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土建工程档案数字化建设与档案管理

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：陈建英

[导读] 摘要：数据改变了档案管理思维，如今档案大都以全电子时代的载体形式来存储和利用，纸质和其他实体档案越来越少，海量的电子档案来源于数据，数据平台推动了档案管理。

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        摘要：数据改变了档案管理思维，如今档案大都以全电子时代的载体形式来存储和利用，纸质和其他实体档案越来越少，海量的电子档案来源于数据，数据平台推动了档案管理。从海量数据中发掘出价值信息，并能够将档案资源转化为知识资源，成了档案工作者的新任务。而基于数据的数据分析和数据挖掘技术又是带领档案正式步入数据时代的基石。
        关键词：土建工程档案；档案管理；数字档案
        1引言
        数字档案由于具有操作简单、易于管理、查找快速等诸多优点，为土建工程档案管理工作带来诸多便利，从而使得在土建工程档案管理中的作用和地位越发突显。然而有不少土建工程未能充分认识到数字档案应用的必要性和重要性，一定程度上阻碍了土建工程档案管理工作的进一步发展。文章就土建工程档案管理中数字档案的应用价值展开探索。
        2土建工程数字档案的应用价值
        土建工程数字档案的应用价值主要体现在以下几个方面：第一，相比纸质档案，数字档案具有操作简单、查找快速、易于管理等诸多优点，不但节约查询时间，还能够有效提高档案的利用率。第二，通过对纸质档案的信息化处理，可有效避免纸质档案因过多借阅而可能发生的丢失、损毁等情况，从而更好地确保档案的安全性、完整性。第三，将纸质档案转化为数字档案后，有利于土建工程建立数字档案数据库，有效地整合档案资源，当土建工程须要开展数据分析工作时，能够从库中直接调取相关数据，再借助分析工具快速获得分析结果，为寻找更科学的诊疗方案提供数据支持，这能够大大提高土建工程自身的质量和水平，并减少土建工程的运行成本。
        3档案管理存在的主要问题
        3.1档案管理重视程度不足
        由于档案管理工作不能为土建工程带来较为直接的效益，且前期还须要投入一定的资金，使得不少土建工程领导者及档案管理人员未能对数字档案应用的重要性有一个清晰的认识，土建工程领导者更愿意将精力和资金投入到具体的经营活动之中。由于土建工程管理者的重视程度不足，很容易使得土建工程的档案管理工作停滞不前，档案管理的价值自然无法在土建工程发展过程中有效发挥出来。
        3.2档案管理制度有待健全
        如今信息技术已经在诸多行业和领域获得了较为广泛的应用，并在这些行业和领域中做出了极大的贡献，土建工程档案管理领域自然也不例外。利用信息技术将传统的纸质档案转化为数字档案，不但使档案所占据的物理空间变得更小，同时也更有利于档案管理工作的开展。因此，数字档案管理是目前我国土建工程档案管理的主要发展方向。然而，目前虽然有不少土建工程在推进数字档案管理工作，却还未构建与之匹配的数字档案管理制度，从而使得数字档案管理工作的开展处于无序状态，极大地制约了土建工程数字档案管理效率及水平的提高。
        4数字档案应用价值提升对策
        4.1重视数字档案管理
        在不少土建工程的档案管理中，之所以难以推进数字档案这一新的档案管理方式，主要是因为管理者未意识到数字档案的应用价值。鉴于此，土建工程管理者应首先将自己的态度转变，重视数字档案管理。要在土建工程内部通过线上线下结合的方式向全员大力宣传数字档案管理的重要性及必要性，为数字档案管理的推行奠定良好的基础。同时，不论是在定期举办的科研活动中，还是在日常的档案管理工作中，土建工程的管理人员要有意识地运用数字档案管理方式将相关信息资料存储下来，推动数字档案管理在土建工程中的实施。
        4.2健全档案管理制度
        为进一步提升数字档案应用价值，土建工程还有必要结合数字档案的应用情况，对现有的档案管理制度予以完善，并不断实践，及时对出现的问题加以完善，使得档案管理制度始终处于健全完善之中，契合土建工程档案管理发展需要。

