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信息化时代人事档案信息管理的现状与对策

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：姜海燕

[导读] 摘要：伴随着我国信息技术的发展，计算机信息网络技术迅速普及。

        山东省烟台市园林建设养护中心山东烟台 264000
        摘要：伴随着我国信息技术的发展，计算机信息网络技术迅速普及。人事档案信息管理作为特殊的管理工作，其对信息化技术的应用提升了人事档案管理工作的水平以及工作效率。基于此，本文对人事档案信息管理中应用信息化手段的意义以及流程进行了概述，并详细分析了人事档案信息管理中应用信息化手段的现状以及应对策略，以期为人事档案管理工作提供参考价值。
        关键词：信息化时代；人事档案信息；管理现状；对策
        随着计算机信息网络技术的大力普及，人们的生产生活由此得到了更多的便利，提升了各行各业的工作质量和工作效率，当然对于人事档案信息管理工作也不例外。但从实际情况来看，人事档案信息管理工作由于其人员、制度标准及技术施工等方面的原因，导致在人事档案信息管理工作过程中存在一些问题，阻碍了人事档案信息管理水平的提高。我们要重视这些问题，并找到解决办法，以此来提高人事档案信息管理水平。
        一、人事档案信息管理中应用信息化手段的意义
        （一）信息化人事档案信息管理符合时代发展的需要
        各个领域的信息化建设是时代发展的必需品，在各行各业中广泛的运用信息化技术，人们已经普遍意识到信息化对生产生活的促进作用，而且由于信息化技术的便利性，人们对信息化技术的运用更为倾向。因此，人事档案信息管理要顺应时代的发展，而且在人事档案进行信息管理中应用信息化手段是时代发展的需要。
        （二）信息化人事档案信息管理能够有效降低管理成本
        相较于信息化人事档案信息管理，传统人事档案信息管理方法浪费了很多空间以及资源，这样的管理方法很大程度上增加了人事档案信息管理的成本。而信息化人事档案信息管理，将纸质档案变成了电子档案，不仅节省了空间，而且更大程度的降低了管理成本。
        （三）信息化人事档案信息管理有利于档案信息的完整、准确
        传统人事档案信息管理中，由于工作人员的疏忽在进行工作交接时，容易导致档案丢失或者档案不完整等问题，为人事档案信息管理带来不便。而建立了信息化人事档案后，明显降低了档案管理的出错率，而且在工作时可以实现共享，避免了因为交接而出现的问题，进一步确保了人事档案信息的完整以及准确。
        （四）信息化人事档案信息管理有效提高工作效率
        在传统人事档案信息管理工作中，需要由工作人员手动将人事档案进行归类、整理，这种工作方法不仅枯燥乏味，而且工作量大、工作效率低下。而信息化手段的应用，工作人员只需要将电子档案信息分享到网络上，就能快速的将人事档案信息进行统计，做好归类和整理，这样大大提高了人事档案信息管理的工作效率。
        二、信息化人事档案信息管理工作流程
        （一）信息化人事档案信息管理
        信息化手段在人事档案信息管理中的应用是对传统人事档案信息管理工作的以此重大改革。信息化手段能够快速实现对人事档案的收集、整理、保管、转递、查阅等管理工作，并且可以通过专门的系统实现对人事档案信息的网上浏览和远程查看功能，极大的提高了工作效率。
        （二）信息化人事档案信息采集
        信息化人事档案信息采集步骤为，从人事档案实体库提取档案后，对纸质人事档案进行拆卷、核对、扫描。并且在采集过程中还要对采集到的图片进行处理，以及核对电子档案的目录以及内容，这样就完成了人事档案的初步采集。接下来，还需要由专人对纸质人事档案和采集的电子人事档案再次进行仔细的校对，确认没有问题后，把档案原件装订还原，电子数据进行存档。以上就是信息化人事档案信息采集的过程，此过程为信息化人事档案信息的利用提供了可靠数据信息。
        （三）信息化人事档案信息查阅
        在对信息化人事档案信息进行查阅时，通过专门的系统和资源网，使用浏览器或者服务器再专门的系统内实现本地及远程的查阅档案功能。在查阅时可按日期、时间或者长期有效等各种方式进行查阅，并且在查阅过程中进行详细的记录。同时系统对安全方面进行了各种考虑，采用加密信道传输等方式，确保系统以及人事档案信息的安全性。
        三、信息化时代人事档案信息管理的现状
        结合目前大部分人事档案信息管理工作中信息化手段运用的实际情况，下面对信息化时代人事档案信息管理的现状予以分析。
        （一）信息化人事档案信息管理制度标准不完善
        在信息化时代，对人事档案信息管理运用信息化手段时，需要配备完善的管理制度和标准作为管理的依据和保障，只有这样才能对人事档案信息进行有效的信息化管理。但是实际工作过程中，人们缺乏对信息化人事档案信息管理重要性的认识，没有统一的、完善的管理制度和标准。这样会制约人事档案信息管理的长久发展，对提高信息化人事档案信息管理的水平具有严重影响。
        （二）缺乏先进的信息化人事档案信息管理技术
        为了更快的发展信息化在人事档案信息管理中的应用，不单单需要完善管理制度，还需要具有相应的、先进的信息化管理技术。只有先进的信息化技术才能支撑信息化人事档案信息管理系统的运行。不管是人事档案是收集、整理、储存还是查阅都离不开信息化技术。但是目前很多单位对信息化技术掌握不够，制约了信息化人事档案信息管理的发展。
        （三）信息化人事档案信息管理设施不完善
        在对人事档案进行信息化管理时，不仅需要人工的操作，还需要使用各种信息化设施，并且还要对其进行定期的维护与保养。

