加快石油企业数字档案馆（室）建设的必要性浅析--中国期刊网

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加快石油企业数字档案馆（室）建设的必要性浅析

发表时间：2020/8/19 来源：《基层建设》2020年第10期作者：李尤

[导读] 摘要：随着现在社会和科技的快速发展，数字化信息化是现在各行各业正在追求的目标，数字化帮助人们在很多方面都有所提升。

        中石化西南石油工程有限公司井下作业分公司四川德阳 61800
        摘要：随着现在社会和科技的快速发展，数字化信息化是现在各行各业正在追求的目标，数字化帮助人们在很多方面都有所提升。大数据时代的到来，他已经普及到我们生活中的每一个方面，我们生活的点点滴滴都存在着大数据的帮助，我们的吃、穿、住、行每一个方面都离不开大数据的帮助。以前我们应用纸质档案来记录国家、企业、个人的发展，但是由于纸质档案存在着许多的缺点，所以大数据带来的数字档案就逐渐走进了我们的生活。本文主要说明在大数据时代的到来，石油企业电子档案馆建设的必要性，为相关的石油企业电子档案馆建设的必要性进行浅要分析。
        关键词：石油企业、数字档案馆、建设的必要性
        引言：我国现在的快速发展必须要高效的设备来保证国家的利益，只有这样才能够适应我国现在高速发展的社会和对我国未来的发展有更好的帮助。以前我们经常用到的是纸质档案，纸质档案存在着许多的缺点比如体积大，不好查找如已丢失等。但是如果运用的现在的数字档案他就可以更加方便的，又利于我们档案的保存，通过运用计算机电子设备进行记录，储存，传输，携带我们的发展和生活带来许多帮助。纸质档案有自己的档案室，电子档案也一定要有相应的档案室，电子档案是可以向执执档案一样随时可以调取某一个人的档案信息，为相关的企业了解作出更多的贡献。利用先进的科学技术手段，将原来的纸质档案数字化，再将只是档案转化为数字档案。然后是通过将这些数字档案运用网络平台的模式进行查看搜索，不仅可以保证人们在随时随地都可以了解到企业和个人档案同时都更加方便的修改和保存。
        一、石油企业数字档案室建设的重要性
        企业档案数字化是必然的，为了能够适应现在大数据时代的到来很多数据都逐渐走向了电子化，信息化，许多行业为了能够将自己的档案更加健全，都逐渐走向了数字化档案。在互联网发展到快速时代，石油企业的各项业务也都在不断的创新发展，在许多业务的使用过程中会经常涉及到运用企业的档案，这样就会造成企业档案大量使用，那由于纸质档案寻找的方法过于麻烦根本就已经满足不了现代企业的发展。石油企业如果想得到更好的发展，就需要加快提升企业的数字化档案室的建设，数字化档案的灵活性和快速性也可以帮助企业能够得到有利的发展。数字化当然是存储的企业档案数量更多，随着现在智能化和便捷化的网络模式，在对企业档案的搜索和查找过程中都有着很多的帮助，有效地减少了企业在归纳档案去查找档案过程中所需要浪费的时间。所以石油企业数字档案室的建设是为了石油企业发展能够更加迅速做的基础保障，只有石油企业不断提高自身的优势，才能够不断拓展新的业务为企业的发展带来更多的帮助。
        石油企业如果想要能够获得到更好的发展，就需要及时的建立数字档案室，根据国家相关电子文件的规定，国家会对企业等核心的电子文件资源进行进行进一步加强管理，这样不仅提高了电子档案的安全性，同时也为电子文件的下一步做好了更多的保障。许多企业不进行建立数字档案室的原因是害怕路遇网络不安全的原因导致企业的档案丢失，随着国家政策的逐渐更新，国家对电子的文件的保护性能也在逐渐上升为人们的正常生活安全做出保障。现在电子文件的管理员在许多企业都已经有了快速的发展，甚至有些企业已经健全了电子档案的所有信息，为了能够更加促进企业当前的发展，石油企业也应该及时地配合国家的政策，积极响应国家号召，为国家当前形势做出有利的判断。石油企业作为国家的能源支柱，石油企业也是国家的战略资源企业，为了能够进一步提高国家对石油企业的重视，石油企业必须积极响应国家号召，是国家的发展和企业的进步能够共同向前。

