田秋红
内蒙古 科右前旗公安局，137400
摘要：自古以来我国便有“白纸黑字”的说法，意为“在白纸上写下黑字，能够形成不容抵赖或悔改的确凿证据”，这也是公安机关纸质档案这类原始凭证的来源。公安机关作为国家司法单位之一，管理社会治安，对其纸质档案的保存与方法进行探析，有利于维护社会稳定。
关键词：公安机关；纸质档案；保存方法；
公安档案是用来记录公安机关工作活动的原始凭证，是公安机关依法行驶司法权、依法侦查刑事案件的基础依据。然而，由于纸质档案的耐久性较差，保存要求较高，稍不注意便会出现档案损毁、污浊、粘连等问题，导致档案损毁无法使用。
1.公安机关纸质档案的价值
1.1纸质档案利于日常工作的开展
无纸化办公模式虽然在一定程度上得到发展，但电子档案大多依托现代化的信息技术与互联网技术进行传播和储存，一旦遇到突发事故，如断电、断网等，必然会影响电子档案的传输和使用，严重的还会导致系统瘫痪造成文件丢失。而且电子文档的阅读受设备影响，必须在信息充足且设备用电量充足的情况下进行，容易出现断电断网的尴尬。而纸质档案则没有此方面的顾虑，相较于电子档案，纸质档案更易于在单位内部进行递阅、批注、修改，且相较于电子文档，纸质文档对内容的呈现更为直观和清晰，便于工作人员据此开展日常工作。
1.2纸质档案具有一定的法律效率
在我国现行的法律法规下，纸质档案在签字盖章后具有法律效率，且这种模式已经在我国沿用几千年，无论是过去的官文还是当今纸质档案，他们都是国家机关单位依法办事的依据和基础，而电子档案则不具备这一特征。我国当前出台的法律法规中，与电子文档相关的内容及体系还不完整，在法律上对电子文档认可度偏低，除电子发票和纸质发票具有一样的法律效率外，多数的电子文档是不具备法律效率的，而且电子发票也是需要用纸打出来后，作为会计原始凭证进行保存的，不能单独用所谓的电子文档形成原始凭证。由此可以看出，在我国当前的国家体系下，任何电子文档都需要打印出来，留存一份纸质文档作为存根，这也是电子文档永远都无法替代纸质文档的根源。
1.3纸质档案管理成本相对较低
纸质档案管理涉及到的文件袋、纸张、档案柜等办公用品价格相对较低，而电子档案看似涉及事务较少，但在运行时需要公安机关相关部门配置专门的电脑、硬盘、网络、储存设备、服务器以及档案管理系统等，花费大不说，还需要聘请专人对现有的电子档案管理人员进行系统的电子化操作培训，需要对接具有一定组织团队的IT人员为公安机关使用的电子档案管理系统进行系统升级、维护。此外，由于公安机关需要负责社会治安，所留存的档案资料属于重要机密文件不可泄露，如使用借助互联网技术运行的电子档案管理系统，会存在一定的泄露风险，必须聘请专人对文档资料传输的保密性及安全性进行防护。
2.纸质档案管理的影响因素
2.1内部因素
纸质档案的载体是纸张，而纸张是使用植物纤维制作而成，含有半纤维素、纤维素、木素、灰分、树脂等成分。其中，纤维素易氧化、易水解；半纤维素吸水后，易水解、易膨胀；木素吸水水解后，水解产物易受霉菌、昆虫侵袭。因此，纸质档案必须储存在通风干燥的地方，防止空气水分含量过高而导致的结构性质变化，出现纸张霉变、变脆、粘连等问题。
2.2外部因素
2.2.1温度
当温度过高时，纸张容易因水分减少而变得干燥、易脆，降低纸张的耐久度；当温度过低，纸张内部含有的水分会受冻，破坏纸张内部原有结构，降低纤维强度，从而影响纸张的抗拉、抗裂、抗折等性能，缩短纸张的使用寿命，降低纸质档案使用年限。
2.2.2湿度
