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疾控中心文书档案的规范化管理措施

发表时间：2021/7/2 来源：《中国科技信息》2021年8月作者：郇金亮

[导读] 文书管理工作作为档案管理工作中的重要组成部分，由于其性质较为特殊，部分文书档案对保存年限、保存方法等都有着具体的要求，但是现阶段的在疾控中心的档案管理工作中，由于档案管理的不规范，存在文书档案丢失残缺等情况，进而造成相关工作的延误。

青州市疾病预防控制中心山东青州郇金亮 262500

摘要：文书管理工作作为档案管理工作中的重要组成部分，由于其性质较为特殊，部分文书档案对保存年限、保存方法等都有着具体的要求，但是现阶段的在疾控中心的档案管理工作中，由于档案管理的不规范，存在文书档案丢失残缺等情况，进而造成相关工作的延误。本文针对文书档案管理的现状、存在的问题对文书档案管理的规范化提出应对措施和建议。
关键词：疾控中心；文书档案；规范化管理
        引言：在部分地区，档案的规范化管理已经实现，不仅有效提高档案管理的工作效率，而且使档案的保存质量得到提升，但是档案的规范化管理范围还较小，尤其在疾控中心，由于疾控中心的工作性质造成疾控中心的档案数目庞大，档案内容复杂，要实现信息化管理还具有一定的难度。随着《档案法》的进一步修正，文书档案的保管工作越发受到重视，为了确保文书档案保管工作的顺利进行，疾控中心文书档案管理工作面临着新挑战。
        一、疾控中心文书档案管理现状
        疾控中心作为事业单位，文书档案的数目较为繁多，涉及内容范围较广，包括决定、批复、信函等等，部分文书档案在一定时间内受到法律保护，不能随意处置，但是在现阶段的疾控中心文书档案管理工作中，常出现由于各部门借调文书或档案，导致某部门使用档案时难以获知档案的实际位置，在使用时也偶尔会出现文书档案轻微破损、局部涂改等现象。不仅不符合相关法律规定，而且会对相关工作的开展造成严重影响[1]。
        二、疾控中心文书档案管理工作存在的问题分析
        造成疾控中心文书档案丢失缺损、保存不当的主要原因既文书档案管理工作缺乏规范性，具体可以从三方面进行分析包括档案管理体系方面、档案管理认识方面以及档案管理的外部监管方面，详细分析如下：
        （一）档案管理体系不完善、文书档案管理方式陈旧
        在部分疾控中心还没有形成完善的管理体系，在档案管理的具体进行过程中，存在一系列问题，具体如下：
        （1）在管理工作上：管理工作的分配方面存在权责划分不清晰，出现问题时相互推诿的情况。在管理制度上，缺乏完善的制度对档案管理工作进行规范，造成档案管理工作中部分管理行为缺少相关依据。
        （2）在档案管理内容上：在档案管理内容上，存在对档案分类不清，保管不当等情况。档案保管不当是造成档案残损缺失的重要原因之一。
        （3）在管理技术上：不仅是文书档案管理，部分疾控中心在档案管理工作中还以人力为主要的管理方式，对档案的归档以及借阅采用文本记录的方式，在纸质档案册上进行记录，这种情况一但发生火灾等意外，就会造成借阅信息的丢失，进而造成档案去向不明。而对档案的存储，单纯按照年份进行堆放，不仅没有进行防潮防虫害的设置，而且由于保管不当，文件老化严重，内容难以辨认。
        （二）文书管理工作重视程度较低
        文书档案管理情况较差的主要原因之一既对文书管理工作的重视程度较低，
        1.档案管理工作人员重视程度较低
        部分工作人员对档案管理工作的重视不足，认为文书在使用之后即不再具有价值，不了解档案管理工作的重要意义，不了解文书档案内容的重要意义，进而造成在档案保管上敷衍了事、随意处置等不良行为的发生。部分疾控中心由于档案管理工作人员工作的疏漏，还存在文书存取不及时造成文书丢失的情况，或存储较为随意，没有按照规定进行妥善保存的情况[2]。
        2.疾控中心管理部门重视程度较低
        疾控中心管理部门对文书管理工作重视程度不足，对部分工作人员缺乏法律意识在不知情的情况下违反《档案法》的行为也没有引起重视，也没有进行有效的规范和阻止，进而造成文书档案保管不当的恶性循环。
        （三）对文书档案管理工作的监管力度不足
        造成文书档案管理现状的原因不仅是档案管理工作自身原因，疾控中心内部监管部门管控力度不足也是间接造成档案管理工作失责的原因。由于监管部门没有及时了解和发现档案管理工作存在的问题，很少对档案管理工作行为进行有效约束，进而导致文书档案管理工作有时处于缺乏监管的状态。

