探析电子档案的管理--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

探析电子档案的管理

发表时间：2021/6/28 来源：《基层建设》2021年第6期作者：范建亭

[导读] 摘要：随着全球信息化技术的应用，电子文件的普遍使用同时推动了电子档案管理的创新发展。

        山东省滨州市沾化区徒骇河公园管理中心山东省滨州市 256800
        摘要：随着全球信息化技术的应用，电子文件的普遍使用同时推动了电子档案管理的创新发展。从把电子文件打印出纸质档案归档的过渡阶段，发展到把电子文件经过处理后直接存储在电子信息新载体上进行归档，反推档案管理事业必须适应新时代的要求，努力去创新和发展。在区块链大数据的信息时代，做好电子档案管理工作是机关事业单位面临的首要任务和重要工作。
        关键词：电子档案；管理；措施
        1.电子档案的特点
        1.1电子档案的前身是电子文件，电子文件办理完成后，其中具有保存价值的部分经过归档环节而成为电子档案。电子档案是在社会活动中形成的真实记录，具有原生性。原生性是档案的本质属性，也是档案发挥凭证作用的关键所在。
        1.2电子档案收集的形式多样化。在纸质档案转化为电子档案保存的过程中，目前主要有三种形式。一是将现存于档案库房里的纸质档案转化为电子档案，二是和档案管理系统没有数据接口的电子文件，通过文件包形式和封装包形式的归档数据包进行接收。三是将没有内置归档功能的业务系统的电子文件通过转换成通用格式进行收集。
        1.3电子档案操作方便、传递快捷。电子档案的形式决定了对它的利用是高效、快捷、便利的。电子档案不受时间、空间和存储载体的限制，可以同时发给若干个网络终端进行档案的存储、传送和处理。
        2.当前电子档案管理现状分析
        2.1电子文件缺乏规范化和统一的管理
        目前，基层事业单位电子档案归档制度和归档方法还没有建立。大量的电子文件存放在各自的计算机中，各个业务系统的开发的水平也参差不齐，最严重的情况是都没有考虑电子档案管理的需求。部分领导对电子档案重要性认识不够，总认为能够维持纸质档案的模式查寻档案就行了，也没有购置电子档案设备的五年计划和年度预算，也没有多余的办公房配置给电子档案管理工作。此外，各科室兼职归档人员不太愿意增加工作量去扫描每一份需要归档的文件。
        2.2电子档案共建共享滞后
        大数据时代，如何推动单位内部以及业务关联单位之间信息互联共通，打造电子档案共建共享的格局，是档案管理人员重点关注和思考的课题。当下，部分地区电子档案共建共享滞后，电子档案远程利用、跨区域传输难度较大，影响了电子档案资源的价值。之所以出现这种状况，是多种原因造成的。一是电子档案保密与电子档案信息公开之间的矛盾仍然存在。尤其是行政机关、事业单位档案管理工作中，许多电子档案资源具有涉密性质，很难理清公开与保密之间的界限。二是电子档案共建共享的能力有待提升。部分单位对于云共享、云储存、区块链等技术缺乏深度认识，尚未打造电子档案共享网络，无法实现实时共享、跨区域共享。甚至部分单位内部各个部门之间也尚未实现电子档案共享，档案资源仍然需要手动传输，影响档案利用效能。
        2.3电子档案的高度专业性质对档案工作者提出了更高的要求
        受传统档案管理模式的长期影响，档案工作人员习惯于纸质档案的保管和利用，不需要信息技术的专业技术知识，对电子档案的制作和提供利用的技术完全不懂，隔行如隔山，是电子档案在基层单位中普遍推行的极大障碍。多数档案管理人员存在年龄较大，对如此高技术专业的掌握缺乏一定的学习和接受能力。目前基层单位没有机会参加电子档案管理的培训，也没有相应的设备拿来练手，大大限制了电子档案管理事业的实施。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        3.完备电子档案管理的措施
        3.1利用风险管理方法提高电子档案管理水平
        由于电子档案管理需要借助计算机网络平台，因而可能存在极大的风险，而采用风险管理的方式能够对电子档案在储存过程中可能遇到的问题进行有效评估，并能够采取相应的管理措施有效应对电子档案在储存过程中的意外风险，并且对电子档案管理系统进行适时的监控和优化，从而提高电子档案管理的安全系数。
