国家广播电视总局七六三台 吉林省吉林市 132400
摘要：加强基层文书档案的数字化与规范化，对基层的治理能力现代化建设有极大的促进作用，随着信息技术的不断发展，文书档案的数字化与规范化发展已经成为新的趋势。但受诸多因素干扰，例如档案信息资源在智能化、自动化呈现形式方面的日益复杂，导致所面临的问题颇多。基于此，本文深入研究了档案数字化与规范化建设，对现存的问题展开了深层次探究，并提出了具有一定可行性的建设方案。
关键词：基层文书档案；数字化；规范化
引言
文书档案主要对基层的发展进行记录，并为决策管理提供一定的依据。档案在建立之后，是要应用的，而实现档案管理的数字化与规范化，有利于提升档案利用效率。传统的基层文书档案主要是以纸质实体的形式存在的，档案管理难度大，也不利于档案的有效利用。今天，基层文书档案数字化与信息化技术的应用拓宽了档案存储形利用式，有助于档案利用和信息共享，为数字档案管理和体系建设奠定了基础，在这一过程当中，需要对档案数字化与规范化建设路径进行探究。
1基层文书档案管理数字化与规范化建设的意义
社会化进程的不断加快，对于基层文书档案管理工作提出了更高的要求。首先，相较传统的分类管理来说，数字化管理方式有利于规范流程、管控环节、提升效率、减少失误，降低分散管理带来的管理难度。其次，数字化与规范化建设更科学，有利于文书档案的长期、集中、统一管理，更好地服务基层建设规划。第三，数字化与规范化建设改进了文书档案储存方式、节约了空间、减少了对纸质档案原件的损毁几率，降低维护成本，有利于文书档案原件的保护，因此做好基层文书档案数字化与规范化建设至关重要。基层文书档案直接涉及基层建设发展过程中的重要信息，涉及很多专业部门，载体形式丰富，例如主要涉及图纸、照片、录像、文字、光盘、磁盘等具体内容。档案原件具有非常重要的价值，对于这些类型档案来说，有效保存利用是值得我们重视的问题。如果将录音录像转化为数字文件，那么就能够有效延长其寿命，便于对档案优化整合，推进基层文书档案的开发利用。
2基层文书档案管理存在的问题
2.1缺乏对档案管理工作的重视
一直以来，基层普遍对文书档案管理工作的重视程度不够，甚至认为文书档案工作就是对一些基础资料的储存与管理，对基层的发展没什么作用。这样的认知本身就是一种错误，致使档案工作长期发展缓慢，甚至有的档案管理者自身也缺乏自我岗位认可，加之档案管理工作较为枯燥乏味，从业人员很容易在管理过程中出现疲劳状况，缺乏动力，档案管理整体处于消极懈怠的状况，严重影响档案工作的创新发展。
2.2档案资源保管数字化建设滞后
当前，相当一部分档案管理部门保管的档案资料仍然以传统的纸质档案为主。近年来，随着档案信息化建设的不断推进，数字档案馆建设成为了档案事业发展的重要方向，按照“存量数字化，增量电子化”的原则，很多基层文书档案管理部门都大力推进了档案数字化建设，虽然取得了阶段性成就，但当前档案数字化资源占比仍然较低，很大程度上影响了档案管理的数字化与规范化建设进程。一方面，基层单位对于档案资源数字化建设重视程度不足，给予档案管理部门数字化建设投入的人力、物力、财力不够，导致档案资源数字化建设滞后。另一方面，数字档案资源相对匮乏，难以发挥出应有作用，在档案管理数字化建设过程中缺少话语权。
2.3档案管理机制不健全
在档案数字化与规范化建设过程中，无论是在信息化管理层面，还是在应用层面，都比较混乱，内部档案信息得不到良好协调，稳定性差。现阶段，部分基层部门档案管理机制建立不健全，常常流于形式，真正能够应用于研究的档案信息相对较少。这一现象，使得很多档案失去了本身的价值，无法被高效利用。同时，从形式上分析，基层部门制定的档案管理体系在总体的规范上，大多局限于档案整体的操作层面，针对档案形成、积累、归档、整理、收集之后的具体交接，则没有严格监督，致使出现问题时，难以追责，不是不了了之，就是归咎于档案部门工作人员。总体而言，制度机制是档案数字化建设的前提，只有不断完善各项规章制度，才能保障建设工作有序开展。然而，在这一方面，管理人员并没有加大重视。
3加强基层文书档案的数字化与规范化管理的措施
3.1加强对档案管理工作的重视度
为了提升基层文书文书档案管理工作水平，发挥档案应有作用，基层管理人员应当带头重新认识档案管理的重要性，将档案管理工作列入日常的重点工作，并要求基层部门加以支持和配合。同时，基层单位还应当积极展开档案管理人员培训，逐步提高全体人员对档案管理工作的重视度，强化管理责任感，使得档案工作逐渐脱离传统状态，朝着数字化、规范化的方向发展。
3.2全面提升档案数字化整理的技术水平
在文书档案数字化规范化建设过程中，应该强化对现代化先进技术的利用，加大对软硬件的更新，不断优化软硬件系统。基层部门需要结合实际需求，为档案室升级或者配备计算机、服务器、软件等设备设施，并不断地升级和完善，打造综合应用信息平台。同时，针对档案数字化建设期间存在的信息安全问题，要强化对各类系统和软件的升级，同一基础部门的档案管理基础数据，合理统一，保证能够集中管理，切实达到档案信息共享的目的。
3.3构建数字化档案管理制度
基层档案管理部门的负责人要在不同场合宣传数字化与规范化档案管理制度的重要性，并要求所有工作人员严格按制度做好数字化与规范化档案管理工作，明确各自岗位责任，建立奖惩机制，对于在工作中成绩突出的要给予奖励，对于在工作中没有认真落实相关制度，导致工作不规范的人员要给予一定的惩罚，确保管理制度真正的见到实效。此外，还要加大对档案管理数字化与规范化建设的监督和检查，持之以恒推进档案管理的数字化与规范化水平。
结束语
综上所述，实现科技与文书档案管理工作深度融合，将技术与档案服务有机结合，不仅可以为档案管理直接带来服务体验，还能提升档案服务效率。进入新时代，我们必须重视档案管理和档案利用，将现代技术与档案管理工作深度融合，推动档案管理的现代化，重构档案管理数字化与规范化生态结构，满足档案现代化转型升级的需求。
参考文献：
[1]宫寒秋.基层文书档案管理数字化与规范化建设的思考[J].基层档案，2020（04）：19.
[2]刘霞.浅谈如何做好基层文书档案的管理工作[J].基层档案，2020（03）：50-51.
[3]杨莉.关于基层文书档案管理数字化与规范化建设的探讨[J].档案，2020（01）：14.