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新时代档案保护的新理念与新模式

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：李述伟

[导读] 摘要：档案作为一种信息的载体，在当今社会有着极其重要的作用，档案保护是实现档案事业可持续发展的基础和条件。

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        摘要：档案作为一种信息的载体，在当今社会有着极其重要的作用，档案保护是实现档案事业可持续发展的基础和条件。档案工作人员特别是从事档案保护工作人员使命光荣、责任重大，需要从档案馆库建设的库房选址、有害因素的“八防”到档案流通环境的条件维护等方面展开工作，实现档案保护与全过程安全管理。基于此，文章就新时代档案保护的新理念与新模式进行了探讨。
        关键词：档案保护；理念；模式
        一、档案保护工作的重要性和意义
        档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，在建设有中国特色社会主义现代化强国中起着重要的作用。档案具有历史性，又具有真实性，都具有一定的内容和价值。档案的价值往往是由档案的内容决定的。无论档案的内容有多么重要和多么珍贵，都是通过一定的物质载体形式表现出来的。如果在保存过程中，这些物质载体因受到各种不良因素的影响老化了，使留在档案文件上有价值的历史痕迹发生了褪变，那么档案的历史性和真实性以及它的凭证作用也就随之不存在了。稍有不慎，就会造成难以弥补的损失，应引起我们的高度重视。要妥善地保护好这些档案，只有解放思想、更新观念，不断提高档案保护、保管工作的水平，最大限度地延长档案的寿命，为经济建设和各项工作服务，才能实现他重要的现实意义和深远的历史意义。
        二、新时期档案保护的新理念
        1.档案动态保护理念。档案保护贯穿于档案运行的动态全过程，从档案的形成、归档整理、入库保管，到利用服务的各个环节，都需要实施有效管理和科学保护。这种动态性体现在档案库房管理保护的适时性，在继续加强相对静态的档案库房保护前提下，扩展保管保护的工作范围。需要前移做好档案形成的前端监督，也要后延强化档案利用的后端监管指导，确保档案载体与信息的有效存储和长期读取。
        2.档案整体性保护思想。一是思想观念层面的认识调整和改变；二是管理层面中的各项法规、制度的完善与执行；三是档案管理标准和技术保护规范的制订和贯彻，确保操作规程与档案运行的规范化。在标准规范指导的前提下，完成档案实体保护、人员规范操作、技术方法与设备设施的保障、环境的监测和管控，实现传统保护方向的转型，确保档案实体和信息的安全性。
        3.档案全过程安全管理观念。档案管理全过程是档案工作的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理归档、保管保护与修复、开发利用与编研等过程。档案保护必须关注入库档案的安全，实现与档案利用的结合，确保档案原件保护、数字信息安全，以及利用服务中的浏览展示。通过研究安全保护与整理工作的结合，与编研开发工作更好的解决方案，并按照规则和规范实施处理，更好地实现档案全过程安全管理的目标。
        4.档案保护技术发展的新趋势
        保护技术的发展，应当与档案馆（室）一体化联动发展相结合，实现与档案馆（室）全面建设相配套，并与企事业单位档案室、其他单位与组织的档案管理部门共同协调发展。同时积极引进与吸收先进技术成果应用于档案管理，如LED智能光源管理、密集架光栅防撞技术、新型建筑节能材料、智能可组装五节柜、文档智能传输系统、AI监控预警安全防范系统、新档案备份存储与抢救修复技术、虚拟网盘智能档案管理方案、档案封存监测及防护的多功能技术等。
        三、新时期档案管理保护工作存在的问题
        1.档案保护管理规范难以满足当代企业需求
        企业档案管理在我国已经发展了数十年，工作内容标准和管理制度规范也经过了几次修订，但是时至今日，一些企业管理办法仍然存在过于老旧化的问题，无法跟上当前新时代的市场发展需求，不利于企业内部档案的保护与管理。我国于2002年颁布的《企业档案管理办法》仍然是许多企业的宏观调整依据，且往往因为标准内容无法做出较大的改变或没有较重要的建设性意见，使得五年复审期限的实际间隔时间更加久远，影响了企业内部的职责划分、机构设定和管理内容。

