中国石油化工股份有限公司华东油气分公司勘探开发研究院 江苏南京 210000
摘要：随着社会信息化的发展，网络速度在不断的提升，信息流动越来越广，怎样才能保证安全、准确、高效率的档案管理系统运行问题摆在我们面前。在信息化时代形势下保证信息系统的安全和运行是非常重要，因此本文主要对档案管理系统运行维护管理与体系建设运行进行具体的研究。
关键词：档案管理系统；运行维护管理；体系建设；运行探究
引言：
近几年网络技术的快速发展，档案管理系统在不断的普及，运用空间也越来越大。为了跟上时代的步伐，企业对档案的管理越来越严格，档案管理在工作中越来越重要，档案管理关系到企业的正常运行。因此，档案管理系统运行维护与体系建设是不可缺少的。
一、档案管理系统运行维护和体系
（一）系统应用
公司非常注重档案管理运行的体系，通过统一的标准规范，与公司的其他业务信息系统做有效的收集，建立一个统一的档案信息的管理系统，能够在短时间内收集到有效的信息，从而提高管理效率，提高公司的服务能力。在信息时代的推动下，公司要培养一支档案管理系统的信息化专业队伍，促进档案管理的发展，为公司在短时间内提供有效的信息[1]。
（二）系统任务
在实际中发现，信息管理系统能够顺利的快速运行。它包括了好几个方面的工作，例如：在系统正常运行的情况下，对应用进行推广；不断扩充、改变、更新系统里的资源和信息，尽可能的排除档案系统的风险和错误，逐渐改善系统功能，充分发挥档案管理系统的利用率。
（三）系统原则
在档案管理系统中，系统原则是不可缺少的。首先，要有预警原则，当系统出现故障或者是系统错误，要及时预警找出对应的措施。其次，要有科学原则，档案管理系统不要只是单一，要一步一步的实现科学化处理更多的事务。最后是指导性原则，在系统的实际运行中，系统的完善和开放要有指导，系统与相关的事务要有紧密的联系，让系统有指导性方便专业队伍操作。
二、企业档案管理系统的管理
（一）操作管理
管理系统对档案管理系统平台有着至关重要的影响，一方面，系统平台要分析实际的问题，处理出现的问题以及反馈的高速运行，保障系统的正常运行，实现数据的准确性。另一方面，系统应具备操作指导功能，在使用档案管理系统的一段时间后，由于系统要更新，业务变动等问题，让工作人员不知道怎么操作，阻碍了系统功能的发挥。在系统工作中，要有相应的指导以最大的限度降低系统故障，提高档案管理系统的准确性[2]。
（二）管理保障
在企业档案管理过程中，管理人员要建立一个保障体系。比如，系统运行维护管理、考核、应急制度等，来不断提高系统的保障性。从某种意义上来说，制度管理的保障是系统安全运行的前提，管理人员有效的维护，能够降低系统运行的错误和风险，改善系统的质量和服务水平。通过考核，能够提升管理人员的工作效率和素质，促进系统的安全发展。
三、运行体系
（一）运行体系的重要性
企业管理人员应当重视档案管理系统维护工作，建设一个信息化、健康化的管理平台。现阶段，档案管理系统记录着企业的发展历史，是企业的一个重要的依据，档案资料有助于企业的有效分析，明确企业的发展目标，发挥企业的优势，促进企业的全面发展。
同时，通过档案里的资料能够让企业领导及时了解各个部门的发展情况，让企业能够以实际出发，制定有效的管理方案，保障企业的经营发展。
（二）真实性
现代社会处于信息化，档案是企业的重要信息资源，管理人员要确保档案的准确性，不要弄虚作假。以前的档案管理系统难以保证信息和数据的安全，让不法分子有机可乘，让档案文件的信息出现篡改或者数据丢失，极大的降低了企业档案的真实性。另一方面，有时档案管理系统的资料比较多，导致档案资料的混乱，让负责人无法知道资料的修改情况，导致档案无法及时传达给其他部门。因此，企业档案管理的真实性是非常必要的。
（三）保密性
随着社会的发展，信息技术的进步越来越大。档案信息容易出现遗失等问题，影响了档案信息的安全和保密。使用计算机作为一个网络终端，虽然能够提高信息的传递速度，提高档案管理的效率，但是会降低档案资料的安全性和保密性。所以，提高保密性，加强档案管理的监督，对企业的重要信息加以保密并设置相关的密码，从而提高档案管理系统的保密性。可见，保密性对档案管理系也是不可缺少的。
（四）广泛性
以前的档案管理系统的利用率不高，资料查阅难，不能快速、准确的找到相关的信息，档案的运用范围比较低。企业要提升档案管理系的广泛运用，可以快速准确的找到档案，并让企业存放的档案得到更好的运用，充分发挥档案的重要作用。
四、体系运行建设措施
（一）智能化的管理
随着时代的发展，档案在企业使用范围越来越广，相关的工作人员要以计算机技术为基础，建立一个全新的、安全的、保密的档案管理系统，充分发挥信息时代的优势，通过计算机逐渐实时监控，在提高档案管理系统安全的同时，逐步实现现代化和智能化[3]。
（二）建立一个档案管理系相应的网络
社会的快速发展导致信息量不断的扩大，档案管理部门在企业逐渐形成一个重要的部门。因此，企业要不断的完善档案管理系，发挥档案信息的作用。建立一个档案管理系相应的网络是改善传统的档案管理系统的主要方式，信息化的建设能够促进档案管理系统的广泛运用，满足工作人员的需求。企业应当根据自身的情况发展需求，不断改善管理方式，通过计算机网络的共享，增强企业与其他部门的联系，实现档案信息的共享。
（三）提高工作人员的综合素质
档案管理工作人员的综合素质影响着工作水平，企业应当重视档案管理人员的综合素质，定期展开档案管理系统运行维护管理与体系建设运行相关工作人员的培训工作，提高职业技能，强化工作人员的综合素质。同时，企业还要加大对工作人员的培训投资，邀请专家进行讲座，让工作人员知道不仅要重视理论知识，而且应结合实际情况来实践，来培养工作人员的能力，为企业的档案管理提供更好的保障。
五、结束语
档案信息不仅关系到企业的发展，同时也影响到国家的健康发展。企业备案管理系统运行维护管理与体系建设影响着企业的正常发展，在先进技术的支持下，企业档案管理系统的水平将会提高，企业的相关工作人员要引起重视，分析存在的问题，并提出解决方案，促进企业的健康发展。
参考文献：
[1]杨海燕.石油企业档案管理系统运行维护与体系建设[J].现代企业，2016.10(15)：847-849
[2]陈永生，苏焕宁，杨茜茜.电子商务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015.04(18)：63-66.
[3]祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016.05(12)：251-253.