浅析市政工程建设档案的信息化管理--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅析市政工程建设档案的信息化管理

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：谢迎霞

[导读] 摘要：进入信息时代，档案信息化建设是不可阻挡的趋势。

        江苏安盾建设有限公司
        摘要：进入信息时代，档案信息化建设是不可阻挡的趋势。我国市政工程档案管理已经从传统的人工管理阶段逐步步入全新的数字化信息发展阶段，在此过渡阶段，市政工程档案管理工作存在諸多问题。本文就市政工程档案建设过程中存在的问题提出解决对策。
        关键词：市政工程;档案管理;信息化管理
        1、新时期档案信息化管理建设的意义
        市政工程工程档案是指市政工程自立项至完工整个建设过程中产生的具有一定保存价值的原始文件资料，包括项目前期申报批复文件、设计图纸及施工记录、竣工验收报告等，为政府开展市政工程建设与管理提供重要的历史凭证和科学决策依据。市政工程档案信息化管理，是将传统纸质的實物档案转化为电子文档，通过软件系统管理，及时为市政工程建设与管理提供调档、查阅服务。
        与传统的档案管理相比，档案信息化管理有着独特的优势：一是档案信息化管理可以简化传统档案管理的工作流程，提高档案管理的效率。通过计算机软件自动完成对档案进行分类、组合、编号等工作程序，既节省了大量时间，又减少了错误率;同时，还可以解决传统档案管理的防尘、防虫等难题。二是档案信息化可以减少档案储存的占用空间。采用微缩等技术，利用光盘、移动硬盘等载体，极大程度地扩大档案储存空间，这更有利于档案储存和携带，为建立庞大的档案信息库检索创造客观的技术条件。三是档案信息化可以方便档案的利用，充分实现档案资源的共享。运用信息化功能通过计算机为查档人进行快速而准确的检索，有效地浏览档案内的各类文件资料，也有利于查档人通过各种网络技术实现快速异地查阅特定档案资料。总之，在时间和空间上都极大地提高了档案的利用率。
        2、市政工程档案信息化管理工作的分类
        2.1档案信息化管理标准
        我们需要不断的对市政工程档案信息进行采集与规范，通过不断的设计整体数据格式让信息管理能够集中、完善并不断的与国家的统一档案管理工作相统一。
        不断的利用全新的数字化方式储存信息，利用计算机归集档案，让不断增加的档案科技化管理来辅助市政工程工作的有效开展，为了安全与信息的完整保存，利用计算机的科技性、有序性进行信息化规范整合与管理。
        2.2档案信息化管理数字化
        市政档案的信息化管理的数字化通常是指让市政工程档案信息的存储由传统的形态转向计算机管理的数字化模式，通过数字化的科技管理方式，让整体的市政工程档案能够分门别类的归档、区分。
        2.3档案信息化管理网络化
        通过利用网络化资源，让市政工程档案能够利用该项不断的提升自身的共享、管理等积极作用。通过档案网络化与数字化相结合，让市政工程能够提供高质量的信息服务，让该项服务做到办公高校、自动记录、自动识别以及效率、速度均提升的效果。但是由于网络的应用问题与风险问题会给整理的市政工程档案信息化管理工作带来新弊端，即使保密性与安全性有待提高。因此市政工程档案信息化管理工作对于上网和联网，需要具有谨慎的态度与高度的警惕性。通过完善与监理局域网、城域网、广域网来不断的规范与保护市政工程工作的信息质量安全。
        3、提高市政工程建设的档案信息管理水平
        信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
        市政工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了市政工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。但是，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益，所以建议
        3.1选取合适的档案管理软件。
        随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在许多年前，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
        档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
        3.2加强档案信息化管理的宣传力度。档案信息化管理是新时期档案事业发展的新趋势，水利工程档案信息化建设在新时期也要紧跟时代步伐。管理层要引起高度重视，加强宣传力度，将档案信息化建设列入单位发展的整体规划，明确时间表，确保制度、人员、经费等各项措施落实到位，充分发挥水利工程档案的应有效能。
        3.3完善档案信息化管理的制度建设。抓好档案信息化管理，关键是要建立和完善档案信息化管理制度，确立档案信息化的科学管理理念，规范档案信息化管理各个环节程序，明确档案人员的工作职责、安全责任，落实档案信息化保密、安全管理的预防措施，确保信息化管理制度的完善和与时俱进。
        3.4加大档案信息化管理的资源投入。加强档案信息化管理需要加大人力资源和物质资源的投入。人力资源是档案信息化管理最为关键的环节，加大对水利工程档案信息化管理人才的培养力度，才能从内在机制上提升其工作效率，确保档案信息化管理不断进步和发展;物质资源是档案信息化管理的基础保障，加大对档案信息化管理各种基础设施建设的投入，包括局域网的建设以及互联网的接入，确保档案信息化管理的硬件设施不断地改进和完善。
        3.5做好档案信息化管理的安全防范。伴随着档案信息化管理的发展，档案的安全管理也越来越受到关注和重视，水利工程档案的高社会价值决定了其信息化管理要有极高的安全性。档案人员必须严格执行档案信息化安全管理制度，防止资料收集遗漏及档案丢失、泄密等现象的发生。同时要加强对计算机系统的安全管理，及时做好系统软件升级，落实档案的复制备份工作，杜绝档案损毁事故的发生。
        参考文献
        [1]分析市政工程影响下园林绿化的档案管理与保护[J]. 郭毅. 办公室业务. 2018(13)
        [2]档案数字化建设的问题研究[J]. 王婷婷. 品位经典. 2018(02)
        [3]加强海事档案数字化建设的思考[J]. 沈革新,潘亚丽. 中国海事. 2018(03)
        [4]市政工程档案信息化建设探析[J]. 谷芳. 档案管理,2015,(3):86-87.