当周边环境湿度过大时，纸质档案会吸收空气中的水分，破坏纸张内部结构。同时，如果周边环境中存在酸性等有害气体，纸张在吸收水分的同时也会吸收这些有害气体，损害纸张。当周边环境湿度大于65%时，不仅会破坏纸张的内部结构，还会导致纸张上面印花的字体出现褪色。此外，湿度过大的环境还会加速各类微生物的生长与繁殖，导致霉菌、霉斑的出现；而湿度过低时，纸张中的水分会蒸发，降低纸张含水量，导致纸张变硬、变脆。
2.2.3污染物
空气汇总含有的酸性物质，如二氧化硫等，在与水发生作用后会产生酸。如果这种物质进入保存纸质档案的空间环境中，会与纸张含有的水分或空气中的水分发生化学反应，会导致纸质半纤维素与纤维素出现酸性降解，致使纸张脆化。此外，如果纸张档案使用的印墨酸稳定性较差，则会出现字迹褪色、变色等问题，影响纸质档案的观阅和保存。一些时间较久的纸质档案在保存的过程中，如果没有对其表面积攒的灰尘、粉尘等进行及时处理，时间一长，这些灰尘、粉尘会对纸张的表面产生机械性磨损，严重的还会导致纸张字迹剥落。再加上灰尘、粉尘成为较为复杂，一旦纸张受潮，必定会出现水解现象，导致纸张粘连。
2.2.4光辐射
如果长时间将纸质档案放到光源下，纸质表面的温度会随着辐照时间的增长而急剧上升，致使纸张内部水分蒸发或出现光降解反应，进而出现内应力，造成纸张起翘、断裂、脆化等问题。为此，就要防止热光源长时间直接照射纸面。
3.公安机会纸质档案保存方法
3.1优化纸质档案存储设施
纸质档案是公安机关依法开展法制工作的基础，必须对其进行妥善保管，保障档案的完整性。
因此，档案管理人员要选择通风好、光线好、防晒、防潮等空间作为纸质档案的储存库房，远离一切的危害物品，防止灰尘、粉尘、光辐射、二氧化碳、过高的水蒸气等对纸质档案造成的不可逆转的损害。为此，档案管理人员要对选定的库房进行处理，做好防潮、防晒、防水、防火、排水等基础工作。特别是防潮，水是影响纸质档案使用寿命和保存年限的主要因素之一，必须在库房中安装相应的温湿度调节装置，通过配套的光电设备，调整库房内部的湿度状况和光照条件，避免库房湿度过高，减少光源对纸质档案的直射时间。此外，有一些纸质档案对光线较为敏感。对这种有特殊要求的纸张，有条件的可以在库房窗户上安装防光窗帘。最后，须定期对纸质档案进行除尘、除菌清洁，有效减少虫害、霉菌的出现，勤换防虫鼠蚁产品，有条件的单位可以在库房墙壁或四周涂抹防霉涂料，以延长纸质档案的保存年限和使用寿命。
3.2掌握一定的去污清洁技术
纸质档案在管理和保存中，不可避免被的会出现纸质污染问题，一旦发生污染，必须立即对其进行处理，防止纸质档案完整性的缺失。为此，档案管理人员必须掌握一定的去污清洁技术。档案管理人员在对污染档案进行处理时，应先注意观察档案纸质的材质与字迹性质，确定好纸张材质与字迹性质后，明确污染类别与原因，并快速找到行之有效的去污技术和方法，选用浓度适宜且不会产生有害物质残留的去污药剂处理污渍。需要注意的是，在处理污渍的过程中，要防止污渍扩散，晕染到没有污染的字迹，待污渍处理完后，要确保纸张内部没有有害物质残留。同时，档案管理人员还应尽可能从源头上将污染源切断，如定期打扫档案室，防止灰尘、粉尘在纸张表面堆积，在对纸张表面堆积的灰尘粉尘予以处理时，应用不沾水的软抹布，轻轻将纸质表面灰尘清理掉，对表面容易损坏的纸质档案，则应先用网纱做好相应的防护措施，在对其上的灰尘、粉尘进行处理。
