内蒙古兴安盟乌兰浩特市水利局水政监察大队 内蒙古兴安盟 137400
摘要：随着时代的发展，信息化技术逐渐融入到人们的工作和生活当中，而电子档案作为一种新型的档案管理模式更好地促进了档案管理工作的发展，能够有效地节约人力和物力，提高档案服务的质量和档案利用率。但就目前电子档案的实施情况来说还存在一定的问题，为了更好地促进电子档案的应用，应利用风险管理方法，提升电子档案管理水平，规范电子档案管理模式，建立完善的管理机制，从而使电子档案在档案管理工作中得到更加充分的应用、发挥出更大的价值。
关键词：档案管理；电子档案管理
1 档案管理中电子档案管理的必要性
当前社会中，计算机技术的迅猛发展，全社会进入信息化快速发展阶段，随着机关企事业单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，大量的电子档案产生，伴随而来的就是如何规范电子档案问题。长期以来，无论是何种组织，对档案的管理一直采取通过纸质载体保存的方式。纸质载体保存方式，之所以长期备受青睐，除了遵守《档案管理办法》中“采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质档案”的规定外，主要的还是考虑到纸质档案的真实性、稳定性和不可修改等特点。但是，随着经济社会发展的加快，纸质档案在作出突出贡献的同时，也逐渐暴露出各类问题，最主要的是越来越多的纸质档案，需要占用大面积的库房进行保存，而且为了纸质档案的安全，还必须投入大量的人力、物力和财力，进行纸质档案的收集、整理、保管和负责查档利用，造成了大量的人员和资金浪费，这也对各单位造成了相对较大的负担。因此，无论是在机关事业单位，还是在企业和其他经济组织，实行电子档案管理势在必行。
2 电子档案的特点
2.1 电子档案管理的对象
与传统的档案管理不同，电子档案要管理的是数字信息和载体，档案管理人员将纸质档案转化为扫描件、电子文档、电子表格等电子档案，并进行整理和归纳，从而完成电子档案管理工作。通过将纸质档案转换为电子档案能够更加利于档案管理人员的日常查阅和整理，电子档案的应用不仅缩短了档案管理工作的时间，还提高了档案管理工作的效率。
2.2 电子档案管理的方式
相对于传统档案的管理方式来说，电子档案的管理方式具有简单、便捷的特点，传统的档案管理工作是通过对纸质档案进行分类和汇总，通过结合档案的内容对档案进行科目分类，而且纸质档案还需要进行年份的分类，常用与非常用之间的分类，分类手法有很多，这些方式都要以手动的方式进行操作，而电子档案的管理方式则不需要如此繁琐的手续，而只要将纸质档案录入电脑之后，应用电脑的自动分类功能，按照不同的属性对其进行分类。因此，电子档案管理模式更加便于档案管理人员对档案进行查阅和复制，避免了纸质档案在查阅过程中的人为损坏或数据丢失的问题
3 电子档案管理中存在的问题
虽然现阶段行业档案管理工作中电子档案管理的应用愈加广泛，但也使电子档案管理中一些现实问题暴露出来，给档案管理工作带来了严重的不利影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：
3.1 电子档案管理人员的综合能力有待强化
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
3.2 电子档案管理设备有待更新
电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
3.3 电子档案管理中大数据平台建设不足
电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。
3.4 电子档案管理中安全防护机制有待完善
电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。
4 加强电子档案管理的有效措施
4.1 利用风险管理方法提高电子档案管理水平
由于电子档案管理需要借助计算机网络平台，因而可能存在极大的风险，而采用风险管理的方式能够对电子档案在储存过程中可能遇到的问题进行有效评估，并能够采取相应的管理措施有效应对电子档案在储存过程中的意外风险，并且对电子档案管理系统进行适时的监控和优化，从而提高电子档案管理的安全系数。
4.2 建立完善的档案应用机制
在传统档案向电子档案转换的过程中，需要借助完善的系统完成传统档案向电子档案的转换。不仅如此，由于纸质档案的处理流程和电子档案的处理流程不太一样，因此还需要对电子档案管理系统进行一定的调整，从而促进信息系统能够安全稳定地运行，通过完善内部的控制机制，从而使电子档案的安全性得到有效的保障。在电子档案管理过程中，由于需要借助互联网技术，因此需要考虑一些潜在的安全隐患，并制定相应的预防措施，由于电子档案管理的数据量较为庞大，因此在工作的过程中极易受到计算机病毒和黑客的攻击。为了提高电子档案管理系统的抗病毒能力，应当安装正规的杀毒软件，并为计算机设置防火墙，从而避免黑客的攻击。而在实际的操作过程中，由于档案管理人员的操作水平有限，缺乏系统的管理措施，因此在录入信息时有时会出现失误，影响信息的质量，因此要提高管理人员的操作水平，采取有效的管理措施，提升电子档案的真实性、规范性。
4.3 加强档案管理人员的综合能力，提高对档案的保护意识
电子档案的应用给档案管理人员提出了更高的要求，为了满足时代的需求，档案管理人员需要了解电子档案的运用过程，通过提高自身的专业素质和业务能力促进电子档案的有效开展。首先，档案管理人员应具备多元化的知识结构，及时吸取新的知识，其次，应全面掌握档案专业管理知识，对档案的未来发展趋势进行有效地掌握。最后，结合时代的发展，了解现代技术在档案管理工作中的应用。通过不断提升自己的综合能力，促进档案管理工作的有效开展。
结语
传统的档案管理因为存储方式及传输方式等存在诸多不足之处，导致许多工作人员的工作量过大。因此，实现档案管理电子化信息化是十分必要的。信息化时代的到来，对我们的生活产生了诸多影响，同时这一影响也延伸到了档案管理。因此，为了顺应时代的步伐，档案管理也应该早日实现电子化与信息化。
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