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        二、数字档案馆的建设对石油企业的意义
        2.1提高石油企业办事效率
        效率再当你社会最重要的一项专有物品在所有行业都适应，为了能够保证我国的快速发展效率存在的意义也就越来越大，石油企业作为国家的能源支柱，提高效率更是必然的。企业为了能够提高效率，拟定采取了很多有利的措施，为国家的进步和企业的发展做出了很大的贡献。有效地利用数字档案积极建设数字档案馆这一方法也可以提高企业的工作效率，在正常的石油企业工作上有许多时间都可能需要到档案，如果依然使用以前的纸质档案可能直接导致省多时间都会浪费在查找档案和记录档案过程中，而且只是档案出现错误后无法进行更改，如果想对纸质档案进行更改，那么就需要很麻烦的一个流程。所以企业为了能够更加快速的发展，也应积极建设数字化企业档案室。随着现代网络的逐渐发达，可以直接将企业的数字档案馆与办公室人员直接对接，办公室医院可以随时调取企业的档案，我根本不需要再去档案室查找企业档案的相关数据，在这过程中所浪费的时间完全可以通过数字档案进行弥补，这样才能够实现企业档案的自动化管理。在对档案管理和使用的过程中也可以减少人员的使用，直接通过网络平台将数字档案室和企业的财务系统，人力资源部门等进行直接对接员工，也可以查看个人档案，在经过允许后，可以得到修改权利，然后通过网络同步的方法，将整个信息重新上传到企业当中。这样既可以节省员工在企业档案的查找与修改中浪，所以时间同时也可以帮助档案管理人员减少手工劳动和纸张的浪费。运用数字档案馆同时可以降低人力，物力和时间的消耗，给企业的工作带来更高效的方案。
        2.2有利于提高企业档案的服务
        长期以来人们都对纸质档案有着很多的偏见，主要原因还是由于直至档案在查找使用的过程中较为麻烦，而且由于骨档案管理人员数量较少，在服务方面也很难够满足很多人的档案使用要求。但是应用数字答案后就可以有效地减少这种问题的出现由于现在石油企业遍布全世界各地，如果急需要一张档案的相关数据如果通过纸质档案进行快递传送大概需要2到3天左右，如果运用电子档管可以直接调取到相关数据后，可以直接将相关的数字档案调取出来在全世界各地都可以直接使用。传统的纸质档案的管理过程也是比较落后的，比如需要一份电子档案需要提前进行申请办手续等一切相关程序的使用，这些程序非常的浪费时间但是为了企业档案的安全又不得舍弃这些程序，所以这样就会使企业档案的服务下降。如果建成了数字档案馆所需要企业档案的人员可以直接通过电脑和网络访问到相关数据，这样不仅可以帮助企业在数字档案查找过程方面有毅力的，减少时间的消耗，同时也可以提高企业的生产效率和企业档案室的服务态度。
        2.3可以保存更多的企业档案
        石油企业在我国的发展历史也是非常长久的，人们的生活也离不开石油的存在，如果想要更长久的时间保存住现在的企业档案就需要一套更完整的数字档案馆。数字档案馆不会像纸质档案一样已经储存好的档案害怕丢失，或者是由于某些外界原因出现字迹模糊等，这些问题的出现都不利于企业档案的长时间保存。如果想要提高企业档案的保存时间，运用电子档可以直接实现这一目的，为企业进好的发展作出更大贡献。
        三、结束语
        为了能够适应现在的社会环境和科技的快速发展，石油企业只有不断更新自己的设备和思维，通过运用高科技手段来保护企业档案。数字档案馆的建设能够更加确保企业在发展过程中能够获得到更加有利的帮助，为企业的效率和社会的发展都有所提高。
        参考文献
        [1]韩艳肖. 加快石油企业数字档案馆（室）建设的必要性浅析[J]. 兰台世界,2020(S1):83.