此外，空气中含有的有害气体会导致纸张出变色、褪色、损毁，要保障库房内空气的流通，防止有害气体堆积，有条件的单位可以在纸质档案库房安装空气过滤设备，防止有害气体的入侵。对那些已经被污染的档案，在对其经过吹、吸等处理方法后，如果纸张表面仍旧残留污渍，则可以用刮、扫、擦等方法进行去污处理。
3.3加大纸质档案的保护宣传力度
纸质档案的保存仅依靠档案管理人员自身的努力是不够的，需要全员参与，并有健全的档案管理制度作为依托，明确岗位责任，将责任落实到人。同时，加大纸盒子档案保护宣传力度，让全体员工都意识到纸质档案管理的重要性，并自觉参与到纸质档案的管理中来。为此，档案管理人员应提高工作的积极性，密切关注档案管理库房温湿度的变化，及时对其进行调整，防止因外部因素而造成的纸质档案损毁，而其他的单位人员在纸质档案的借阅中，除要严格遵守借阅制度外，还应注意对纸质档案的保护，防止因使用不当或其他人为因素导致的纸质档案折叠、污染、损毁等，确保纸质档案的感觉整洁，并在使用完毕后，及时归还。
3.4结合传统与科技进行保护性修复
防御性保护与抢修性修复是纸质档案管理工作的重点，纸质档案在被损毁后难以复原，特别是一些年代久远的纸质档案，受保存年限的限制，很多都处于报废边缘，必须对其进行修复。传统的档案修复方法有修裱、去酸去污、字迹恢复、加固等，这些方法的使用虽然能在一定程度上对受损档案进行修复，但也存在一些缺陷和局限性，只能依靠过往经验或前辈口述窍门，人为判断纸张特性和受损成本，实施起来难度较大，且容易存在人为判断误差。
而随着科学技术的进步，不断有新的档案修复技术被研究出来，档案管理人员可以借助色度仪、高精度纸张酸度计、纸张纤维检测等仪器设备的应用，帮助档案管理人员使用科学有效的技术手段，对纸张的性质、受损程度等进行精准判断，防止人为误差的出现。另外，计算机扫描技术在档案字迹恢复中的应用，可以快速将已经模糊褪色的字迹生成数字影像，并借助图像处理技术对字迹进行还原，这种技术被称为字迹显现技术，该技术的出现大大降低了纸质档案修复难度。目前较为常见的字迹显现技术有化学法恢复字迹、物理法显现字迹两种，需要根据纸质档案的实际情况进行选择。
3.5通过修裱技术延长纸质档案的寿命
部分档案在积年保存中会出现纸质老化问题，需要用修裱技术对年代久远的档案进行局部或整体修补，以达到延长纸质档案使用寿命与保存年限的目的。在对纸质档案进行修裱时，需要选用与纸质档案原纸张性质一致的纸张进行修裱。如果经过修裱的纸张由出现损坏，在对其进行处理时，只需要揭下托纸，重新修裱即可，不会对原本的纸质文档造成损坏。在修裱时，必须对纸质档案文字及纸质的水溶性进行明确，防止发生洇化现象。同时注意水、浆糊等对档案纸张造成的影响，规范修裱操作。
3.6加强纸质档案数字化管理
纸质档案在借阅和传递的过程中，不可避免的会因人为因素出现不可逆的损伤。为将传递、借阅中的损伤降到最低，应加强纸质档案的数字化管理，将档案内容进行扫描录入，部分无需原件到场的，档案人员可以在数字化管理系统中找到工作人员所需的文档图片或文字，将其打印，交由工作人员办公，尽可能减少纸质档案原件与人的接触。
4.结语
纸质档案对公安机关的日常工作有着无可替代的重要作用，档案管理人员在做好纸质档案保存的基础上，还应实现纸质档案的数字化管理，推进纸质档案保存的规范化、科学化、有序化，以此更好地为公安机关的法治工作服务，保障社会的稳定和谐。
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