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摘要：对于信息化项目建设而言，档案管理在其中发挥着至关重要的作用。本文立足于档案信息化建设的内容和特征，对档案管理信息化建设的现状进行了列举分析，并从中总结出了加强档案管理系统建设的有效措施。
关键词：信息化建设；档案管理；系统建设
1引言
在档案管理信息化系统建设过程中，相关单位应该正确认识与理解信息化的基本概念，通过对信息化技术手段进行合理运用，借助计算机信息网络技术，在遵守各项政策规定的基本前提下，实现对信息资源的综合管理。就目前而言，因为我国在档案信息化管理方式缺乏成熟的理论基础，因此信息化管理水平处于相对较低的水平，且还没有意识到信息化与数字化的区别。
2档案信息化建设的内容和特征
2.1档案信息化建设的内容
在已有的档案管理模式的基础上，通过引入先进成熟的信息技术与管理理念，档案信息化系统实现了在档案信息搜集、存储、管理等多个环节效率的有效提升，从而建立了一种全新的信息化管理模式。现阶段，档案信息化建设涵盖了基础设施、档案信息资源、档案信息管理标准化以及应用系统建设等多方面的内容。其中，基础设施建设在其中占据着至关重要的位置，对于后续的信息收集、存储与管理起到了决定性作用。随着档案管理水平不断提升，大量的先进档案信息管理技术被引入与应用，在提升档案信息管理效率的同时，为档案信息的高效传输共享提供了有效保障。
2.2 档案信息化建设的基本特征
相较于传统的档案管理模式而言，档案管理信息化系统建设具备较强的时效性、创新性与价值性，是在已有的信息技术的基础上，进行不断的升级与创新，从而在一定程度上保障了档案信息收集、存储与管理过程的时效性，同时也摆脱了传统档案管理方式的束缚，极大地拓宽与丰富了信息收集、存储与管理范围。在档案管理系统的建设过程中，通过对档案信息数据进行整合，可以深度挖掘出档案信息的价值，从而实现了档案信息共享过程的利用效率的有效提升。
3档案管理信息化建设的必要性
档案管理信息化建设是社会传播信息的必然要求，同时也是发挥档案作用的客观需要，在对档案信息系统进行丰富与完善的过程中，确保各环节工作的有序运转，可以最大程度地保障资源的利用率。
3.1开发档案管理的价值
档案管理部门在开展工作的过程中，为了充分挖掘出档案信息的内在价值，需要将档案信息资源的收集、整合与开发、管理与应用等各项工作落实到实处，以发挥出计算机技术在档案信息管理方面的作用。
3.2提高档案信息的时效性，降低管理成本
现代信息技术的应用是对档案信息进行搜集、汇总、调阅与检索等的关键，在建设档案管理系统的情况下，档案信息的时效性得到了充分保障，相关工作人员借助系统程序，可以快速完成档案信息的编辑处理与自动生成等工作，节省了不必要的人力与物力资源投入，大幅提升了档案信息的时效行。同时，还减少了不必要的资金成投入，尤其减少了管理成本，提高了档案编研成果的有效转化率，避免因经费不足而影响到档案管理的良好运转，同时也起到了提高档案管理人员的工作积极性的促进作用。
3.3有利于开展档案维护工作
档案管理信息系统建设是信息化建设的重要组成部分，为了更好地迎合时代发展的要求，相关单位应该结合实际要求，提出科学合理的信息化建设方案，积极引进先进技术，加快信息管理系统建设的发展进程。此外，通过应用信息技术还可以实现对档案信息的自动归档与整理，从而为档案维护工作提供了便利条件，有效提升了档案文件处理的效率与质量。
3.4保证档案的保密性
对于纸质化档案资源而言，在对某一部分信息或者某份文件进行查阅时，不能只掉配所需信息部分，而是需要查看整卷内容，不仅信息查阅的效率低，同时也不利于保障档案信息的机密性。
而在电子化档案管理模式下，通过单独提供单份的电子文件，可以将其他不相关的文件隔离开，从而有利于保障档案信息的保密性。
4档案管理信息化建设的现状
4.1档案信息管理人员的工作能力低
目前，档案管理部门存在专业管理人员缺乏、文化素养不达标等普遍问题，因为该项工作对于信息化技术人才的专业素养与管理能力有着较高的要求，且相关人才储备较为匮乏，因此部分先进计算机设备无法发挥出应有的价值，严重阻碍了档案信息化管理工作的有序推进。因为工作人员自身业务能力不熟练，档案信息化水平得不到有效提升，导致档案资源的信息价值得不到挖掘，也就无法发挥出对促进经济与社会发展的积极作用。
4.2基础设施受限
新经济形势下，我国大力支持信息化项目的建设工作，虽然资金成本问题得到了一定的缓解，但受档案管理工作特殊性的限制，在基础设施建设方面仍然存在问题。具体而言，因为档案管理工作对于服务器容量有着较高要求，因此需要研究与开发专门的管理软件，且为了加强日常维护与管理工作，还需要投入大量的运转资金，但现阶段在档案管理机构但资金投入还不能完全满足其实际需求。
4.3纸质文件归档和电子文件归档并存
虽然电子档案逐渐得到广泛推行，但就目前而言，档案管理工作仍然处在与纸质文件归档并存的局面，因而在发送档案过程中会形成两套档案，在接受与发送文件需要兼顾好电子文件与纸质文件的保存，而部分单位在计算机容量的限制下，会清楚旧的电子文件，来接受新的电子文件，因而无法保障电子档案信息的完整性，也就无法发挥出电子档案的价值。除此以外，在实行双轨制的情况下，档案管理的工作量也到了大幅增加，给档案规范化管理增设了难题。
5加强档案管理系统建设的有效措施
5.1加强档案数字化资源建设
档案管理部门需要加大在技术设备方面的资金投入，确保各硬件设备都能充分满足实际需求，并需要结合实际情况进行不断的完善。档案管理部门也应该对档案资料进行分析与整合，以选择合适的多媒体信息技术与3D技术，将纸质档案内容以多媒体形式进行合理表达，借助视频与网络查询等方式，对档案管理信息化建设内容进行丰富与完善。
5.2提高档案管理人员的综合素质
在档案管理系统的建设过程中，档案管理人员的综合素养起到了决定性作用，首先需要加强对其思想意识的培养，端正其工作态度，使其真正重视起档案管理系统建设，了解到信息化建设的重要性与必要性，从而将各项工作稳步落实，建立起档案信息化建设与其他相关事业的联系。为了不断提升工作人员的专业素养，档案管理部门还应该定期开展培训工作，帮助其丰富所掌握的专业知识，提高其专业技术水平，以进一步保障档案信息的整理、保管与维护过程中的高效性与高质量。
5.3对已经形成的双轨制进行改革
随着我国电子档案存储技术不断趋于成熟，需要立足于已经形成的双轨制进行改革，且不能完全放弃纸质档案，而是需要进行分类管理。因此可以将高价值的档案文件建立电子档案，其他档案仍以纸质资料的形式的保存即可。而对于凭证价值较高的档案，则仍然优先保存纸质档案，然后使用电子档案进行辅助。在此过程中，档案管理工作的效率得到了大幅提升，因而更有利于迎合信息化发展的需求。
6结语
综上所述，在档案信息化管理系统建设过程中，相关工作人员应该切身端正好档案信息化建设的理念与意识，在规范化制度的有效指导下，加快推进档案信息化建设的改革与创新工作，构建科学合理的档案信息化管理平台，不断提升工作的效率与服务质量。
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