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但在实际工作中，由于企业对人事档案信息管理工作的忽视，对开展人事档案信息管理没有投入足够的资金，导致信息化人事档案信息管理设施不够完善，不利于信息化人事档案信息管理工作的推进。
        （四）信息化人事档案信息管理人员素质有待提升
        人事档案信息管理中应用信息化技术进行管理，这是人事档案管理模式的优化和改进，工作人员都具备专业的传统人事档案管理能力，但对于信息化管理技术运用不够熟练。在人事档案的信息化管理工作过程中，会运用到大量的计算机技术，这就要求工作人员不仅掌握人事档案信息管理的知识，还要具备相应的计算机技术。但对大多数工作人员来说，计算机技术较为落后，因此，要加强工作人员信息化技术水平和能力。
        四、信息化时代人事档案信息管理的对策
        在信息化时代，开展信息化人事档案信息管理工作时，不能盲目地进行，需要配备完善的管理制度和标准、管理人员以及信息化设施等作为管理工作的基础和保障，本文主要从以下几个方面进行信息化时代人事档案信息管理的对策分析：
        （一）完善信息化管理制度标准
        信息化人事档案信息管理工作需要制定完善的管理制度以及标准作为管理工作的依据和保障。要加强对信息化人事档案信息管理的重视度，根据实际管理情况建立完善的管理制度和标准，促进信息化人事档案信息管理工作更加标准化和规范化，使管理有法可依。同时，还要对管理制度和标准进行不断的改进，以适应信息化时代的高速发展。
        （二）加强人事档案信息管理工作人员的专业素质
        人事档案信息管理工作人员的素质决定了信息化人事档案管理工作的进展，只有不断的提高工作人员的计算机水平和素质才能使信息化人事档案信息管理得到更快、更有效的落实。首先，在聘请档案管理工作人员时，不仅要考察其传统的档案管理能力，还要注重其计算机运用能力，只有具备了这两方面的知识才是符合信息化时代的人事档案信息管理人员。其次，企业还要定期对档案管理人员进行专业培训，不断提高其业务能力，开发工作人员的潜能，更好的完成人事档案信息管理工作，并促进其信息化的发展。
        （三）加强人事档案信息管理工作人员的保密意识
        人事档案对当事人来说非常重要，档案里包含其所有的信息资料。但在实际人事档案管理工作中，有时会出现人事档案信息泄露的现象，这种现象是非常严重的，会给人事档案管理企业以及当事人对来严重的影响。所以，企业在管理过程中要加强对人事档案信息管理工作人员的保密意识的培养，充分利用计算机的保密技术，并且规范档案管理人员的行为，确保人事档案信息的保密工作。
        （四）完善信息化系统的建设
        信息化人事档案信息管理工作，不再将大部分精力放在人工进行档案的整理、储存和查阅工作，而是将人事档案信息储存在专门的数据库中，运用计算机系统及技术进行人事档案信息管理。信息化的管理工作方式就需要制定完善的信息化人事档案信息管理系统，便于信息化档案的存储、查阅等操作。
        （五）配备完善的信息化设施
        信息化设施是完成信息化人事档案信息管理工作的基础，不管是信息化管理技术，还是信息化管理系统都离不开信息化设施。所以，企业要加大对信息化设施的资金投入，配备相应的信息化设施，以此推进信息化人事档案信息管理的进程。
        （六）实施科学的内部考核制度
        按照实际管理工作的需要，制定完善的内部考核制度，在对人事档案信息管理工作成果进行考核时，就可以以及此制度规范、公正的进行工作考核。在考核制度中要明确奖惩制度，对于工作成果优秀的工作人员来说，可以对其进行表扬，并给予其精神奖励或者物质奖励：对工作过程中出现差错的工作人来来说，要进行批评、罚款甚至降级处分。使工作人员认识人事档案信息管理工作的重要性，在工作时投入百分百的精力，避免出现错误。
        （七）提高档案管理系统和软件的安全保障性能
        最开始使用的信息化档案管理系统，都是单机的系统软件，此系统没有连接网络，所以网络上的病毒和危害不会对管理系统造成破坏。但是随着新管理系统软件的使用，必须在联网的状态下才能使用，而且还要保证网络的稳定性，否则就会出现退出系统的现象。同时，网络上的病毒对管理系统也是很大的威胁，网络病毒对管理系统和软件的安全保障性能造成了巨大的挑战。因此，在采买相应的人事档案管理软件和系统时，要严格检查所购买的系统和软件有无漏洞，并且在安全保障性能是否可靠。另外，在使用信息化人事档案信息管理系统和软件时，要先对系统和软件进行检测，查看是否存在潜在的危险和漏洞，如果检查结果不能达到系统和软件安全使用的要求，就要立即停止使用，并立即找到办法解除危害。
        五、结束语
        总之，随着我国信息化技术的高速发展，促进了人事档案的信息化管理。人事档案信息管理中信息化技术的应用，明显的提升了人事档案信息管理的质量以及工作效率。我们需要紧跟信息化的发展，及时对信息化人事档案信息管理进行优化和改进。只有不断的使用越来越先进的信息化管理手段，才能促进人事档案信息管理更好的发展。
        参考文献
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