东莞西北区供电局 广东东莞 523000
摘要：电力企业作为相关地区电力供应的主要执行者,在新时期的档案管理建设中,基于互联网、物联网及大数据的智慧管理系统将为档案管理人员及使用人员带来智能化的便捷服务,如何提高档案现代化管理效率以及加大对档案管理的监管力度成为亟待解决的问题。电力企业应当加强对档案的现代化管理,接下来将对电力企业档案现代化管理过程中出现的问题进行研究,并对档案的现代化管理工作提出新的思考。
关键词：新形势；电力企业；档案；现代化管理
1新势力下加强电力企业档案现代化管理的要求
首先,知识经济是建立在信息生产、经济发展、使用分配的基础上的,它作为一种新的经济形态在高科技市场经济发展上形成了基本的结构,对于企业来说,知识经济最大的影响就是在于环境。因此在经济发展时代,对企业的档案管理工作就提出了更高的要求,对电力企业的档案管理工作更加重视,电力企业已经把文件档案看做重要的知识资产来进行管理,全力的开发档案的价值,发挥其知识功效,能够成为员工的知识库,且对企业管理者也发挥同样的作用。因此,促进企业发展,企业档案就成为重要的战略资源,只有不断的引领企业发展,才能够成为壮大企业规模的源泉,因此新势力下加强电力企业档案现代化管理至关重要。
2目前企业档案管理工作的问题
2.1档案管理人员专业水平有待提高
目前，我国的建设电力企业部配备的都是一些文案人员，主要负责文件的存储和发放，建设单位对于档案管理员的培训不及时，导致文档档案的质量参差不齐。电力企业档案管理人员不同于其他工作，需要一些综合素质较高，具有交叉学科背景的专业人士，知识面广，既懂电力企业又懂电力企业档案管理，可以更好的进行消息编辑和分类。
2.2电力企业档案管理工作的质量有待提高
新形势下数据信息处理技术的发展对电力企业的档案管理工作提出了更高的要求。电力企业的主要职能是为地区的工业及居民用电进行电力供应,保证该地区的用电安全。同时其档案管理工作涉及到该地区实际的电网建设情况、电力安全生产情况、优化营商环境情况以及企业日常管理等数据的整合与分析。因此,档案管理工作所涉及到的范围较大,需要从整体上提高工作质量。但在实际的档案管理过程中,电力企业对其所涉及到的档案内容未做出科学的评估与预测,从而导致其档案管理工作的质量有待提高。
2.3电力企业档案管理制度不完善
当前,我国的电力企业档案管理没有一个完善的管理制度,这样就会造成电力企业的档案管理过程中出现混乱。一个良好的管理制度可以规范企业的管理人员与工作人员的行为,并对具体的工作提供重要的参考规范,有利于企业档案管理的正规化与完善。
3提高电力企业档案现代化管理有效性的方案
3.1提高电力企业档案管理工作的质量
要想在新形势下更好地做好电力企业档案管理工作,第一步需要做的就是提高档案管理工作的质量。在进行电力企业档案管理工作时,需要将计算机网络技术与数据信息处理技术进行有机结合,利用计算机网络对电力企业信息量较大的档案进行存档,以提供给档案管理工作足够的操作空间,保证档案可以涉及到电力企业日常管理的各个方面。而利用数据信息处理技术则可以对档案进行编辑以及纠错等工作,减少在档案分类以及编号等过程中出错的概率,同时降低档案管理人员的工作强度,从而有效提高电力企业档案管理工作的质量。此外,电力企业在进行档案管理工作质量提升时,也可以建立数字档案馆。所谓的数字档案馆实际上是指将档案资源数字化、信息化,当管理人员需要调阅相关档案时,只需要输入关键字就可以进行档案查询的一种系统。这种数字档案馆能够帮助档案管理人员更好的管理企业发展档案。
例如电力企业档案管理人员可以在数字档案馆建设时,先对整个企业的互联网平台进行考察,选出最适合建立数字档案馆的网络系统。然后企业应当调配专业信息人员与档案管理人员将企业原有档案输入数字档案馆中,这样就可以提高整个企业档案管理的效率。而且,企业管理人员在进行数字档案馆搭建过程中也应当及时的对数字档案馆运行状况进行监督,保证及时发现数字档案馆运行中所出现的问题,减少档案管理的损失。通过这种信息化的档案管理方式,电力企业就可以提高对企业档案的管理质量与效率,最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。
3.2实行档案资料的实时收集
在电力企业的现代化档案管理过程中,对档案资料需要及时地进行收集与整理,可以确保档案资料的准确与完整。还要对档案管理工作人员的工作权限与职责进行明确,实现资料的妥善管理。将企业管理人员的职责进行区分,将工作落实到个人。对档案资料中的缺失进行及时补给,这样可以保证档案管理工作的完整。另外,电力企业的所有部门还应该及时完成档案基础资料的收集与整理,保证档案的技术归档管理。从而反映企业的真实发展情况。
3.3开发利用档案资源,进行编制研究
开发利用档案资源,进行编制研究,其目的是为了更好的利用档案资源,提升电力企业档案服务水平,档案工作者应围绕企业的工作重心,并且有效的结合内外信息,对档案基础工作进行完善,以推进档案知识的管理。在新形势下加强电力企业档案管理,能够真正的做到创新以往的服务模式,并且开发档案工作者的事业,能够解放其思想,利用档案知识化管理系统,成功的开发并且利用档案资源进行编制。这种新的服务模式,不论是对企业还是对员工来说,都提供了个性化的知识推送服务。在成熟的档案管理系统中,能够建立档案信息编辑库,展示企业良好的形象。开发利用档案资源进行编制能够弥补以往档案信息服务单一的问题,能够提供更高层的服务,以此建立科学的电力企业档案管理体系。只有成功的开发并且利用档案资源进行编制研究,我国的电力企业档案管理工作才能够得到进一步的改善。
3.4推进电力企业档案管理信息化的进程
所谓的现代化档案管理工作,很大一部分,需要借助多媒体、互联网、信息技术等平台和工具来提高档案管理工作的效率和效果。在电力企业切实的实现档案管理的信息化,需要从以下几个基本点着手,一是要认识到档案的重要性,明确信息时代档案管理的重点和难点;二是要提高档案管理人员对现代化信息技术和设备的操作程度,杜绝由于人为因素造成的各种损失;三是善于利用数字化的扫描设备对关键资料进行建档管理,形成属于电力企业自己的数据库;四是加大开发电力档案的力度,实现管理和利用的良性循环。
3.5提升档案管理人员的工作水平
另一个需要采取的措施是提高档案管理人员的工作水平。档案现代化管理不仅需要档案管理人员对工作流程进行掌握和了解,还需要对计算机网络技术以及数据信息处理技术进行了解与掌握。而电力企业也应当组织档案管理人员进行专门化的培训,保证其业务水平符合档案现代化管理的要求。
结论
随着社会经济技术的不断发展,更多的高新技术被广泛地使用。在企业的档案管理工作中使用现代化的管理技术可以提高档案管理的真实与准确,这对企业的经营提供重要的基础支持。有利于实现企业的健康、稳定、可持续发展。
参考文献：
[1]刘海涛.关于加强电力企业档案管理工作的思考[J].中国管理信息化,2019,(2):198-199.
[2]杨曦.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].中国高新技术企业,2019,(25):151-152.
[3]李雪,杜琴.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].江西电力职业技术学院学报,2019,(3):70-72,75.
[4]章浙贵.电力企业档案管理的现代化思考[J].经营管理者,2019,(13):158.