济南市济阳区自然资源局 山东济南 251400
摘要：档案是具有保存价值的原始记录资料。传统的档案资料的收集、整理、归档等管理方式效率低，且容易丢失和损坏。信息化的档案资料管理是指通过计算机等信息技术来实现档案资料的数字化，能够有效节约大量资源，便于资料的整理和保存。因此，实现房地产档案资料的信息化管理既是现代信息化社会发展的必然趋势和基本要求，更是提高档案资料管理工作水平的重要途径。
关键词：房地产；档案管理；信息化；改进策略
房地产档案管理是房地产行业的重要组成部分，通过信息化手段将房地产档案管理规范化的意义重大。信息化技术能帮助该行业的档案管理更加科学、规范、统一。文章以房地产档案管理为研究目标，讨论了房地产档案管理信息化的意义，从加强房地档案管理的信息化建设路径进行深入的分析和探讨，为房地产行业档案信息化管理提供意见和建议。
1房地产档案信息化的意义
随着时代的发展和社会的进步我国房地产行业近年来飞速发展，在这个过程中，不可避免地会产生大量的档案，再加之房地产调控政策不断变换，改革措施层出不穷，房地产档案管理的难度正在快速增加。传统的手工记录、纸质归档的方式方法，已经无法满足房地产行业档案管理的多元化发展。所以，将房地产档案进行数字化、信息化管理已经成为必然的趋势。信息化档案管理能切实地提高房地产档案管理行业的效率，降低错误信息发生率，提高房地产档案管理水平；同时，在房地产档案管理中应用信息化技术，还能使相关的档案管理更加规范化，优化档案管理的环境。当然，在给房地产档案管理领域量身打造信息化平台的过程中，管理者要结合实际情况和房地产档案管理要求，构建好符合规范的信息平台，灵活审慎地使用数据库，稳健地促进房地产档案管理工作的数字化进程。
2房地产档案管理信息化水平提高策略
2.1打好基础，加强信息化管理人才队伍建设
房地产档案资料管理人员良好的专业素质和信息素养能够为信息化管理提供智力支撑。因此，档案信息化管理建设要加强信息化管理人才队伍建设，为信息化管理打好基础。一方面，档案管理部门可以组织专业化的培训工作，开展信息管理专业讲座，管理人员也应通过各种方式学习、掌握档案管理的有关条例和专业知识，不断提升自身的业务能力、操作技能及信息素养，为档案信息化建设提供智力支撑；另一方面，档案管理部门应扩大管理人才队伍，从外部引进专业、优秀人才，注入更多更新鲜的血液，进而从整体上提升管理队伍的水平。例如，档案资料管理部门可以对管理人员做好定期培训工作，提高档案资料管理人员的工作能力，督促他们熟练掌握档案的开发过程，严格执行文件的收集、排序、分类、排列、编号、编目等工作。在档案资料管理中加强信息化管理人才队伍建设，将为档案资料信息化管理工作奠定坚实基础。
2.2房地产档案信息管理的系统化、正规化
房地产档案信息管理实现系统规范化，必须严格按照国家质量体系认证的要求进行运作。在对网络选择，电脑的配备等功能、电子信息制作及方案等的相关方面，对不同类型的档案信息进行全方位的系统化管理。档案信息管理系统实现对档案的标准化管理，必严格按照现行的相关规定和措施，及时全面的做好录入、整理、编排入库工作。档案信息化资料收集制度的制定与完善，可以有效的推动档案信息化管理的应用。
2.3建立数字化的房地产档案信息数据库
房地产档案信息化管理的目标和重点在于能够让档案的查阅者、利用者从广泛的档案资料中直接、快速地找到自己所需要的档案。建立数字化的档案信息数据库能够实现这一目标、突出这一重点。因此，实现档案资料的共享是档案资料信息化管理的关键所在。首先，档案管理部门和人员需要利用信息技术和计算机技术来促进纸质档案向数字化的转变和录入；其次，按照科学的标准和依据，对经过信息化、数字化处理的档案资料进行优化处理，建立数字化档案的基本目录数据库，使档案信息一目了然，保证档案资料的利用者能够明确查找方向，提高查找效率，也能够有效减少办公系统运行期间对内存的需求；最后，根据数字化档案的主要内容来大致分类，主要划分为几个不同的专题，在此基础上建立数据库，保证数据库的开放性，以方便不同部门间的档案互通和共享，提高档案资料的利用效率。例如，为了完善信息化档案管理，档案资料管理人员应建立数字化的档案信息数据库，对纸质档案完整地进行电子扫描，并将所有文件都输入到新建立的数据库中。在数据库的建设过程中，档案管理人员要根据档案的时间、种类及不同的任务进行划分。待使用、查找时，查阅者输入关键词便可查找到相关内容。
2.4构建档案资料信息化管理系统
建立信息化管理系统是信息化管理建设的核心和本质，房地产档案资料也不例外。只有这样，才能实现管理方式和载体的转变，在本质上提升档案管理、利用的效率。因此，档案管理部门重点要根据现实工作情况，研究、开发出档案管理软件，构建收集、整理、传递、存储、查阅等一体化的档案信息化管理系统，减少档案管理所耗费的时间和资源，促进档案管理的科学化。此外，档案管理部门必须加强和保障档案资料管理系统的安全，加密每一份电子档案，设置电子档案的启用权限，做好电子档案的备份工作，进而使档案资料信息化管理向着更加科学、高效的方向发展。例如，为了使档案资料管理与时俱进，档案管理部门可以专门设置档案资源在线管理系统，整合分散式档案资源，统一标准、统一平台，提供在线实时查询服务，做好档案及时查询、随时上传的功能。这样构建档案资料信息化管理系统，有效实现了档案资料的及时性、便捷性、共享性管理。
2.5重视档案信息管理安全系统建设
倘若一个企业的档案信息化管理和利用方面没有实施良好管控，任由信息随便调度利用，则会造成重要信息的流失，影响整个企业的效益。因此，重视房地产档案信息管理方面的安全系统，能够有效实现档案信息化的管理和利用。为了更好地推进企业档案信息化建设进程，有偏向性地加强信息化管理，巧借计算机和数据库对纸质档案进行规整合一，实现数字化，可以规范企业自身档案信息管控和利用。在利用过程中，一旦发现查询到的信息与系统内部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能对录入的信息进行编写，造成无法实现信息化管理。在档案信息管理安全系统维护过程中，可以加强对数据库建设，实施标准化管理，采用加密技术，防止黑客入侵系统盗取档案信息，以此来保证档案信息方面的共享。从档案的价值方面来看，唯一性和历史性是其具备的必要因素，不仅能够为后续工作开展提供参考意见，还能够保留记录之前的成果，形成一定评估。所以，安全系统能够确保档案的完整性和有效性。通过一定身份认证，来获取档案信息，也是保证系统安全的一种方式。
3结语
房地产档案信息化管理模式的有效运用，可以将档案这一非常重要信息资源的价值，最大程度的在实践工作中加以体现。当今的档案信息管理工作，应不断在完善中创新管理模式，进而有效的促进档案管理工作的发展，最大程度上体现出档案的可利用价值。
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