摘要：档案管理在我国是一项非常重要的工作，能够记录产业、事件等一切东西的变化过程，同样也会留下理论依据，方便日后查证和研究。随着我国科学技术水平的不断提升，电子信息技术为人们的日常生活和工作提供了极大的便利，该技术通过与各行各业结合，加快了行业办公速度，促进了行业的快速发展。在档案管理中应用电子信息技术能够加强档案保存的质量，提升档案保管员的工作效率。基于此，本文首先简要分析了电子信息技术在档案管理中使用的现实意义；其次，为在档案管理中更好地应用电子信息技术提出了三点建议，以此供专业人士进行讨论和分析。
关键词：电子信息技术；档案管理；应用研究；意义分析
引言：
随着我国逐渐步入社会主义新时期，经济实力的增强与科学技术的发展提升了居民的生活水平，同时也对各行各业提出了新的要求。使用传统方式进行档案管理很有可能造成档案遗失或管理错乱等人为或非人为的事故发生，会造成较为严重的损失和影响，为了改善这种情况，并逐渐适应信息时代的发展需求，可以在档案管理工作中引入电子信息技术。信息时代的到来为档案管理工作进入新的发展领域提供了技术支撑，对于档案管理行业而言既是机遇也是挑战，新技术的引进虽然存在一定风险，但只要明确技术应用的意义，具有坚定的创新信念，并实施较为稳妥的技术使用策略，就会实现行业的成功蜕变。
一、电子信息技术在档案管理中使用的意义
档案内容囊括的范围巨大，包括的内容很多，不仅是指传统意义上在图书馆进行珍藏的历史档案内容，还包括各个公司自成立以来的所有发展历程及相关资料以及个人在日常生活中具有珍藏意义的图片、视频、文件等内容，总之档案的存在对于个人、社会、国家的发展和进步，都有着极为重要的意义和影响［1］。充分利用新时代所推广的新技术，对档案工作进行改良和完善，能够提升工作质量，提高工作效率［2］。随着中国向信息时代迈进，互联网技术的存在使得每天都有成亿条的信息实现网络交互，在某种程度上减少人与人之间的信息储存差，以此推动了各行各业的发展，而档案信息在信息时代占据极其重要的地位，它不仅仅是储存的内容，更是一种国家资源或个人财富，档案见证了行业的改革、国家的进步和历史的变迁，实现档案信息电子信息技术化，将纸质版的内容变成电子版信息，能够延长档案的寿命［3］。此外，电子档案的形成能够为管理人员提供方便，使其能够高效、快速地进行信息储存、信息查找、信息更新和信息管理，电子信息技术办公要比人为办公更加可靠，该技术的使用会避免很多人为失误出现，信息的储存将会更加准确。同时，在互联网上有较大的存储空间，档案管理人员再也不用担心因为信息档案不断增多而无法实现良好储存的情况出现。电子信息技术的出现，使得档案管理工作变得更加科学，使整个管理过程变得更加高效，为我国档案管理工作的持续进行和有效发展提供了可能［4］。
二、电子信息技术在档案管理中的应用策略
（一）实现系统管理
为在档案管理中实现电子信息技术更好的应用，可以利用该技术建立档案管理系统。
在系统建立前，首先要明确档案管理工作的具体内容，主要包括对信息内容的储存、汇总、统计以及对信息目录的检索等内容，因此在用SQL Server编写后台数据库时，要对模块进行划分和整理，具体可以包括档案分类模块、查看借阅模块、用户管理模块、检索查询模块等内容，如果在后期工作人员在档案管理方面有了新的工作需求，及时对后台数据库进行更新即可，在日常运营环节也要定期对数据库进行检查和维护，保证数据库及电子档案管理系统的正常运行，防止突然出现故障，引起档案丢失或其他较大的损失。此外，还要定期对数据库系统进行更新，不断丰富数据库的功能，增加它的使用效用。
（二）实现内容管理
档案的内容保存是档案管理工作中最为重要的工作。传统的档案管理方式是以纸质材料将文字进行记录，然后按照一定的顺序放到档案柜里进行保存，这种管理方式具有一定的优势，能够使查阅者在看到档案后直观的了解到内容的原貌和当时的记录情况，但也存在很显著的缺陷，管理人员在进行档案储存或查阅人员在进行档案查阅时，都很有可能因为人为操作失误而使档案丢失，纸质材料经过长时间的储存后还有可能出现破损或字迹模糊的情况，这都是人为无法改变的自然影响。通过将所有档案内容以图片或文字的方式直接录入在电子档案系统中，在系统内采取一定的编号，将内容进行详细分类，能够比传统储存方式实现更清晰的档案信息储存。但无论使用传统信息处理方式还是电子信息储存方式，都需要档案管理人员对档案管理工作保持高度的重视，实现电子档案管理并不是指管理人员可以在日常工作中掉以轻心，如果出现电子信息技术操作失误，也许会带来更加严重的损失。
（三）实现信息恢复
通过使用电子信息技术实现对档案信息的保存还有一个极大的优势，在日常信息管理工作中，可以将重要的档案信息进行双份、甚至多份备份保存，当因为人为操作失误或系统故障出现信息丢失时，能够在备份系统中进行查找，将重要档案内容快速恢复，为了更好地完成备份工作，电子信息技术操作人员还要建立专门的信息备份系统，实现档案信息的专业备份。此外，在日常工作中要定期对档案信息管理人员进行专业培训，培养他们的信息备份意识和信息备份技术。
三、结束语
综上所述，在档案管理行业引入电子信息技术，对于该行业的发展有着极为积极的影响，档案能够实现可持续储存，档案管理人员也能够更便捷地进行信息管理工作。为实现电子信息技术与档案管理的紧密结合，可以从系统管理、内容管理和信息恢复三个方面进行应用策略的探究，相信在技术人员和档案管理人员的共同努力下，我国档案管理行业能够实现更快的进步和发展。
参考文献：
[1]田梅.基电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].现代国企研究,2018(20):36.
[2]徐灵.探讨电子信息技术在工程档案管理应用中的优势[J].兰台内外,2018(05):13-14.
[3]王雅丹.浅析电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势[J].信息系统工程,2017(01):36.
[4]于丽.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].民营科技,2017(01):132.