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        三、疾控中心文书档案的规范化管理措施
        要实现疾控中心文书档案管理的规范化，需要从提高重视程度，完善管理体系、加大监管力度等多方面进行。具体分析如下：
         （一）完善管理体系，创新管理方式
        要形成完善的管理体系，需要采用现代化技术手段从管理工作、管理内容以及管理方式三方面进行，确保管理体系的全面性、科学性。
        1.在管理工作上
        管理工作是确保档案管理工作顺利进行的有效手段，要建立完善的档案管理体系，需要建立完善的管理制度，管理制度的完善主要从以下几方面进行，第一方面，进行明确的权责划分，确保每一项工作的具体落实，防止出现相互推卸责任的情况，确保岗位与工作人员的相适应性，确保岗位人员能够胜任岗位工作。第二方面，规章制度，对规章制度需要进行详细的制定，包括工作人员的行为准则以及各项工作的进行方式，并对违反规章制度的原则提出明确的惩罚方式，确保工作人员行为的规范化[2]。
        2.在档案管理内容上
        要实现文书档案的妥善管理，首先需要档案管理工作在档案的分类上要具有科学性和条理性，档案管理的主要内容包括档案的存档、档案的借阅以及档案的归纳和存储。要确保文书档案保管的规范化，需要对文书档案进行定位，包括文书档案的性质、存储年限、保密等级等，通过采用现代化信息技术的方式，将文档性质内容进行系统录入，确保文档档案具体情况的清晰可查，对借阅情况进行清晰记录，防止文档丢失。在进行储存上，需要充分考虑文档的材质，做好防潮防虫等工作，确保文档的完整性。并通过系统录入的方式建立电子文档，对文档进行多种形式的保护。
        3.在管理技术上
        采用现代化信息技术，确保档案管理体系的先进性，如当下较为盛行的Python技术，可以对文件内容进行高效的整合，由于文书文档的类别较多，可以通过Python编写相应的程序，确保对文档的准确“抓取”，如采用人工智能技术对档案管理系统进行有效监控，在发生重复录入或借阅达到时限没有归还时对工作人员进行提醒，能够防止档案管理数据出错，并防止由于借阅期限过长造成的文件丢失。
         （二）加强思想道德建设、提高重视程度
        重视程度不足是造成文书档案丢失的重要原因之一，部分计划性文书档案涉及的内容不仅关乎当下，可能关乎疾控中心内部几个月甚至几年内的发展，因此要提高对文书档案管理的重视程度。
        1.提高工作人员重视程度
        工作人员对文书档案的不了解，可能由于对文书内容性质的不了解，以及对自身工作责任的不了解，要提高工作人员的重视程度，需要加强工作人员的思想道德建设，了解自身的责任和义务，拓展工作人员的视野，了解文书档案的内容性质，进而提高工作人员的重视程度。
        2.提高疾控中心管理部门重视程度
        疾控中心管理部门在日常工作中一般更为注重疾控相关工作，认为文书档案在起到下达作用后其本身不再具有意义，进而造成对文书档案的不重视，对此需要采用档案管理相关法律培训会议的方式，通过对文书档案内容与意义的了解，以及《档案法》的了解促使疾控管理部门提高对文书档案的重视程度[3]。
         （三）加大管理力度
        要确保文书档案的管理工作顺利进行，需要加大对档案管理工作的监管力度，对于疾控中心的管理部门，需要完善管理体制，通过绩效考核等方式对档案管理工作者的工作情况进行了解，进而确保档案管理工作的有序进行。
结语：疾控中心要实现文书档案管理的规范化，不仅要建立完善的档案管理体系，采用现代化的科技手段和科学的管理流程对档案进行妥善保管，还需要加强档案管理相关人员的思想认识，采用有效的监管手段对档案管理工作进行管控，只有加大对文书档案的重视程度，才能确保档案文书档案规范化的顺利进行。
参考文献：
[1]白慧敏. 疾病预防控制中心文书档案的规范化管理途径浅谈[J]. 中国保健营养, 2019, 029(016):358-359.
[2]孟小东. 疾病预防控制中心文书档案的规范化管理路径探寻[J]. 中文信息, 2020, 000(004):67.
[3]孙玉晶. 疾控中心文书档案的规范化管理措施[J]. 科技创新导报, 2020(17).