平顶山市瑞平煤电有限公司庇山矿 河南汝州 467500
摘要：工程档案牵涉面广、专业性强，工程档案的质量直接影响到工程建设，影响工程建设项目建成后的管理、使用和维护，而在工程建设与工程档案管理实际工作中又有很多不到位的地方，导致工程档案收集不齐全，缺乏完整性和准确性。应通过“五个强化”促进对企业工程档案的收集管理，把其对工程建设的影响降到最低。
关键词：企业；工程档案；收集管理；五个强化
企业工程档案综合反映了企业工程建设全过程，它随工程建设项目的开始而建立，又随工程建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步，是实现工程建设科学管理不可缺少的技术基础工作，也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。
工程建设档案作为企业档案资源的重要组成部分，是一份宝贵的资源，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础性工作，努力加强工程建设档案的管理，是十分有必要的。结合本单位工程建设档案管理工作的经验，笔者认为应该将重心放在档案收集这个最基础的工作上来，档案收集如同构建档案系统大厦的基石，要做到档案收集的全面性和完整性，从而夯实大厦的基础，具体应从“五个强化”入手：强化档案人员素质、强化项目档案管理、强化四纳入四同时、强化工程现场管理、强化特载档案收集。
1强化档案人员素质，奠定工程档案收集的人才基础
1.1提高专职档案人员的素质。新时代企业档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的要求。为适应新的形势，一是要选拔优秀人才充实档案队伍，要求各参建单位都配备专职档案人员，明确各自管理职责。二是要加强档案人员的业务培训工作，积极组织本单位和参建单位参加档案业务培训，掌握工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识和档案整理立卷的规范操作方法，使档案人员学习、了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构、拓宽知识面，培养复合型人才。三是要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单位工程验收、评审活动，按档案归档整理的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改措施，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。
1.2完善专兼职档案人员网络体系。在设立专职档案管理人员的基础上，加大档案工作的宣传力度，增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，构建深入到企业各部室、各班组的兼职档案人员网络体系，使档案兼职人员遍及企业工作的方方面面，将档案收集工作更广泛、更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。档案工作通过网络体系做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。
2强化项目档案管理，完善工程档案收集的制度体系
由于工程建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广、任务量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方方面面作出明确规定，对工程建设文件材料的形成、收集、归档、分类、整理、立卷以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。
因此，企业要在工程建设开始，就依据《建设项目档案管理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《技术制图复制图的折叠方法》以及行业主管部门有关要求，建立企业自身的建设项目各项管理制度，同时还应制定本企业的项目文件归档说明，明确施工技术文件所包含的内容、组卷方式、整理细则，明确各参建单位移交档案材料的内容、数量、时间、质量要求，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。
3强化四纳入四同时，保证工程档案收集的同步进行
要确保工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，企业应要求各参建单位把工程档案管理纳入工程建设计划，纳入工程基建目标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门领导和技术人员及档案管理人员的岗位经济责任制。
由于工程建设参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单位工程完工时间也有早有迟，客观上给工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，强化工程档案管理“四同时”，即：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求，检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况，验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时做好项目文件归档交接。
档案部门要提前介入，及时开展工程档案的收集归档工作，做好归档资料的前端控制。在建设项目申请立项的同时，就开始前期文件的收集、整理、审查工作，从工程建设源头控制工程档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，就明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定一定数额的工程款作为档案归档的准备金，不提交齐全完整的档案资料将不予付款，保证工程档案的质量和完整性。
4强化工程现场管理，保证工程档案收集的完整准确
施工单位工程竣工档案是建设工程档案中非常重要的一部分，要形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员要负责检查归档资料的齐全性和完整性，监理工程技术人员要负责检查归档资料的真实性和准确性，档案管理人员要负责检查档案的标准化和规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交，从工程一开始，档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式加强与各施工单位沟通，在制定统一标准的基础上，统一思想、统一认识、统一做法，就文件材料的形成、收集、归档、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题，向各专职资料员明确具体的档案归档要求，有效地控制档案的形成质量。
在工程建设前期，要向企业各职能部门明确收集范围和责任，努力做到项目前期文件和工程管理性文件的齐全、完整和准确。在工程建设中，要加强档案接收审查，为确保整个竣工文件的完整、准确，对参建单位的竣工文件要定期检查和指导，利用档案管理人员网络监督其收集归档情况。对即将离场的施工队伍，在离场前就要让其资料员将资料交到档案室，档案管理人员会同工程、监理专业技术人员进行逐页检查，合格后再让他们装订成册，档案室再次复验，各级检查人员在交接书上签字，合格后方允许施工队伍离场，真正做到移交高品质工程的同时移交高品质档案。针对设备档案，要在设备开箱时，由档案人员和设备管理人员会同相关技术人员依据设备合同确认设备资料完整性和准确性，如发现提供的资料不能满足合同要求或不全，及时向厂家索取。
5强化特载档案收集，丰富工程档案收集的载体形式
声像档案能更直观地反映工程建设的真实面貌和情况，电子文件是现代信息技术和办公自动化条件的必然产物，工程声像档案和电子档案是纸质档案的必要补充。在工程建设过程中，各参建单位会产生大量的声像档案和电子文件等特殊载体档案，企业在工程建设前就要高度重视，要求施工单位在纸质文件归档的同时，声像档案和相应的电子文件同时归档。
总之，一套齐全、完整、准确、系统的工程档案是一个工程建设全过程的真实反映，工程档案收集是做好工程档案管理工作的开端和基础，必须扎扎实实地从一点一滴做起，不断创新工作模式，寻找与工作实际相适应的有效方法，以求真务实的工作作风，推动档案管理与企业其他工作一起与时俱进，不断进步提高。