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比如，对档案储存室内部环境条件和有害物质控制的工作标准，往往不符合当前的环境质量变化，不利于纸质档案的长久储存。
        2.档案保护工作专业能力有限
        企业档案保护也是一项具有技术含量的专业科研工作，但是一些企业内部的科研人员自身专业能力有限，无法真正科学地提升档案保护工作的实际价值，使保护工作的落实成果得到凸显，工作内容指导不能符合企业运行的实际情况。
        四、新时期档案保护新模式
        1.加强接收入库档案的消毒保护
        （1）入库档案消毒。档案消毒是保护档案的第一步，其重点是新入库的档案，此外原有的馆藏档案、新入库的档案盒与档案袋、新入库的档案装具等也是消毒的对象。在消毒工作中重点遵循科学原则、高效原则、质量原则及安全原则。采用档案实时消毒、库房消毒净化、新载体的防霉抑霉，以及专门档案消毒处理等方式。加强档案消毒管理，提高档案保护意识，积极做好日常档案消毒工作，制定自然灾害档案抢救消毒预案，正确使用消毒设备和方法，并建立有害微生物和害虫的检查机制。
        （2）收集中的档案安全保护。建立档案征集的安全管理制度；征集档案进馆前，要严密包装、妥善运输、专人护送，保证档案安全；征集来的档案要及时归档，有关部门应及时向档案管理部门移交。
        （3）整理中的档案安全保护。做到分类准确、编排有序、目录清楚、填写规范、装订整齐、格式统一；档案整理归档时，应当按照档案安全管理要求逐卷逐件进行，慎重处理档案原件；加强档案整理中的保护；防范人为灾害、突发事件，以及不当操作造成档案的丢失、破坏或损毁。
        （4）编研中的档案安全保护。依据档案法规，遵循档案保护的标准与技术规范，遵守档案利用与安全的相关规章制度；规范管理，避免使用不当或过度造成损伤及损毁；从保护档案、方便利用的原则出发，更多采取档案的数字形式、复制件形式，尽量避免档案原件的重复使用，减少利用损伤。
        2.建章立制，防患于未然
        （1）建立健全符合本单位市级的各种档案保护利用制度，从我们的身边做起，严格执行。主管部门应将档案质量保护工作及档案载体、记录材料质量纳入档案评估检查工作之中。无论是从事档案管理工作的人员，还是没有从事档案管理工作的人员，都应该养成使用耐久性能较好的字迹材料书写档案文件的良好习惯。特别在填写比较重要的报表和书写一些重要的文件时，不要使用那些耐久性能差的字迹材料，诸如铅笔、蓝油墨圆珠笔、彩色笔等。
        （2）为确保档案文件保存的永久性，需要从思想上予以重视，树立预防为主的观念，认真执行制度，经常性注意检查所保管的档案，发现问题，及时加以解决，才能将档案破坏的现象消灭在萌芽之中。
        3.采用先进技术，提高保管和保护工作的水平
        随着科学技术的不断发展，档案的保管方法和保护技术也得到不断地改进和创新。这给档案保护工作提出了许多新的课题和新的要求。比如信息化的发展，电子文件的产生，需要我们尽快开展档案数字化建设。我们只有在工作方法、工作手段、工作机制上积极探索、大胆创新，不断引进和吸收新的高科技成果，借鉴一些先进的管理经验，与实际工作相结合，才能不断提高档案保管和保护工作的水平，确保档案的安全保管，更好地发挥档案的价值和作用。
        结语：综上所述，档案对于企业发展和建设是极具价值的重要材料，记录和体现了图纸、设备、工程等等重要的基本信息，为此，企业管理者就要以思想意识和专业能力的提升保护档案价值，确保档案的完整性、客观性、保密性。
        参考文献
        [1]陈宝国.新时期档案保护技术工作面临的问题与对策[J].卷宗，2018（23）
        [2]孟全胜.新时期档案保护技术工作面临的问题与对策[J].魅力中国，2018（11）