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企业重大建设项目档案管理方法及实践成效

发表时间：2021/6/1 来源：《基层建设》2021年第2期作者：罗美

[导读] 摘要：企业重点建设项目工程建设周期长、专业性强、设计单位和部门多、工程资料复杂，需要加强项目档案管理，提高工程档案的完整性和有效性，保障工程建设的顺利实施，为企业后期发展提供参考依据。

        北方联合电力有限责任公司乌海热电厂内蒙古乌海 016000
        摘要：企业重点建设项目工程建设周期长、专业性强、设计单位和部门多、工程资料复杂，需要加强项目档案管理，提高工程档案的完整性和有效性，保障工程建设的顺利实施，为企业后期发展提供参考依据。
        关键词：企业；重大建设项目；档案管理
        引言
        项目档案作为反映工程建设的重要资料，贯穿于工程建设项目的全过程，并对工程的后期验收阶段产生显著影响，尤其在电厂建设工程中，档案管理质量直接关系到工程建设的整体质量。要将项目档案与工程建设同步管理作为档案管理的首要目标，旨在提高项目档案管理质量，促进工程项目档案管理工作不断向专业化、规范化方向发展。
        1企业重大建设项目档案管理的价值
        1.1提升管理规范性的重要手段
        首先，工程建设项目档案与工程质量有着不可分割的关系，尤其是质量终身制的实施，促使其成为工程建设管理水平的重要依据与凭证；其次，在工程建设项目施工中，紧急突发状况很难避免，应急预案不可或缺，而档案资料能够为预案的制定提供更多参考性资料；再次，项目档案对于施工企业价值突出，只有保证资料完整与丰富，才能为项目验收奠定基础，在遭遇质量问题时，也能够提供详实与真实的法律依据；最后，依托工程建设项目档案资源，有利于建设事故的解决，能够提供更加具体与丰富的资料，发挥依据性作用。工程建设项目档案能够为有效追责与补救提供强有力的信息支持，强化管理规范性，这是工程建设项目档案管理重要作用。
        1.2工程建设行业顺利发展的必然要求
        工程建设项目档案强调对整个工程建设真实与全面的记录，整个档案管理工作涉及多个参与主体，将建设、施工以及监理单位涵盖其中。工程建设项目档案具有较强的原始性凭证作用，以工程建设施工环节为背景，强调将各个施工阶段的信息资源进行整合。基于档案管理角度，需要以国家及行业法律法规为指导，遵循工程建设实际，增强档案管理的科学性与有效性。
        2建设项目档案管理现状
        2.1重视程度不够，责任落实不到位
        建设项目文件材料的收集周期较长，材料琐碎，需要各相关部门的协同配合才能完成收集归档工作。但在项目建设过程中普遍存在重项目建设轻档案管理的现象，管理人员大量精力集中在项目建设和工期进度上，忽视了档案管理的重要性。在思想上未重视档案工作，简单地认为档案工作就是收集资料，资料收集齐全就算完成任务。相关各方在项目实施过程中未有效落实具体责任，由于认识上的欠缺导致对项目档案收集和管理的相关责任划分不明晰，存在互相推诿的现象。
        2.2档案资料管理人员素质低
        档案管理人员是直接参与建筑工程档案资料管理的工作人员，他们的工作效率与综合业务素质对建设工程档案管理水平有很大的影响，制约着档案管理建设的发展步伐。在目前形势下，我国从事电厂建设工程档案资料管理的员工并不是受过专业培训的档案管理人员，缺乏相应的档案管理技能与知识，管理人员在上岗前缺乏有效的、系统性的培训，不能有效地执行管理制度的规定，施工企业也没有采取针对性的监督办法及有效的管理措施。
        2.3档案信息化建设步伐滞后
        受传统档案管理制度影响，当前工程建设项目档案管理存在监管不力等问题，一定程度上制约了我国工程建设项目档案信息化工作的开展，受信息化硬件设施、软件设施的制约，难以从根本上推动档案管理的信息化建设。基于“互联网+”时代下，数字化档案管理成为行业发展的主旋律，很多建设工程单位积极引进信息化管理设备，但与档案创新管理缺乏有机融合，难以推动工程建设项目档案管理向着数字化、智能化、规范化方向发展。

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        3企业重大建设项目档案管理方法及实践成效
        3.1转变观念，落实责任制
        在项目立项后即要按照档案法律法规建立健全项目档案管理规范，明确各参建单位在项目档案形成过程中的职责，统一资料编制要求、程序及细则，保证项目档案的内在和外在质量。将项目档案管理纳入建设部门、参建部门、档案部门等有关人员的岗位责任制，对工程承包人和档案管理人员加以明确，必要时可签订相关协议，将这一任务固化下来，保证每个环节高效有序，以此来保证各方人员严格按照协议及相关规定做好档案资料的收集、审核、整理、归档等一系列工作，以协议形式加强对项目档案管理工作各环节的监督和管理。
        3.2提高工程档案资料管理人员能力
        很多企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高业务技能。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。
        3.3强化项目档案数字化建设，提升档案管理水平
        基于“互联网”时代发展下，现代化信息技术快速发展，通过信息技术的运用，有效提升档案管理的现代化水平，从档案录入到归档全程进行智能化管理，比较传统档案管理更具实效性，便于添加档案信息和实时查询，通过建立档案管理系统，在原有档案基础上，创建档案信息化管理模式，推进目录数据库和全文数据可建设，秉持简化整理、深化著录的原则，完善档案数据库建设，弥补传统档案存储缺失的缺陷，提升工程建设项目档案管理的科学性和规范性，在信息技术推动下，加快技术创新，尽快规范档案数字化建设。
        3.4完善档案管理制度和规范管理
        加强适应新时期发展特点的制度建设是做好工程项目档案管理的基础和保障，具体来说，要从完善制度和强化监督入手。一方面，充分借鉴先进的管理策略和管理经验，建立和完善适合企业项目建设发展的管理制度，提升档案管理工作质量和效率，为企业建设发展服务；另一方面，强化日常监督机制，确保制度落实到位并切实执行，严格人员管理，规范档案管理程序。结合绩效考核体系，道，提升工作效能并充分发挥档案管理的时效性、真实性和实用性。
        结语
        总而言之，在社会经济蓬勃发展的当下，规模宏大、建设周期长、社会效益高的工程项目逐渐出现在大众的视野中。要想在整体上提高工程项目建设成效，需要对项目档案管理进行全面的认识，积极落实此项工作，既需强化人才培养，发挥人才作用，又要制定科学化的管理制度，加大信息化建设力度，以便提升管理水平，实现理想的管理效果。
        参考文献：
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