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浅谈极简项目管理在政府采购全过程咨询中的应用

发表时间：2021/8/10 来源：《城市建设》2021年8月上15期作者：丁泽京

[导读] 采用一个完整的咨询项目分析讲解极简项目管理在政府采购全过程咨询中的应用。通过极简项目管理，有效地保证了咨询项目的顺利实施，特别是启动阶段大量的准备工作为项目的圆满完成打下了一个坚实的基础。

云之龙咨询集团有限公司丁泽京广西南宁 530031

摘要：采用一个完整的咨询项目分析讲解极简项目管理在政府采购全过程咨询中的应用。通过极简项目管理，有效地保证了咨询项目的顺利实施，特别是启动阶段大量的准备工作为项目的圆满完成打下了一个坚实的基础。
关键词：极简项目管理；政府采购全过程咨询；应用
        0引言
        随着深改方案的不断推进，招标代理机构在不断的尝试转型，政府采购全过程咨询作为新生事物，在不断的摸索成长。每一个政府采购全过程咨询项目都具有独特性、临时性、渐进明细性。如何管理好每一个政府采购全过程咨询项目是每位项目经理一直奋斗的目标，接下来我们一起探讨极简项目管理在政府采购全过程咨询中的应用[1]。
        1极简项目管理基本理论[2]
        采用的是结构化过程，主要包括以下五大过程（如图1）：

        图1结构化过程
        优点：采用结构化过程，让目标落地、完成项目并使成功可复制。
        2应用
我们以一个政府采购全过程咨询项目来阐述极简项目管理的应用。本次项目服务内容：需求咨询、预算咨询、招标代理、履约验收。
        2.1启动
        好的开始是成功的一半，启动是整个项目中最关键的一部分。主要包括以下内容：
        1）定目标
        明确整个项目的服务内容、服务范围以及时限性。
        2）识别项目中干系人，并制定相应策略（如图2）

        图2制定相应策略
        对于①，项目的关键核心人物，采取重点管理，确保项目的成功。
        对于②，注重其的地位。按照合规程序处理工作，重点是防止其成为项目的反对者。
        对于③，需要监督其对项目的影响，防止其影响事情的进程。
        对于④：项目最终使用者，采取随时告知方式，听取合理建议。
        3）组团队：按照子系统组建团队，确保每项工作都有人在做。
        4）制定与本项目的规章、章程，发送给团队成员，并抄送部门及集团领导
        5）开一个简短会议宣布项目的启动。
        完成以上步骤后，项目启动前期的准备工作结束，接下来就进入规划阶段。
        2.2规划
        1）拆任务
        根据项目组成，将工作任务分解：
        2）排计划
        确定好每个阶段需要完成工作的时间节点。
        3）算投入
        本项目投入多少人力，物力，如何有效控制成本等，这些在考虑投入成本的时候，都需要提前谋划。
        4）估风险
        我们常说，理想是美好的，现实是骨干的。对于项目来说也一样，项目过程充满风险，要经历很多曲折，一定要做好风险评估，采取相应的措施来尽量回避风险，转移风险等。本项目主要风险如下：
        需求咨询阶段，主要风险是技术参数存在排他性，倾向性风险，解决办法是对市场进行调查分析，尽量保证其技术参数完整、合理、合规。
        预算咨询阶段，主要风险是供应商不配合报价，解决办法是尽量保证有三家及以上提供对应子系统报价，同时了解以往历史采购价。
        招标代理阶段，主要风险是质疑投诉，解决办法是尽量保证招标文件、招标过程的合法合规性。
        履约验收阶段，主要风险是验收资料是否齐全，供应商是否按照采购合同执行，解决办法是加强与采购人、供应商、专家之间沟通，协助供应商准备相关资料。验收时，把控全局。
        2.3执行
        执行包括建组织，带队伍，沟通协调。这里我们重点说一下沟通协议。沟通协调做的好与坏对项目的成败有很大的影响[2][3]（如图3）。

        图3沟通协调
        在大多数项目中，我们经常会因范围，进度，成本跟采购人产生分歧，那么该怎样处理了？“曲则全，枉则直”[3]。比如，当采购人要增加采购需求，即范围发生变化，分析影响，表示同意，但是得加钱和加时间。采购人压缩进度，即时间发生变化，分析影响，据理力争，说“不是不可以”，但是“能不能减少点工作范围，能不能增加点服务费”。总之，就是采购人跟你谈一边时，我们不要跟着采购人的节奏，而是跟他谈另外两边。你谈你的，我要我的，双方更容易达成共识。
        当三角形搞不定时，我们谈六边形之一——风险，在他认同我们专业性的基础上谈风险、分析不利的影响，待时间成熟再谈三角形。如果谈风险搞不定采购人时，继续谈六边形的中心——采购人满意。利用采购人中相关人士，尤其是有决策权的干系人之间的关系来推动事情朝有利于我们的方向发展。如果这招还是搞不定，最后一招——缓，待时机成熟后，再继续谈。[3]
        2.4监督
采用戴明PDCA法则监控项目的执行。主要包括计划——执行——检查——改善。整个系统是一个闭环循环系统。同时，每天早上进行一个简短会议。固定时间、地点，相互通报，每人回答三个问题[：昨天我完成了什么？今天我计划做什么？是否需要他人协助？
        2.5收尾
        想尽一切办法让项目按照正常进度执行直到完成履约验收后，需要对整个项目进行归纳总结。特别是项目过程中的经验教训，不能写完后就压“箱底”，如何让它发挥作用？有以下几点看法：在新项目实施和相关评审环节，项目经理提交《坑必填检查表》，确保表单中的经验教训及其应对措施得以落实；质控部按照《坑必填检查表》对项目方案进行监督检查；通过培训将经验教训传给后来者。
        以上是采用极简项目管理完成一个政府采购全过程咨询项目的工作流程，通过极简项目管理，使整个项目有条不紊的开展，特别是启动阶段大量的准备工作为项目的圆满完成打下了一个坚实的基础。
参考文献：
[1]谢昕言.政府采购项目全过程咨询服务探讨[N].中国政府采购报,2019-11-19(003).
[2]郭致星,《极简项目管理》，机械工业出版社，2020-09，书刊号：ISBN9787111665649
[3]郭致星，《心法》(顶级项目经理的修炼之路)/项目管理实践三法，中国电力出版社，2018-11，书刊号：ISBN编号:9787519825065
作者简介：丁泽京（1980），女，汉族，湖南益阳人，高级工程师，硕士，主要从事政府采购全过程咨询工作。