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文书档案管理工作创新研究唐孟

发表时间：2020/5/15 来源：《基层建设》2019年第34期作者：唐孟

[导读] 摘要：加强文书档案管理工作在单位发展过程中显得尤为重要。

        重庆广播电视集团（总台）办公室重庆市 401147
        摘要：加强文书档案管理工作在单位发展过程中显得尤为重要。为适应时代发展的需求，必须要在原有工作基础上进行创新，结合实际需求选择最合适的工作方式和机制，保证文书档案管理工作的有效进行。本文阐述了文书档案管理工作的重要性，并根据时代发展提出了相应的创新策略。
        关键词：文书档案；管理工作；创新策略
        创新是各项工作的动力源泉，是一切事物发展进步的关键。文书档案是各种机关、事业单位、企业团体等在工作与活动信息，承载着各种关键甚至机密的人事、业务、项目等信息，对其进行妥善良好的管理显得尤为重要。文书档案管理工作涉及面广，随着社会的发展，原有的档案管理方式与管理理念已经不再使用于如今的社会经济发展情况，文书档案管理工作的水平也要求有大的提高，可创新的空间也比较大。笔者认为，文书档案的管理工作主要可以从管理理念创新、用人机制创新、管理形式创新等方面进行创新。
        一、文书档案管理的意义
        文书档案管理工作是一个单位发展中的重要政治工作记录，同时也是行政管理工作中的重要资料。一个单位无论是对问题的处理抉择还是生产等方面都离不开文书档案，这是保证单位健康发展的重要前提所在。在现代社会经济发展中，单位的文书档案管理工作显得格外重要。文书档案管理工作本身是一项服务性较强，同时技术性和政治性都比较强的工作，对单位的发展而有着重要指导作用。近年来，随着社会的快速发展，对文书档案管理工作也提出了更高的要求，无论从形式上还是管理内容和手段上都应进行相应的创新，争取做到与时俱进，以更高的管理水平来提升档案管理的有效性。文书档案管理工作的创新和发展对社会经济的稳定发展，以及社会的健康发展有着十分重要的意义，因此一定要加以重视。
        二、文书档案管理工作存在的问题
        时代在快速前进，传统文书档案管理工作机制逐渐不能满足单位在新时代背景下发展的需求，逐渐不能满足人们对档案的需求。无论是在工作理念还是方式上都具有一定的局限性，存在很多问题。主要体现在一下几个方面：
        2.1文书档案管理体制不完善
        就我国文书档案管理工作现状来看，存在比较明显的问题就是工作体制落后，不能适应新时代发展脚步。现在大部分单位文书档案管理工作体制依然受传统党政机关大难管理影响，不能明确“藏”和“用”之间关系，往往重藏轻用，使档案失去了其具有的功效。同时，单位在进行文书档案管理工作时一般都是上级指示下级执行，但是往往是领导抓大头，各小头更细化的部分没人重视，例如档案规章制度的建立完善工作就很少有人关注，很大程度上影响了文书档案管理工作的规范性、时效性以及实用性。另外，工作体制的不完善侧面决定了工作管理人员工作态度和侧重点，一般都是将重点放在档案资料的收集、整理、保存等前期业务上，忽视了文书档案工作的服务性，降低了工作有效性。
        2.2文书档案工作手段落后
        随着信息时代的来临，对文书档案传统手工工作方提出了更大的冲击，对文书档案管理工作进行创新，就需要运用高新技术，更近一步实现文书档案的时效性、实用性以及共享性。但就我国目前文书档案管理工作现状来看，很多单位只是为应潮流影响，匆忙配备计算机，在使用程度上比较低。例如有的单位使用计算机只是将档案转换为电子文件进行保存，然后脱网单机来编目或提供检索，不能实现真正意义上的共享。这种工作手段虽然可以提高一定的工作效率，但是却将信息孤岛化，丧失了其具有的分享性质。
        2.3管理人员专业水平低
        很多单位文书档案管理工作不具备专业人员，工作人员通常是身兼数职，在工作上分身乏术。

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同时，工作人员对文书档案的认识不够，认为档案管理就是收集、整理、保存，本身不具备任何技术含量，对其重视程度比较低，这都在很大程度上影响管理工作的顺利进行。另外，虽然有的单位具有专门的文书档案管理人员，但是文书档案管理部门一般在改革和精简情况下都是首当其冲，逐渐成为薪资改革、职称评价以及闲杂人等安置的地方，为文书档案管理工作带来很大的不良影响。
        三、文书档案管理工作的创新策略
        传统的文书档案管理工作模式逐渐不能满足时代发展的要求，想要增强单位竞争力，使其在市场中占据一定位置，就需要单位对文书档案管理工作进行创新。主要可以在以下几个方面进行创新：
        3.1管理制度创新。文书档案管理制度的创新是保障文书档案管理工作顺利开展的基础内容。在创新的过程中需要根据单位发展的实际需要，并在原有的管理制度基础上进行改革，使原本制度中存在的不完善之处能够得到弥补。同时应重视领导责任制度的创新，以此来为现代化档案管理提供支持。此外，应保证制度建设与现代社会发展需求之间相适应，提高制度创新的有效性和完整性。
        3.2管理手段创新。信息时代的到来给文书档案管理工作带来了一定的挑战。传统的手工工作方式在当前已经很难满足时代的需求，因此，需要从文书档案的管理手段上进行创新。一方面是文书档案的信息化管理，应认识到文书档案管理的重要性，并在此基础上提升文书档案管理的安全性和完整性。将传统的纸质管理模式积极转换成为信息管理形式，将档案进行编号整理，并对其进行安全设置，保证信息的安全性同时也能方便档案信息的及时调取利用。此外，也可以利用条形码或者二维码等方式来进行信息的检索和录入，不仅能提升信息的应用性，同时也能有效提升工作的效率。
        3.3管理人员素质创新。管理人员是保证文书档案管理水平上升的重要部分，因此单位一定要重视起文书档案管理中的人员管理，并对此制定相应的管理制度。作为管理人员素质上一定要积极地进行创新，不仅要有较强的专业能力，同时还要有素质上的提升。对此，单位应定期的组织管理人员参与到工作能力测试当中去，针对测试当中的不足之处来制定相应的培训计划，使之能及时地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人员得到全面素质发展。此外，单位应积极创新激励制度，通过激励的方式来彻底的改变传统工作中的管理现状，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。
        3.4工作效率创新。工作效率的创新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，应加大文书档案管理的宣传工作，并明确单位档案管理的目的，只有有了明确的目标，工作效率才能真正的得到提升。其次，文书档案管理工作中一定要做好工作的协调管理，要认识到工作效率的提升与各个部门之间的协调性是不能分开的，只有在思想上达到了共同的认识，在工作中才能相互指导、相互服务，从而提升工作效率。此外，工作效率提升中应重视员工的工作经验积累。管理人员需要根据自身的工作经验来找到工作中存在的问题，并在此基础上进行不断地改进，这对工作效率的提升将起到重要作用。
        结语
        近年来，随着我国经济的快速发展，各个单位开始逐渐地认识到文书档案管理工作的重要性。在现代社会环境中，文书档案管理工作不仅要从思想上进行创新，同时也要从管理方式和制度等方面加以重视，这是提升管理效果的重要基础。同时，在管理工作中应积极地强化员工思想，使之能认识到管理地重要性，只有这样才能推动文书档案管理工作正确地实施，为文书管理工作和单位经济健康发展提供保障。
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