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须要完善的土建工程档案管理制度包括：数字档案收集制度、数字档案归档制度、数字档案保管制度以及数字档案归档范围、数字档案保管期限等。相关人员在借阅、利用数字档案时，必须符合相关制度要求。比如，任何人不能借阅、利用超出其权限的数字档案；有些数字档案不能提供拷贝、借阅；相关人员在浏览某些数字档案时，整个浏览过程须要处于有效的监控之下，等等。
        4.3增强管理人员素质
        要想提高数字档案的应用价值，还有一个重要的途径就是要增强档案管理人员的综合素质。基于此，土建工程须对档案管理队伍加强建设力度，对其实施全面的思想政治教育和职业道德教育，不断提高他们的政治觉悟、职业道德水平，从而更好地完成土建工程数字档案管理工作。同时，面对数字档案管理工作提出的新要求，档案管理人员自身也应当产生紧迫意识，不断地学习相关知识，提升自身的管理水平，能够熟练运用各种先进的信息管理技能，最终使自己逐渐成长为既能全面掌握土建工程档案管理专业知识，又能熟练运用各种信息化手段的复合型档案管理人才。
        4.3升级档案管理系统，加强电子文件归档
        现有档案管理系统多数是基于单机或局域网建立的，为适应数据时代的发展趋势，需要对现有档案管理系统进行升级，以实现基于云计算的数据档案管理。而随着数据的来临，数据档案管理平台也顺势而生，其依托各行业不同网络环境下构建的海量存储，进行计算和管理，并能够自动调取利用，具备多样性、可扩展性、经济性、可定制性等特点，加大对中小微企业在档案管理工作中的服务，也可以构建方便灵活的具有大容量的智能数据平台，满足个人服务。在数据时代下，电子文件来源日益复杂，种类繁多，企业产出的电子文件越来越多，电子文件归档与保存的具体要求，直接影响了文件的归档过程。随着计算机系统不断更新换代，技术的不断革新，电子文件的归档常需要更改载体且需频繁更改，保证电子文件的长久保存与利用，有着技术和标准运用上难题，尤其是对于专业软件形成的特殊文件。
        4.4深化档案加工处理，开展档案知识服务
        在数据时代，档案管理部门除了传统的档案接收、整理与发放等被动职能外，还应进行大量的档案加工处理，开展档案知识服务等主动管理服务。档案管理部门在收集到海量档案数据后，可通过开展对档案借阅者的深入了解，开展利用需求分析，建立相关数据模型，提高档案价值，进而对海量数据进行项目分类、相关性分析，从而推算出数据之间的关系，将积累的档案变成有用的信息情报，让“档案数据库”变成“战略论证库”，为档案利用者提供有价值的知识服务，为科学决策提供参考。
        4.5实施档案风险管理，确保安全的档案信息
        数据应用的最大风险，是档案数据安全管理问题。海量数据尽管集中存储，方便了数据分析和处理，但这种环境下，数据的安全管理、数据的管理备份不当等，很容易造成数据的永久丢失和损坏，这一风险对档案来说，将是毁灭性的灾难。数据时代的档案风险管理需要做好以下几个方面：一是数据保护。由于数据采用云计算的方式进行，这种服务方式使用户失去了对物理资源的直接控制，从而导致档案数据在不知情的情况下可能被窃，因此，在建立数据档案管理的同时，需要建立有效的安全机制，尽量减少数据失窃的几率。
        5结束语
        总而言之，在土建工程档案管理中数字档案具有重要的应用价值，希望能够引起更多土建工程对数字档案应用的重视，不断推进土建工程档案管理信息化建设进程，使得土建工程档案管理工作为土建工程发展提供更多助益。
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