落实数字化管理工作
在事业单位的档案管理中，应利用数字化的优势，通过计算机技术的收集、统计、分析功能，落实档案管理自动化工作。例如在文书接收上，可通过计算机来记录并排序所接收的文件，并上传到局域网中，设置好传阅及办理时间。对已经处理的稳健可以通过预立卷处理功能，使文件能及时通过流程。在文书发送时，拟稿人将稿件输入计算机并传输至上级审核，上级审核完成后传输到办公室进行修改、打印并盖章分发，信息中心最后完成归档。这与传统的人工管理提升了效率，也简化了管理流程。
3.2完善信息管理系统
事业单位应重视对档案信息管理系统的构建与完善，将本单位的档案管理系统、财务系统、人事管理系统都与OA办公系统相连接，从而构建良好的办公系统。事业单位可将档案实行文本与影像两种存储方式的双套制保存工作，从而方便后续开发利用。在信息系统的研发构建中，事业单位可以和软件公司开展合作，从而强化系统功能，例如选择全光纤磁盘阵列产品，能够支持多种保护级别，具备数据共享、隔离功能，提升安全性，也满足了事业单位对档案管理的多元化需求。
3.3 提升信息安全管理
事业单位应加强对信息安全的管理措施，降低数字化管理中的风险。首先应为档案管理系统配备防火墙、杀毒软件等安全检测软件，对安全隐患进行及时的发展并消除。其次，技术人员应针对不同用户设置不同的开放权限，约束使用者的浏览、下载行为，保障信息安全。第三，管理人员可利用备份将档案资料存储云盘，避免系统发生意外时对数字化资料造成破坏，保证资料的完整性。第四，事业单位应制定完善的档案管理制度，避免管理和使用人员出现疏忽，规范数字化处理、档案查阅的程序，尤其对于加密档案，应严禁处理人员携带手机、U盘等进入档案室，为涉密档案的安全性提供保障[4]。
3.4 优化档案人才的配置
为提升数字化档案管理的质量及效率，还应优化档案人才的配置，提升档案管理人员的专业水平。事业单位应重视对专业档案人才的引进，可采用招聘、借调等方式引进专职的技术人才，构建优化的档案数字化管理团队[5]。同时还要在单位内部加强对档案管理人员的培训，可采用岗位培训、脱产学习、行业培训等方式，并积极参与上级机关、专业机构所组织的工作培训，全面提升数字化档案管理的工作水平。
结束语：新时期事业单位档案数字化管理在目前的工作中还存在着一些不足之处，在应用中没有真正的落到实处，事业单位应加强管理工作、文书工作的管理措施，构建完善的信息系统，提高信息管理安全性，加强人员的专业素质，从而有效提升档案管理工作的质量与效率，促进档案管理的智能化、信息化发展，从而充分发挥事业单位的公共效能，满足各方使用者的需求。
参考文献：
[1]郑辉.新时期事业单位档案数字化管理研究[J].办公室业务,2020,(1):110,112.
[2]徐其广,王剑,王少波.探讨新时期行政事业单位档案数字化管理[J].神州,2019,(36):281.
[3]张艳茹.新时期下事业单位档案数字化管理研究[J].魅力中国,2019,(34):331.
[4]李淑娟.新时期事业单位档案数字化管理研究[J].办公室业务,2019,(11):52.
[5]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风,2018,(32):93.