        3.2加快电子档案共建共享建设，实现电子档案高效利用
        从缩减档案管理成本，实现电子档案集约化开发利用的角度来看，加快电子档案共建共享势在必行。要实现这一目标，应当着眼于两个方面：一是正确处理好电子档案保密与档案信息公开之间的关系。单位要严格按照政府信息公开条例、保密法、档案法以及档案管理法规的要求，合理设定各类数字档案资源的公开级别，理清信息公开与档案保密之间的界限。二是要加快外部共享与内部共享，综合利用多种信息技术。一方面，从外部共享来看，各个业务关联单位可以依托于云终端进行共享，将档案资源上传至共同的云终端，并设置相应的访问权限和访问层级，减少档案共享的环节，提升共享效率；另一方面，从内部共享来看，单位要优化档案管理系统的功能，打通档案管理系统与OA办公系统以及其他信息化系统之间的技术壁垒，实现信息资源共享，避免单位内部出现信息孤岛的局面，满足单位内部相关业务部门的档案查阅需求，便于档案管理人员及时更新、录入信息资源。
        3.3加强电子档案的安全管理
        电子档案内容必须预先进行加密处理，防止人员变动时档案信息安全的失控。对于利用电子档案的人，设置电子档案的利用范围，对泄露的信息实施源头追溯管理，并进行责任追究。另外，信息设备的安全也是电子档案管理的内容之一。对于电子档案管理所配备的必要的设备，有必要成立电子档案室进行统一管理。本单位应将电子档案设备的采购和维护费用列入长期预算管理。档案部门应该主动牵头，协同负责信息安全管理的部门，建立电子档案室的管理制度确保档案信息安全，保管档案信息的信息部门机房内的空调、消防和专用服务器要建立相适应的配置标准。档案管理系统的网络要求是局域网和inter网必须隔离，或者建VPN的专网。逐步实现单套制，只有结论性的档案可以打印出纸质文件进行传统方式归档，其他的都以电子档案的形式存储在服务器上。加强在数据采集过程中对原数据和数据压缩包进行审核，实现数据的真实性、可追溯性，真正做到电子档案建立、保存、销毁有记录可查，认真落实电子档案信息安全的相关制度。
        3.4重要电子档案和纸质档案的双轨制管理
        电子档案管理是纸质档案发展到一定阶段的产物，因其便捷性、高效性等特征，符合对档案便捷利用和高效管理的发展趋势。电子档案由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，虽然有一系列的信息安全制度来保障，也难免有漏洞存在被黑客攻击，抑或工作失误等人为因素造成信息安全事故发生。所以即便在将来电子档案完全替代纸质档案的情况下，重要的纸质档案作为最有效最安全的备份档案还需要归档保存。
        3.5加强档案管理人员的综合能力，提高对档案的保护意识
        电子档案的应用给档案管理人员提出了更高的要求，为了满足时代的需求，档案管理人员需要了解电子档案的运用过程，通过提高自身的专业素质和业务能力促进电子档案的有效开展。首先，档案管理人员应具备多元化的知识结构，及时吸取新的知识，其次，应全面掌握档案专业管理知识，对档案的未来发展趋势进行有效地掌握。最后，结合时代的发展，了解现代技术在档案管理工作中的应用。通过不断提升自己的综合能力，促进档案管理工作的有效开展。
        结论
        随着时代的发展，信息化技术逐渐融入到人们的工作和生活当中，而电子档案作为一种新型的档案管理模式更好地促进了档案管理工作的发展，能够有效地节约人力和物力，提高档案服务的质量和档案利用率。但就目前电子档案的实施情况来说还存在一定的问题，为了更好地促进电子档案的应用，应利用风险管理方法，提升电子档案管理水平，规范电子档案管理模式，建立完善的管理机制，从而使电子档案在档案管理工作中得到更加充分的应用、发挥出更大的价值。
        参考文献：
        [1]米捷，李芳芳，宋元，等.发挥立卷思想在文书档案整理和电子档案管理系统中的作用[J].兰台内外，2019（01）：62-63.
        [2]刘晗琳.大数据时代区块链技术在电子档案管理中的应用初探[J].机电兵船档案，2019（06）：82-84.